A HP usa o Smartsheet para automatizar o monitoramento e o planejamento de projetos e aumentar de 6 eventos de marketing para 26, e as vendas por trimestre

A HP é fornecedora líder de produtos, tecnologias, softwares, soluções e serviços para pessoas e empresas do mundo todo. Fundada em 1939, a empresa é especializada em computadores, impressoras e soluções de impressão em 3D.

O grupo de marketing comercial da América do Norte da HP dá suporte às equipes de vendas e marketing da organização mundialmente, gerenciando reuniões, seminários on-line, conferências e dezenas de outros eventos todos os anos. O grupo de marketing usa o software do Smartsheet para gerenciar agendamento de projetos e eventos e colaborar com fornecedores e outros representantes. “O Smartsheet tem tudo o que eu queria em um sistema de gerenciamento de projetos”, afirma Roxie Palacios, gerente de eventos sênior, marketing comercial da América do Norte da HP. “Era algo que eu sempre quis, mas nunca soube que existia.”

Antes de adotar o Smartsheet, o grupo de marketing usava diferentes ferramentas de gerenciamento de projetos e calendários para gerenciar eventos. Isso resultava em processos manuais e dados incorretos e duplicados, e Palacios gastava várias horas por semana para atualizar aplicativos de monitoramento de projetos manualmente. Para gerenciar um evento habitual, Palacios e sua equipe enviavam vários e-mails uns para os outros e para fornecedores para atribuir tarefas e agendar reuniões.

“Eu usava muitas ferramentas diferentes e às vezes tinha que usar quatro ou cinco aplicativos para gerenciar um projeto”, afirma. “Meu maior desafio era enviar e-mails para alguém iniciar um projeto. Em seguida, a pessoa enviaria um e-mail para mim quando finalizasse a tarefa, e eu entraria em contato com outra pessoa para assumir o projeto nesse ponto. Havia muitos e-mails desnecessários e não tínhamos como atribuir tarefas a pessoas e criar prestação de contas quando as tarefas venciam.”

Esses processos manuais geralmente causavam atrasos em projetos e correções de erros de última hora. Por exemplo, quando os dados de evento incorretos apareciam em um site, 10 membros da equipe tinham que parar de trabalhar e fazer uma ligação para resolver o problema.

 “Incidentes como esse causavam enormes interrupções. Ninguém tinha a informação correta porque não tínhamos uma fonte de verdade única para os dados dos nossos eventos”, conta Palacios. “Tínhamos três calendários de eventos separados e ninguém atualizava todos ao mesmo tempo. Precisávamos de mais automação e uma maneira mais fácil de monitorar e gerenciar eventos.”

Um processo de gerenciamento de eventos totalmente automatizado 

Palacios estava disposta a introduzir a ferramenta no grupo de marketing comercial da América do Norte. “O Smartsheet tinha a automação e a integração que estávamos procurando”, afirma. Seu grupo começou a usar o Smartsheet para monitorar e gerenciar todos os eventos e então começou a usar o Smartsheet Calendar App para visualizar informações atualizadas em tempo real sobre eventos de marketing e vendas, desde conferências e campanhas de marketing até seminários on-line. Palacios e sua equipe também utilizam os painéis do Smartsheet para exibir informações atualizadas de datas de eventos e cadastro.

“Em vez de usar vários formulários de calendário, agora podemos ver tudo de uma vez no Smartsheet. Se você consegue se organizar, consegue ser eficiente e inovador”, conta Palacios. “É aí que suas paixões verdadeiras se desenvolvem.”

Agora, a equipe de marketing tem um processo totalmente automatizado para criar, monitorar e atualizar eventos. Uma vez que Palacios tenha colaborado com um representante para criar um novo evento de experiência de vendas no Smartsheet, uma notificação é enviada para o representante para confirmar o fornecedor e notificar automaticamente à equipe de serviços de marketing para criar uma página inicial com a informação. Não existe mais envio incessante de e-mails, o que elimina gargalos de comunicação. “Agora, tudo está automatizado no Smartsheet, do começo ao fim, então ninguém se comunica por e-mail. Só se comunica no Smartsheet, e se trabalha em vez de enviar e-mails”, afirma Palacios. 

Mais eficiência e redução em e-mails e reuniões 

Como o Smartsheet automatizou os processos de planejamento e monitoramento de gerenciamento de eventos, o grupo de marketing comercial da América do Norte da HP aumentou a eficiência global. “Com o Smartsheet, podemos trabalhar com muito mais eficiência e é necessário enviar menos e-mails para comunicação sobre eventos”, afirma Palacios. Ela estima que as comunicações por e-mail reduziram em 90% para eventos direcionados a vendas, pois o painel do Smartsheet contém informações atualizadas sobre datas, ativos de conteúdo e cadastros. “Antes, não tínhamos ideia de quem estava atualizando um evento e não éramos notificados automaticamente quando alguém solicitava um novo evento ou alterava um evento”, relata Palacios. “Assim que colocamos o novo processo em vigor, eu confiava que tudo estava sendo feito. Não precisava mais perguntar para as pessoas, podia ver tudo no Smartsheet. Nossa equipe de serviços de marketing contou que até mesmo sente falta de conversar regularmente, mas não precisam com tanta frequência, com todas as informações disponíveis no Smartsheet.”

Com as eficiências obtidas com o uso do Smartsheet, Palacios assumiu novas responsabilidades e agora ela mesma está dando suporte a várias áreas de marketing. “Se estou realizando mais funções, são cargos que não preciso contratar e pagar”, conta. “Isso tudo é possível porque agora sou mais produtiva e eficiente.”

Como resultado da eficiência e do monitoramento de projetos e eventos em tempo real, o grupo de marketing precisa realizar menos reuniões de status e planejamento. “Costumávamos fazer de seis a oito reuniões por evento e agora isso reduziu para duas”, conta Palacios. “Com um representante especificamente, não temos mais que fazer reuniões para o que fazíamos, o que agora nos dá capacidade para descobrir como podemos continuar a melhorar a experiência do cliente.”

Aumentando eventos conduzidos pela HP de seis para 26 por trimestre

Com processos automatizados e mais eficiência, Palacios e sua equipe são mais produtivas. Consequentemente, a equipe aumentou de seis para 26 novos eventos por trimestre.

“Desde a adoção do Smartsheet, mais do que dobramos nossos eventos e, em dois trimestres, realizamos o equivalente a um ano de eventos. Além disso, a equipe de marketing reduziu de 84 para 54 dias, em média, o tempo de execução para produzir um evento. “Basicamente, descartamos um mês inteiro do processo de planejamento de eventos ao usar o Smartsheet”, afirma Palacios.  Isso também está afetando nossa receita.” Por exemplo, normalmente, o grupo de marketing investe US$ 15.000 em criação de eventos e suporte a vendas, com ROI médio de US$ 300.000 por evento, com alguns ganhos influenciados pelo marketing de até US$ 2 milhões. “Até o momento, este ano, produzimos a mesma quantidade em dinheiro no primeiro trimestre do ano do que todo o último exercício”, afirma Palacios.

O grupo de marketing comercial da América do Norte da HP continua implementando o Smartsheet para equipes adicionais, como as equipes de marketing e eventos globais na Europa e na Austrália, para automatizar processos adicionais. “O Smartsheet nos ajuda a organizar e comunicar melhor e isso também está nos ajudando a colaborar de forma que não colaborávamos antes”, afirma Palacios. “Estamos animados para expandir essa ferramenta a mais pessoas da HP.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.