A AeroMD usa o Smartsheet para gerenciar a resposta a desastres e a preparação para a COVID-19

Quando se está operando transporte aeromédico para as ilhas do Caribe, a comunicação clara e o acesso à informação podem salvar vidas. Sediada nas Ilhas Virgens dos Estados Unidos, a AeroMD e uma parceira estratégica de aviação gerenciam uma frota de transporte aeromédico em asa fixa e equipes médicas capacitadas para responder a emergências individuais, bem como grandes desastres, como furacões. Quando a pandemia da COVID-19 começou a ser uma ameaça para as ilhas que a AeroMD atende, a empresa recorreu ao Smartsheet para gerenciar seu estoque e suprimentos, bem como compartilhar informações sobre educação em saúde e monitorar a propagação de casos de COVID-19 em toda a região.

O Smartsheet é componente importante do compromisso da empresa em usar tecnologia para melhorar a consciência situacional e informar o planejamento e a resposta de emergência. Desde sua primeira planilha organizando os detalhes do credenciamento nacional até os mais recentes painéis de estoques e cadeias de suprimentos, a AeroMD usa o Smartsheet para reunir informações importantes em um só local ao agilizar a comunicação em toda a região geográfica.

“Operando nas Ilhas Virgens como empreendimento médico aéreo, precisamos monitorar restrições de viagens nos outros países que atendemos”, conta Alex Franklin, arquiteto empresarial da AeroMD. “Precisamos monitorar o status das equipes médicas, onde estão nossos produtos de aviação, a tecnologia de equipamentos médicos e os aposentos da tripulação. Antes, todos os itens eram compartimentalizados e independentes, e alguns itens estavam passando despercebidos. Por isso, começamos a reunir tudo no Smartsheet e criamos um painel para que pudéssemos ver todas as informações em um só lugar.”

Monitorando suprimentos médicos com mais eficiência em um momento de necessidade

A ameaça apresentada pela pandemia da COVID-19 fez com que a AeroMD acelerasse seu esforço de monitorar com mais eficiência e adquirir suprimentos médicos, como máscaras faciais e equipamentos de isolamento para transporte de pacientes infectados. Franklin e sua equipe criaram um painel de estoques e cadeias de suprimentos que mostra quais suprimentos foram encomendados, quando devem chegar em determinado local, quais itens estão em espera, quando as remessas são recebidas e se os itens correspondem ao que de fato foi pedido. Alertas automatizados e codificação por cores indicam quando a quantidade de itens está abaixo de um mínimo designado, para que novos suprimentos possam ser adquiridos e garantidos.

“Nossa experiência com o painel de COVID-19 realmente nos forçou a olhar para nossos sistemas de gerenciamento de inventário de uma nova maneira”, afirma Franklin. “Vamos utilizar o que desenvolvemos especificamente para a COVID no uso diário de todos os suprimentos no futuro e dar acesso a esses painéis para as equipes. Neste exato momento, está em modo beta; estamos usando ativamente, mas estamos ajustando com frequência de acordo com o crescimento dos nossos outros sistemas.”

Franklin também desenvolveu um painel de informações usando dados da Johns Hopkins University Center for Systems Science and Engineering, uma das maiores fontes de dados confiáveis mundialmente sobre a pandemia da COVID-19. Ele trabalhou com um engenheiro local para criar uma API que permite à AeroMD detalhar dados de JHU para obter uma visão mais detalhada das ilhas individuais do Caribe. Os dados aprimorados permitem que a AeroMD informe os membros da equipe e os parceiros regionais para garantir que as informações mais precisas e atualizadas orientem as operações diárias.

Uma plataforma fácil de usar que é bonita e funcional

Os principais motivos pelos quais o Smartsheet tem sido uma fonte tão valiosa para a AeroMD são a facilidade de aprender, facilidade de usar e o visual envolvente para os usuários, que precisam de acesso rápido a informações claras. Antes da pandemia atual, a AeroMD achou que o Smartsheet ajudou a agilizar respostas a desastres naturais, inclusive o Furacão Dorian, quando equipes de emergência precisaram de atualizações em tempo real em condições e restrições de viagem nos diversos países que atende. 

“O Furacão Dorian abriu nossos olhos para a rapidez com que um painel é ativado e começa a funcionar para criar consciência situacional em ambientes muito perigosos e caóticos”, afirma Dr. Brendan Anzalone, presidente e diretor médico da AeroMD. “Nesse ponto, a comunicação, ou excesso de comunicação, é importante. Também queremos que as pessoas prestem atenção aos painéis, e o Smartsheet é diferenciado porque é esteticamente atraente. Alex fez um trabalho incrível ao deixá-lo bonito, exclusivo e funcional.”