A Real Federação Espanhola de Futebol conquista sinergia, visibilidade e eficiência com o Smartsheet

Você já deve conhecer o lendário time de futebol nacional da Espanha que dominou os estádios de futebol mundiais; mas o que há por trás dele é a Real Federação Espanhola de Futebol (RFEF). Fundada em 1909, essa federação lida com competições e gerencia as diferentes camadas do sistema de ligas do futebol da Espanha. Ela também está no comando do gerenciamento dos times nacionais de futebol e futsal. Como o corpo administrativo do futebol espanhol, atualmente a RFEF tem mais de 1 milhão de jogadores registrados, representados em 30 mil clubes de futebol registrados. Para lidar com esse nível de escala e complexidade, Carlos Nadal, o coordenador de estratégia e relações internacionais da RFEF, diz que "o trabalho em equipe é essencial. Vemos isso todos os dias nos campos, e podemos dizer que também o implementamos no gerenciamento da Federação Espanhola de Futebol". 

Reformulando uma rede complexa e desconectada

Com clubes de futebol distribuídos em 23 territórios que somam 30 mil organizações, pode ser difícil criar e alinhar apenas um plano estratégico para todo o país. Mas a execução desse plano estratégico e, particularmente, a execução em escala, é um desafio tão difícil quanto.

"Um dos eixos fundamentais do planejamento espanhol de ações estratégicas foi a transformação digital. No começo, usávamos planilhas do Excel para monitorar. Mas era complicado acompanhar e, de alguma forma, controlar o desenvolvimento total em diferentes federações territoriais e, até mesmo, monitorar e gerenciar o trabalho dentro da própria federação espanhola", diz Francesc Solanellas, consultor de planejamento estratégico da UEFA para a RFEF.

Então, com grandes planos e ambições a alcançar, a RFEF começou a buscar uma solução digital que ajudasse o trabalho da organização de uma forma mais estruturada. "Precisávamos monitorar nossos objetivos com mais automação, bem como otimizar a colaboração e a comunicação", adiciona Solanellas. A RFEF também exigia melhor acesso aos dados relevantes, para garantir que a organização tomasse decisões informadas por dados. 

Encontrando uma solução ágil e simples

A RFEF começou a pesquisar várias plataformas que ajudariam no suporte à colaboração global em seus objetivos estratégicos.

"O Smartsheet oferecia a flexibilidade e escalabilidade de que precisávamos. Ele também permitia a integração com algumas outras soluções que estávamos usando diariamente", diz Nadal.

Para a RFEF, também foi crucial implementar uma solução que fosse fácil de adotar e usar para sua base distribuída de usuários. A organização contou com a ajuda da Uniendo Nodos, parceira oficial da Smartsheet, para ajudar com a implementação e com o treinamento de funcionários. 

Delegando funções, tarefas e insights

Com o Smartsheet, a RFEF dá estrutura ao trabalho, delegando objetivos e sub-objetivos estratégicos para cada federação territorial. A plataforma centralizada reuniu tarefas, orçamentos, calendários, minutas e relatórios com indicadores de saúde específicos para cada objetivo. “Também usamos o Dynamic View, WorkApps, Calendar App e Data Shuttle para melhorar a colaboração e a visibilidade e para trabalhar de forma mais eficiente”, diz Rafa Serrano, CTO da Uniendo Nodos. Todas as equipes responsáveis receberam funções específicas na plataforma, com vários níveis de acesso a diferentes dados e ferramentas. Por exemplo, gerentes de território podem trabalhar nas planilhas de projetos dos seus respectivos territórios, enquanto tutores podem apenas ver as planilhas e scorecards dos territórios atribuídos. A RFEF também usou o Data Shuttle da Smartsheet para integrar a plataforma com outras soluções e teve como base o Data Mesh para ajudar a eliminar erros como erros de digitação, entradas de dados duplicados e trabalho desnecessário. Ainda que seja importante discutir essa arquitetura durante a implementação, vale mencionar que os usuários finais não precisam estar cientes dos componentes específicos que a plataforma RFEF usa para fazer alterações estratégicas. Eles podem apenas focar no trabalho e nos dados pelos quais são responsáveis. 

Uma equipe unida

"Nosso desafio era alinhar o trabalho de múltiplas federações territoriais em torno de quatro objetivos estratégicos em comum. Isso envolve diferentes funções, de mentores a gestores", diz Solanellas. Com um sistema centralizado e viável, a RFEF e sua rede complexa de federações territoriais podem trabalhar facilmente agora. A solução também trouxe uma visão ampla de cada projeto ou objetivo estratégico.

"Ter visibilidade completa de cada programa, projeto ou tarefa nos ajuda a tomar decisões mais embasadas, nos tornando mais rápidos, mais eficientes e focados em toda a organização. A Smartsheet é a empresa que nos ajuda a ter essa visão global que podemos apresentar ao conselho administrativo", diz Nadal. 

"O Smartsheet nos faz mudar de uma cultura de trabalho mais tradicional para uma cultura colaborativa, por projetos, com foco nos mesmos objetivos", conclui Nadal. Daqui em diante, a RFEF vai continuar sua transformação e modernização digitais, com o objetivo de ajudar os atletas locais a alcançar seus potenciais e a perpetuar o legado do futebol espanhol.