O Climate Pledge Arena e o Seattle Kraken simplificam a gestão de eventos e as vendas de ingressos com o Smartsheet e o Brandfolder

O Climate Pledge Arena, localizado no Seattle Center no centro de Seattle, Washington, Estados Unidos, é o centro da cena esportiva e de entretenimento da cidade há mais de 50 anos. Inaugurada como Seattle Center Coliseum durante a Feira Mundial de Seattle de 1962, a edificação foi reformada e batizada de KeyArena em 1995, sendo depois remodelada novamente e aberta como o moderno Climate Pledge Arena em 2021.

Hoje, o estádio é a casa do time da Liga Nacional de Hóquei, Seattle Kraken, do Seattle Storm da WNBA e é palco de centenas de shows e outros eventos todos os anos. O local também tem foco na sustentabilidade, é o primeiro estádio certificado com zero emissões de carbono do mundo e utiliza exclusivamente energias renováveis. O Sports Business Journal nomeou o Climate Pledge Arena a Instalação do ano em 2022. 

A atarefada equipe de marketing do Climate Pledge Arena tem como foco impulsionar as vendas de ingressos e garantir que todos os eventos ocorram sem problemas. “Nosso objetivo é estar entre os cinco principais estádios do país em vendas de ingressos”, afirma Rosie Selle, vice-presidente de marketing do Climate Pledge Arena. “Queremos vender o máximo de ingressos possível e, ao mesmo tempo, oferecer a torcedores e convidados uma experiência incrível enquanto estão aqui.” De forma semelhante, a equipe de Vendas e serviços do Seattle Kraken se esforça para aumentar as vendas de ingressos para jogos por temporadas e unitários para o time, além das vendas do lounge premium para jogos e outros eventos do estádio. “Estamos constantemente pensando em estratégias novas e diferentes para aumentar as vendas de jogos e eventos”, afirma Dan Souder, vice-presidente de vendas e serviços do Seattle Kraken. Tanto a equipe de marketing do estádio quanto a de Vendas e serviços do Kraken usam o Smartsheet para organizar todas as informações de eventos em tempo real, gerenciar cronogramas de eventos e colaborar com outros colegas para garantir que os projetos estejam no rumo certo.

“O Smartsheet nos ajuda a criar eficiências para tudo, desde anúncios de shows até vendas de ingressos”, conta Selle. Kim Jurgensen, diretor de serviços e hospitalidade premium do Seattle Kraken, acrescenta: “O Smartsheet nos ajuda a manter a organização e oferece um local central para todos acessarem as últimas informações dos projetos.”

Antes de adotar o Smartsheet, a equipe de marketing do estádio utilizava o tradicional software de planilhas e e-mails para gerenciar eventos e se comunicar mutuamente. Contudo, dificuldades de agendamento relacionadas à pandemia deixaram o gerenciamento de projetos desafiador. “Nós temos quatro datas importantes a monitorar para cada show: o anúncio do show, a pré-venda de ingressos, a venda real e o evento em si. Geralmente, precisamos gerenciar essas datas para até sete artistas a cada semana”, relata Janice Jimenez, diretora de marketing do Climate Pledge Arena. “Tivemos um artista que mudou a data sete vezes, e situações como essa exigiam muita comunicação por e-mail, o que não era ideal.” A equipe de marketing também usava aplicativos de e-mail e aplicativos on-line para armazenar e compartilhar materiais de criação, como imagens e outros ativos digitais usados para promover cada evento. Enviar grandes arquivos digitais por e-mail consumia tempo e era ineficiente. “Sempre era um sistema com link para um repositório e enviar e receber arquivos costumava ser lento”, conta Jimenez. 

A equipe de Vendas e serviços do Seattle Kraken também dependia de e-mail e software de planilhas, o que deixava a comunicação desafiadora. “Todos os dias, nós trabalhamos com equipes separadas de ingressos, vendas, marketing, operações e do estádio, e era difícil se comunicar com todos”, afirma Jurgensen. 

Monitorando eventos, ativos digitais e inventário de lounge com o Smartsheet

A equipe de marketing do Climate Pledge Arena integrou o Smartsheet em seu fluxo de trabalho criativo e nos processos de gerenciamento de eventos para superar seus desafios. Agora, a equipe usa uma planilha organizacional abrangente que contém todas as informações de eventos atualizadas, inclusive as quatro principais datas para cada evento. Quando um membro da equipe de marketing adiciona ou atualiza um evento, as informações são preenchidas na planilha de marketing de eventos e acionam uma lista de verificação de 18 ativos diferentes que precisam ser desenvolvidos antes de anunciar um novo evento. “A planilha de eventos é um ponto de partida para qualquer projeto”, afirma Beth Baker, gerente de arte, design e criação da equipe de marketing do Climate Pledge Arena. Baker e sua equipe também usam fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet para notificar quando um novo projeto é inserido em uma planilha.

Os funcionários de marketing do estádio também usam o Brandfolder, um premiado sistema de gerenciamento de ativos do Smartsheet, para armazenar todos os ativos de branding do estádio e do evento, como o kit de mídia digital do estádio.

“Assim que concluímos todos os preparativos para o anúncio do show, compartilhamos os ativos digitais com o time ou o artista no Brandfolder”, afirma Baker. “Isso facilita para os nossos parceiros encontrarem rapidamente os ativos da marca de que precisam.”

A equipe de vendas e ingressos do Seattle Kraken usufrui do Smartsheet para gerenciar seu inventário de ingressos do lounge premium, como programações, disponibilidade, pedidos de alimentação, doação do lounge e principais contatos. “Usando o Smartsheet, conseguimos ver rapidamente quantos lounges disponíveis temos para cada evento, qual o custo e quais serviços estão inclusos na locação”, conta Jurgensen. Jurgensen e sua equipe usam códigos de cores no Smartsheet para visibilidade adicional para as equipes de ingressos e hospitalidade do Kraken. Além disso, a equipe usa o aplicativo móvel do Smartsheet para ter acesso em tempo real aos dados do inventário de lounge no celular. 

Mais eficiência em agendamento de eventos e vendas de ingressos e lounges 

Com o Smartsheet, o marketing do Climate Pledge Arena agilizou e automatizou sua gestão de eventos e seus processos de vendas de ingressos. “A visibilidade para o que está acontecendo e o que vai acontecer é muito importante para esta equipe. O Smartsheet oferece as informações de que precisamos para monitorar cada show e evento esportivo para garantir que tudo esteja dentro do cronograma”, afirma Selle. “É uma ferramenta simples que nos oferece todas as informações dos eventos em um único lugar, como datas importantes e vendas de ingressos, para vários departamentos acessarem a qualquer momento. O Smartsheet nos ajuda a criar novas eficiências em todos os nossos processos. Anunciamos cinco apresentações recentemente e colocamos todas à venda, com 18 lugares para cada. Esse processo foi muito tranquilo devido ao Smartsheet.”

Com o Brandfolder, a equipe de marketing simplificou o gerenciamento e o compartilhamento de ativos digitais. “O Brandfolder, associado ao Smartsheet, proporciona um processo mais agilizado, de forma que não precisamos enviar e-mails para dezenas de pessoas sempre que um novo evento é anunciado”, conta Baker. “Quando anunciamos uma apresentação, é uma coisa a menos para fazer. Nossos parceiros sabem onde ir para baixar os ativos de que precisam. Eu confio totalmente no Smartsheet para concluir minhas tarefas diárias e garantir que minha equipe também conclua.”

A equipe de Vendas e serviços do Seattle Kraken também está buscando eficiência ao usar o Smartsheet para monitorar vendas do lounge. “No Smartsheet, podemos encontrar tudo o que precisamos com relação aos nossos lounges em um único lugar, em vez de precisar procurar as informações atualizadas em dezenas de pastas e e-mails”, afirma Jurgensen. A equipe também está usando relatórios personalizados do Smartsheet para economizar de 4 a 5 horas por semana gastas na elaboração manual de relatórios de vendas de ingressos.

“Estamos economizando tempo ao usar o Smartsheet, e isso nos dá mais tempo para pensar em outros desafios e talvez encontrar novas formas de impulsionar vendas”, afirma Souder.

Melhor comunicação, interna e externamente 

Com o Smartsheet, o marketing do Climate Pledge Arena aprimorou sua capacidade de se comunicar internamente e com fornecedores externos. Por exemplo, ter um local central para dados atualizados de ingressos e vendas garante que todos os membros da equipe sempre estejam falando a mesma língua. “As datas dos eventos mudam o tempo todo e, quando isso acontece, a planilha mestre do Smartsheet preenche imediatamente todas as demais planilhas com as datas corretas”, afirma Baker. “É sempre 100% exato, o que é essencial na nossa área.”

A equipe de Vendas e serviços do Seattle Kraken também aprimorou a comunicação com o dispositivo móvel do Smartsheet. “Nós usamos o aplicativo móvel do Smartsheet no celular enquanto caminhamos pelo estádio durante os eventos e o aplicativo oferece uma forma fácil de comunicar com a equipe de serviços e hospitalidade dos convidados quais são as necessidades dos clientes dos lounges, sem precisar voltar ao escritório para consultar essas informações”, conta Jurgensen. Com a capacidade de se comunicar mais rápido, a equipe pode fornecer uma melhor experiência ao convidado no geral.

“Como organização, queremos agir diferente de outros estádios esportivos”, conta Souder. “Com o Smartsheet, podemos usar o aplicativo móvel, encontrar as pessoas e conversar com maior frequência, o que nos ajuda a ter mais foco em criar tais relacionamentos com nossos clientes.” 

Agora, o Climate Pledge Arena está explorando a implementação do Smartsheet em departamentos adicionais para gerar novas eficiências para a organização como um todo. “Nesse setor, trabalhamos em ritmo rápido e, às vezes, pode ser difícil se manter atualizado”, afirma Selle. “Uma ferramenta como o Smartsheet nos dá um pouco mais de espaço para respirar porque facilita nosso trabalho.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.