Por que usar o agendamento de recursos?
O termo agendamento de recursos surgiu na década de 1990 como um crescimento dos conceitos de planejamento de caminhos críticos. A ideia por trás do agendamento de recursos é que os projetos tenham capacidade e recursos limitados. Por isso, esses fatores devem ser levados em consideração quando os gerentes planejam a execução de um projeto.
O agendamento de recursos também incorpora o conceito de um cronograma de projeto. Assim como um agricultor não pode acelerar o tempo que leva para uma determinada safra amadurecer, um gerente de projeto não pode esperar que um funcionário que precisa dedicar 18 horas a um projeto o faça em uma noite inteira a base de cafeína quando o trabalho pode (e deve) ser dividido ao longo de três dias de trabalho muito menos estressantes. Os componentes do agendamento de recursos aparecem nos gráficos de Gantt, que são representações visuais do progresso de um projeto e/ou quanto tempo será alocado a cada parte de um projeto.
Profissionais de muitas áreas praticam o agendamento de recursos, quer o chamem por esse nome ou não. Considere um empreiteiro geral supervisionando uma grande reforma domiciliar: ele deve atuar como gerente de projeto, garantindo que cada etapa da reforma aconteça na ordem correta, que os terceirizados estejam disponíveis em dias específicos e que certos sistemas domésticos estejam funcionando antes que o trabalho possa acontecer no próximo conjunto de sistemas. Um terceirizado sobrecarregado ou doente, uma tarefa que se torna mais complexa do que o esperado, ou um problema surpresa com a estrutura da casa pode adicionar tempo ou dinheiro ao escopo do projeto.
O agendamento de recursos reconhece que, em qualquer situação do projeto, os recursos são finitos e o trabalho deve ser concluído por meio de uma série de prazos e dentro de um orçamento. Além de um componente de planejamento de caminho crítico, o agendamento de recursos também pega emprestado do planejamento crítico da cadeia, que reconhece que os recursos são interdependentes. No exemplo de reforma domiciliar, por exemplo, se a falta de madeira no pátio significa que o contrapiso não está totalmente instalado pelo terceirizado A, então, o terceirizado B não pode colocar piso em cima dele. Um sábio empreiteiro geral sabe como manipular recursos para contornar esses problemas - talvez sabendo que a loja local de reutilização e reciclagem pode servir como um recurso de madeira de reserva ou que um pátio de madeira mais distante ou mais caro pode ser aproveitado a fim de manter o projeto geral em andamento.
Uma reforma em casa carrega muitas partes móveis. Mas considere o papel crucial do agendamento de recursos em uma situação corporativa mais complexa, como a seguir: a realocação de uma sede, a integração de uma empresa adquirida ou o lançamento de um produto a tempo para os esforços de vendas e marketing de feriados. Cada um desses grandes projetos tem várias partes e recursos móveis, todos os quais devem ser cuidadosamente colocados em prática.
O que é agendamento limitado de recursos?
O agendamento limitado de recursos leva em conta recursos disponíveis limitados e mostra a realidade de que, com recursos finitos, um projeto levará o tempo que esses recursos exigirem. Por exemplo, se um número limitado de cientistas de uma equipe altamente credenciados tiver que concluir um relatório de teste clínico antes que uma empresa farmacêutica possa prosseguir com o desenvolvimento formal de medicamentos, há pouco que a empresa possa fazer para acelerar o processo na ausência de pessoal credenciado adicional.
O que é alocação e nivelamento de recursos?
A alocação de recursos é o processo de atribuição de recursos específicos a tarefas específicas. O nivelamento de recursos é uma abordagem para alocação de recursos que prioriza a disponibilidade de recursos dentro do cronograma de um projeto. Por exemplo, um gerente de projeto de uma agência de publicidade que produz um campo do cliente pode levar em conta questões de recursos humanos, como férias de verão de funcionários e sextas-feiras curtas, para alavancar o talento coletivo necessário para concluir uma apresentação vencedora.
O que é suavização de recursos?
A suavização de recursos refere-se à prática de alocação de recursos, em que as restrições de tempo são a maior prioridade. Por exemplo, se um cliente der um prazo curto a uma agência de publicidade para entrar em um campo de negócios competitivo que seria lucrativo, o gerente de projeto da nova equipe de negócios trabalhará no prazo do cliente e pedirá recursos para horas extras ou de fim de semana para desenvolver um resumo criativo a tempo.
Como o Microsoft Project aborda o nivelamento de recursos?
Muitos gerentes de projeto usam o software Microsoft Project para programar seus recursos. O software fornece uma exibição visual da alocação de recursos no nível de equipe e individual, e os gerentes podem usar as ferramentas do programa para corrigir a globalização de recursos, seja mudando as horas de um recurso por dia (ou parte do dia) ou outros meios. Você pode nivelar tarefas e recursos de forma automática ou manual, conforme as circunstâncias exigem. Para obter mais informações, verifique as dicas da Microsoft aqui.
Agendamento de recursos em ação
Com o agendamento de recursos, ele ajuda a começar com o fim em mente: os gerentes de projeto precisam saber se recursos limitados são a prioridade ao desenvolver um cronograma ou se os recursos devem ser dobrados (ou podem ser disponibilizados, como com contratações de empreiteiros) para um cronograma específico. O primeiro refere-se à suavização de recursos e o último, ao nivelamento de recursos. Os gerentes também devem aprender sobre restrições orçamentárias, identificar contingências e dependências dentro de um cronograma de projeto e considerar riscos e planos de backup.
Os gerentes de projeto falam sobre alocação de recursos (atribuição de recursos a tarefas) e/ou carregamento de recursos (expressando qual porcentagem do tempo de um recurso o projeto consumirá), agregação de recursos (agrupamento de todos os recursos por atividade e projeto em um único período de tempo, normalmente um histograma) e, em seguida, agendamento de recursos (colocando janelas de tempo em torno de tarefas e recursos executando as tarefas). Seja usando software ou um quadro branco, um gerente de projeto deve considerar os seguintes fatores e etapas ao agendar recursos:
- Quais recursos são necessários? Quais são os recursos (pessoas, equipamentos, instalações)? Um projeto requer salas de conferência, equipamentos de empréstimo, uma sala de conferência dedicada para se amontoar que deve ser reservada por várias semanas consecutivas? Eles precisarão organizar assistência de TI ou tecnologia? O projeto exigirá a contratação de empreiteiros externos e você terá contatos ou um gerente de projeto precisará encontrar ajuda freelancer e aprender preços realistas do mercado para ele?
- Quais são as capacidades de desempenho de um recurso? Se os funcionários que servem como recursos em um projeto trabalham em vários projetos, qual porcentagem de seu tempo ou quais semanas ou horas estão disponíveis para o projeto em questão? Quais habilidades os recursos precisam ter para executar o trabalho? Quais habilidades são fundamentais para esse recurso versus "alcance" ou novas habilidades? Que habilidades técnicas, sociais, organizacionais ou gerenciais os membros da equipe precisam ter? Se houver lacunas ou pontos fracos nas habilidades, como isso será tratado? (Por exemplo, pela supervisão de um superior que tem as habilidades, com a ajuda de um recurso externo ou talvez com um treinamento único?)
- Quais são as restrições do projeto? O projeto precisará ser entregue em determinadas etapas ou plataformas tecnológicas específicas (devido aos conjuntos de habilidades dos membros da equipe)? Os recursos internos ou contratuais precisam de tempo para treinar ou se familiarizar com um cliente ou resumo interno sobre o trabalho? Existe um prazo "como ter" versus um prazo absoluto? Na visão da gerência, é mais importante que o projeto chegue a tempo ou dentro de um orçamento definido?
- Identifique dependências/contingências de tarefas. As etapas do projeto exigem aprovação do cliente ou da alta gestão - e isso tem prazos informados? Já foi fornecido tempo suficiente? Uma tarefa requer o uso de equipamentos de aluguel, a ajuda de um consultor ou freelancer, ou a revisão por um advogado, e esses recursos foram agendados ou seus ritmos de disponibilidade são conhecidos pelo PM?
- Identifique suposições. O gerente de projeto pressupõe que certos trabalhadores estarão no local ou disponíveis para contratação em tempo integral durante os períodos do projeto? O PM pressupõe que a viagem será necessária? A entrega/logística será necessária? Um empreiteiro, serviço externo (impressora, mensageiro, comprador de mídia, designer, desenvolvedor de tecnologia/software) deve concluir sua parte de um projeto em uma janela específica de tempo ou orçamento?
- Combine recursos com tarefas. Quais recursos (sejam indivíduos, empresas externas, espaço ou materiais) estarão associados a quais tarefas? Algum recurso é intercambiável caso as etapas de uma tarefa encontrem atrasos ou problemas?
- Defina prioridades de planejamento. O projeto tem recursos adequados? Um gerente de projeto pode desenvolver uma proporção de capacidade versus demanda representando pontos fortes e fracos dentro da abordagem de recursos?
- Revise cronogramas e planos de recursos anteriores. A identificação e o cronograma de recursos de um gerente de projeto acompanham o que os gerentes de projeto anteriores fizeram e os projetos chegaram à conclusão bem-sucedida? Se a abordagem atual ou o cronograma diferirem, como o trabalho será diferente? Existem novos recursos internos ou externos com habilidades mais sofisticadas ou existe uma tecnologia (um banco de dados, arquivo, conjunto de ferramentas) disponível que acelera as tarefas?
Agendamento de recursos a partir da perspectiva de um gerente de projetos
Ted Wolken, a Seattle-area project manager with 17 years of experience inside telecom, healthcare, financial services, and aerospace companies, says that the term resource scheduling came into his lexicon early on his career while he was working at Boeing. Depending on the industry and project in question, resource scheduling accounts from 30 percent to 50 percent of a project manager’s job.
Em seus trabalhos, os recursos geralmente eram pessoas, mas ocasionalmente restrições orçamentárias ou serviços pagos faziam parte do planejamento. Wolken passou grande parte do tempo em alocação e carregamento de recursos, usando o Microsoft Project para carregar recursos em uma interface de projeto, juntamente com seus títulos, capacidades e o número ou porcentagem das horas atribuídas ao projeto. Como a maioria dos recursos relatou a um gerente em uma equipe separada e estava executando temporariamente projetos sob Wolken, negociar com gerentes para ter acesso aos seus recursos era habitual.
"Se você é um gerente de projeto, precisa estar preparado para ser um forte defensor e lutar por seus recursos", explica ele. "Respeite os projetos de outras pessoas, mas lembre-os que às vezes suas necessidades têm que vir em primeiro lugar por causa dos prazos do projeto. Você tem que ser assertivo e ser o porta-voz do seu projeto."
As empresas estão sempre tentando fazer cada vez mais com menos recursos, ou com um grupo finito de recursos, o que significa que o gerenciamento de projetos e a coordenação rígida entre gerentes de projeto e gerentes de equipe é importante. "Gerentes entendem", ele compartilha. "Eles estão gastando mais tempo sendo coordenadores de recursos do que realmente gerenciando os funcionários no próprio grupo."
Wolken disse que a maioria dos projetos corporativos que ele liderou levou vários meses para serem concluídos e em alguns casos ele foi responsável por um componente financeiro específico de um orçamento geral do projeto, como US$ 100.000 de um orçamento total de US$ 1 milhão do projeto. Em uma função, ele foi responsável pelo componente de operações de um novo call center de 700 lugares para uma empresa de telecomunicações. Ele lidou com outros gerentes de projeto durante todo o processo, incluindo um gerente de projeto de construção e um gerente de projeto de TI.
"Eu era o canal entre essas pessoas e as equipes de construção, hardware e software", diz ele. O cronograma do projeto determinou muitos fatores, como quando o RH teria espaço para escritório e sala de conferência para realizar entrevistas de trabalho com candidatos locais, quando equipamentos de escritório interno e redes seriam instalados e quando ou onde a equipe interna ou reatribuída poderia passar por treinamento. Sobre a comunicação, comunicações internas sobre a abertura da instalação (e, portanto, o atendimento ao cliente se tornando disponível para a empresa) e comunicações externas à comunidade local e aberturas de empregos precisavam ser coordenadas. Seria desaconselhável, por exemplo, que a empresa começasse a recrutar antes que a instalação estivesse aberta ou muito próxima disso, já que entrevistas de emprego seriam necessárias e os sistemas de call center precisariam estar funcionando para que os contratados iniciassem seus empregos ou treinassem em seus novos empregos.
Muitas vezes, ele tinha que negociar por disponibilidade de recursos. "Se houvesse o perigo de sobrecarregar as horas de um funcionário ou empreiteiro, nós (gerentes de projeto) teríamos que ir até seus gerentes", compartilha.
Ele confirma que 20% dos projetos são deixados de lado em termos de orçamento ou cronograma, em parte porque os recursos vão frequentemente em direções concorrentes à medida que as empresas se esforçam para aumentar a eficácia de equipes cada vez mais enxutas. No entanto, cada vez mais gerentes estão cientes das abordagens de gerenciamento de projetos para a supervisão da equipe.
Modelo de painel de gerenciamento de projetos
Um painel de gerenciamento de projetos é uma representação visual dos dados do projeto. Você pode usar este modelo para mostrar detalhes como orçamento, status da tarefa e comunicação em equipe para facilitar a transparência à medida que faz malabarismos com todas as peças em movimento.
Riscos e erros no agendamento de recursos
Um em cada cinco projetos excede seu cronograma ou orçamento alocado, o que pode ter ramificações negativas nas finanças e na reputação de uma empresa, entre outras coisas. Abaixo estão alguns dos erros evitáveis que levam a esses excessos:
- Requisitos vagos: se os requisitos do projeto não estiverem claros, os gerentes não poderão determinar o número ou o tipo de recursos necessários, ou por quantas horas esses recursos serão necessários. Ao pesquisar projetos internos ou externos anteriores e como os líderes definiram os requisitos, os gerentes podem ter mais clareza.
- Prazos e tarefas não claros: um projeto pode ser lento se diferentes membros da equipe do projeto não completarem os produtos corretamente ou dentro do prazo. Verificar se cada membro da equipe entende as tarefas e o cronograma é essencial.
- Estimativas imprecisas: subestimar quanto tempo um recurso precisará para concluir uma tarefa ou ceder à pressão externa (talvez dos clientes) e fazer promessas irreais são erros clássicos que os gerentes de projeto cometem. Um prazo irreal pode condenar um projeto desde o início ou criar estresse desnecessário para os membros da equipe, baixando sua moral ou colocando sua eficiência contra probabilidades injustas. Os gerentes de projeto podem usar modelos de agendamento de recursos anteriores ou entrevistar recursos para ajudar a determinar quanto tempo alocar.
- Gerenciamento de riscos fraco: todos os recursos têm vulnerabilidades e inconsistências. Os funcionários tiram férias ou ficam em casa doentes, o tempo de inverno pode afastar a entrega de cargas de componentes importantes do produto e recursos financeiros (ou falta dele) ou paralisações de aprovação do orçamento podem causar atrasos e problemas. Os gerentes precisam ter contingências e planos de backup disponíveis.
- Inflexibilidade: os gerentes precisam explicar algum "espaço de agitação" para a disponibilidade de recursos. Se um gerente de projeto está atraindo os membros das equipes de outros gerentes, eles devem perceber que essas outras equipes podem ter prioridades repentinas ou mutáveis que reduzem a disponibilidade do recurso. Assar em dias extras em torno das datas de entrega do recurso pode ajudar.
- Falha em confirmar a disponibilidade de um funcionário ou empreiteiro: se um projeto for destinado a consumir 20% da carga de um membro da equipe e um PM pedir metade de suas horas, ou se um recurso de funcionário foi colocado há muito tempo em férias no meio do projeto, as chances são de que eles não terão tempo suficiente para se dedicar. Da mesma forma, se um fornecedor ou empreiteiro externo não for implantado quando esperado ou não for fornecido com contratos confirmando seu cronograma ou escopo de trabalho, ele pode assumir outros projetos e não estar totalmente disponível para o projeto. Nunca é muito cedo para reservar um recurso e, uma vez confirmado, as datas exatas podem mudar ou ser ajustadas.
- Falha na marcação de recursos essenciais: se um projeto está relacionado ao marketing e um gerente não leva em conta o tempo de liderança para projetar, comprar, revisar e fazer publicidade, ou se um projeto requer o uso de um fabricante de contratos que precisa de um cronograma de reviravolta deliberado, ou se as horas de faturamento de um trabalhador foram reivindicadas por outros gerentes de projeto, então um PM não confirmou alguns de seus recursos mais importantes. Os recursos essenciais são os que possuem habilidades exclusivas para executar tarefas específicas. Os gerentes de projeto precisam saber quem pode fazer o quê e manter uma lista de opções de backup.
- Falha em definir e planejar dependências e contingências: os gerentes de projeto devem saber como responder a atrasos, obstáculos externos (um aumento nos preços das commodities, um concorrente subestimando a empresa), o capricho do cliente (um cliente externo muda de ideia sobre a direção de um projeto), desastres naturais, questões internacionais (taxas de câmbio, problemas de importação/exportação ou tarifas) e muito mais. Com base na natureza do projeto e na experiência passada, um gerente de projeto inteligente pode prever dependências e contingências.
O que é agendamento de recursos e planejamento visual?
O planejamento visual é uma abordagem de planejamento de gerenciamento de projetos que geralmente inclui agendamento de recursos. Dentro de abordagens visuais de planejamento de projetos, os gerentes podem agrupar recursos, usar um cronograma, identificar tarefas e funções como "eventos", sinalizar disponibilidade ou indisponibilidade de recursos, mostrar vários recursos ao mesmo tempo, realizar alterações no cronograma de arrastar e soltar (se uma tarefa for concluída cedo ou tarde, o cronograma pode mudar de acordo com isso), visualizar toda a equipe de uma só vez e identificar recursos concorrentes ou sobrepostos.
Software para programação e planejamento de recursos
Como o gerenciamento de projetos amadureceu como um processo corporativo, as tecnologias também estão disponíveis para gerentes de projetos profissionais. O gerenciamento de projetos começou com reuniões de atribuição, progrediu para quadros brancos, avançou para planilhas e eventualmente evoluiu para ferramentas dinâmicas e compartilháveis que prometem agendamento de recursos e funções de gerenciamento de recursos. Algumas ferramentas estão disponíveis por apenas US$ 10 por pessoa por mês, enquanto outras estão prontas para a empresa.
Ferramentas baseadas em nuvem
- A Avaza foi projetada para empresas "focadas no cliente", como empresas de serviços.
- O Hub Planner fornece uma visão geral da equipe, combinação de habilidades e localização, "mapa" de disponibilidade, programação de arrastar e soltar, criação de equipes e uma interface móvel.
- O Resource Guru fornece uma visão única e baseada em nuvem de todos os recursos.
- A Workstack oferece ferramentas de planejamento on-line.
Ferramentas prontas para a empresa
- O Leankor foi projetado para clientes corporativos.
- O ProjectorPSA é para empresas de serviços profissionais, com a capacidade de se conectar a plataformas empresariais, incluindo Salesforce, Quickbooks e Intacct.
- O Saviom foi criado para clientes corporativos, com ferramentas de previsão e análise aprimoradas.
Focado em várias equipes
- O ElapseIT é útil para faturamento, acompanhamento de tempo e manuseio de várias equipes (como jurídica e de RH).
- Epicflow é uma ferramenta para gerenciamento de vários projetos.
Ferramentas específicas de programação e gerenciamento de recursos do setor
- Forecast é um aplicativo para gerenciamento de projetos digitais.
- O Teamdeck se concentra no gerenciamento da disponibilidade de recursos e é direcionado a empresas de software, agências criativas, equipes de gerenciamento de produtos e equipes de finanças/operações.
- Workamajig fornece gerenciamento de projetos para equipes de marketing.
- O NetSuite Open Air foi projetado para empresas de serviços.
- O Visual Planning foi criado para o gerenciamento geral de projetos, mas tem recursos que podem beneficiar as indústrias de construção, gerenciamento de frotas, CRM e serviços de campo.
Opções de gráfico de Gantt
- O eResourceScheduler usa gráficos visuais e do tipo Gantt.
- O Ganttic é gratuito para equipes com menos de 10 pessoas, com opções de preços disponíveis à medida que o tamanho da equipe aumenta.
- Workbook é uma ferramenta de planejamento baseada em gráficos de Gantt.
Outras ferramentas:
- Harvest Forecast é um software de planejamento de tempo visual que pode ser útil para a suavização de recursos.
- Teambook atende clientes pequenos (10 usuários ou menos) e corporativos.
- Teamweek é uma ferramenta de planejamento visual que fornece uma visão do uso do tempo e prazos.
- Roadmap ajuda a mostrar o que os recursos estão fazendo, quando um sprint está em ordem e outros recursos.
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