A Bland & Associates, P.C. aumenta a eficiência em serviços de consultoria operacional, contábil e governamental em empresas com o Smartsheet

O sucesso do escritório de Contadores Públicos Certificados (Certified Public Accountant, CPA) sediado em Omaha depende dos detalhes, de seus tradicionais serviços de auditorias, contabilidade fiscal e gerenciamento financeiro para soluções de consultoria governamental. Monitorar esses detalhes requer o mesmo escrutínio, independentemente de a equipe estar espalhada em escritórios regionais ou em home office durante uma pandemia global. A Bland & Associates P.C. (Bland) usa o Smartsheet para automatizar e simplificar operações corporativas, auditorias, gerenciamento de projetos e supervisão de contratos governamentais, além de outros trabalhos. Seus processos mais eficientes ajudaram a enfrentar as interrupções da COVID-19 enquanto entregavam resultados de alta qualidade para os clientes.

“Tivemos uma necessidade de gerenciamento de projetos imediata e, em seguida, expandimos para monitores, painéis e ferramentas de visualização”, afirma o sócio da Bland, Jason Tonjes. “Então, nos últimos seis meses, começamos a ver mais e mais equipes usando o Smartsheet como meio de comunicação. Isso começou antes da COVID, mas, quando fomos para o home office, como a maioria dos Estados Unidos, uma ferramenta como essa ajuda a esvaziar o e-mail. Estamos entrando realmente na automação e tentando criar um pouco mais de eficiência no escritório.”

A Bland usa o Smartsheet para gerenciar o trabalho, inclusive processos de auditoria, desenvolvimento corporativo, desenvolvimento de conteúdo de marketing e atendimento de solicitações operacionais da empresa. Um escritório de gerenciamento de projetos recém-formalizado está usando o Smartsheet Control Center para padronizar seus processos. O Smartsheet combina recursos poderosos com facilidade de uso e uma estrutura flexível que ajuda os gerentes a equilibrar a consistência em toda a empresa com necessidades únicas de clientes e atribuições individuais.

“Neste exato momento, cada gerente de projetos executa o projeto da forma que acha adequado”, relata a gerente de projetos da Bland, Abby Fargo. “Recentemente, criamos um escritório de gerenciamento de projetos e estamos desenvolvendo modelos. A diretriz é: mantendo as mesmas colunas, você pode adicionar quantas linhas precisar à sua planilha de contrato. Estamos tentando obter consistência entre os contratos para que possamos extrair a mesma informação em cada um dos contratos e obter um retrato geral do ponto em que estamos.”

Economizando tempo e transformando estilos de gerenciamento

Antes de adotar o Smartsheet, as equipes da Bland gerenciavam grande parte do trabalho em e-mails e planilhas e alguns formulários em papel que precisavam de assinaturas e digitalizações. Garantir que os colegas tivessem as versões mais atualizadas e precisas de um arquivo era difícil, especialmente quando todos corriam para inserir suas atualizações ao mesmo tempo para cumprir um prazo de geração de relatório. Os executivos queriam informações detalhadas para tomar decisões sobre os projetos em andamento sem pedir para os gerentes de projetos pararem o que estavam fazendo para enviar os dados.

Tonjes afirma que as primeiras soluções do Smartsheet da empresa foram, essencialmente, planilhas poderosas, mas logo os usuários começaram a explorar os recursos aprimorados da plataforma. Painéis, formulários de solicitação e ferramentas de relatório proliferaram rapidamente. Segundo Tonjes, talvez o mais surpreendente era a capacidade de não só organizar informações, mas repensar como elas poderiam ser estruturadas e comunicadas.

“O Smartsheet nos ajudou a mudar nosso estilo de gerenciamento”, conta Tonjes. “Nos primeiros meses, quando todos estavam em home office, havia muitos relatórios para consultores de subordinados diretos. Isso era reunido e comunicado para nosso diretor de operações, e tudo era feito por e-mail. Portanto, bastou incorporar isso no Smartsheet e agora todas as informações são mais fáceis de serem agregadas, com menos trabalho de revisão para todos. Eu recebo um e-mail que me mostra onde temos problemas ou se alguém vai ficar sem trabalho.”

Não é um benefício só para os gerentes. Os membros da equipe que estão em home office podem ser mais eficientes se não forem interrompidos por atualizações de status. Isso ajuda a manter os projetos avançando dentro do prazo e cria confiança entre os colegas.

“Tivemos um dos contratos mais ativos durante os últimos meses e grande parte da equipe está em home office”, afirma o líder de equipe da Bland, Justin Iske. “Várias pessoas estavam trabalhando com os filhos em casa. Você não pode simplesmente ligar para a pessoa porque ela pode estar ajudando nas tarefas escolares. Ter disponibilidade para consultar um painel em que ponto está uma auditoria aumentou muito nossa eficiência. De forma alguma teríamos concluído as auditorias como fizemos nesse ambiente se não tivéssemos o Smartsheet.”

Executando contratos atuais com mais eficiência e conquistando novos contratos

Para as auditorias, a Bland integra seus fluxos de trabalho e monitoramento do Smartsheet com o armazenamento de documentos no Box. Os revisores podem inserir seus comentários facilmente, sinalizar as etapas do processo e confirmar se todos os documentos de que precisam estão disponíveis e completos.

O uso de relatórios e painéis do escritório tem transformado a forma como os gerentes planejam e alocam equipes para projetos disponíveis. Antes do Smartsheet, os funcionários enviavam um e-mail aos gerentes à medida que chegavam ao fim de uma tarefa para encontrar um novo trabalho, e os gerentes de projetos perguntavam aos colegas para saber quem poderia adicionar a pessoa à sua escala. Hoje, os funcionários comunicam seu status em um painel. Os gerentes e diretores de projetos podem ver quem está disponível nas semanas seguintes e as notificações automatizadas aceleram o processo de formação de uma equipe para um trabalho futuro.

Conquistar novos contratos é mais fácil com um portal de desenvolvimento corporativo no Smartsheet. O escritório pode monitorar as fases de um ciclo de vida de oportunidade, sinalizar etapas à medida que uma proposta é desenvolvida e salvar os componentes de cada apresentação como recurso para futuras oportunidades. O painel inclui visualizações, como a quantidade de oportunidades nos próximos 30, 60, 90 ou 120 dias, ou a quantidade de negócios com órgãos governamentais específicos. Oferece um local único para os colegas descobrirem como podem participar das próximas oportunidades.

“Nós atuamos em ambientes altamente regulamentados”, afirma Garrett Gilbert, diretor sênior de estratégia da Bland. “E, com algo como a COVID, grande parte da dinâmica é mudar o que temos para continuarmos atualizados. Portanto, conseguir integrar nossas informações e visualizá-las rapidamente nos ajuda a tomar melhores decisões de negócios. O ambiente em que estamos é altamente competitivo e muitas empresas grandes fazem o mesmo tipo de trabalho. Temos que pensar no que nos distingue delas. O Smartsheet permitiu que demonstrássemos melhor o valor que oferecemos para que estejamos em melhor posição para explicar nossa proposta de valor aos nossos clientes.”

Uma plataforma fácil de aprender que promove a inovação

O escritório está continuamente criando novos usos para o Smartsheet: gerenciar a criação e entrega de conteúdo de marketing, agilizar solicitações da empresa com um único formulário on-line, analisar o trabalho do cliente para identificar formas de agregar valor etc. Como o Smartsheet é fácil de aprender, novos usuários podem ficar menos tempo tentando descobrir como ele funciona e mais tempo imaginando como podem resolver os problemas dos negócios.

“Existem pessoas que estão dispostas a experimentar algo novo e outras que são um pouco mais hesitantes”, afirma a gerente de projetos da Bland, Rebecca Goodwin. “Contudo, assim que você começa a mostrar um caso de uso à pessoa e permite que ela veja o que a ferramenta pode fazer, acho que o retorno vem automaticamente. As pessoas se animam e começam a falar ‘Uau! Dá pra fazer isto, dá pra fazer aquilo?’ E se eu aplicar isso a este processo ou esta tarefa?’ Isso ajuda muito a fazer as pessoas se animarem com a própria pesquisa, participarem de alguns webinars e tentarem usá-lo em seu cenário específico.”