Crain transforma seu modo de trabalhar com a automação do Smartsheet

A Crain Communications entrega notícias para mais de seis bilhões de líderes executivos em todo o mundo. O objetivo: possibilitar o sucesso de seu público-alvo. Fundada em 1916, a empresa de mídia privada produz informações e artigos de notícias relevantes e confiáveis para 24 publicações impressas e digitais focadas no setor, incluindo AdAge, Crain’s Business, Automotive News e Modern Healthcare.

Como o trabalho dos jornalistas da Crain afeta empresas em todos os lugares, os líderes no escritório corporativo em Detroit, MI, perceberam que precisavam de uma tabela dinâmica de processo. Gerenciar a colaboração e os fluxos de trabalho era um desafio, e as equipes principais do negócio precisaram unificar 24 marcas diferentes no estatuto de sua missão – One Crain (Uma Crain).

Uma equipe de duas pessoas foi encarregada de dar atenção e este esforço de reforma plurianual, que inclui garantir a adesão de partes interessadas até escalar seu departamento de gerenciamento de processos em toda a organização – uma tarefa nada fácil.

“No ano passado, tornou-se nosso objetivo focar em processos e fluxos de trabalho do começo ao fim para realmente impulsionar melhorias de processo de uma maneira mais holística”, afirma Kristine Francois, diretora associada de projetos de negócios e inIciativas de melhoria de processo. Ela precisava de uma solução com automação integrada para facilitar essa estratégia. Então, escolheu o Smartsheet.

Apontando melhorias de processo

Enquanto as operações de negócios evoluem na Crain, Francois precisa criar processos escaláveis e repetíveis, visto que o conglomerado usa operações enxutas. “Antes, nós éramos altamente descentralizados, e estivemos mudando isso nos últimos três anos”, afirma Francois. “Para impulsionar a centralização, foi necessário padronizar processos e nossa abordagem em relação ao trabalho.”

Ao longo dos anos, os funcionários da Crain permaneceram focados em suas marcas ou em seus departamentos e confiavam principalmente em comunicações por e-mail, Microsoft Excel e Word para gerenciar projetos. Esses métodos distintos levaram a operações em silos, problemas com controle de versões e tempo gasto buscando sucessões de e-mails para se atualizar nas conversas sobre trabalho. “Realmente não havia padronização no gerenciamento de projetos”, afirma Francois. “Estamos tentando implementar processos que tenham como base o modo como nossas publicações individuais funcionam enquanto mantemos em mente a visão ‘One Crain’ da empresa.”

Para atingir as metas de melhoria dos processos, gerenciamento de fornecedor e eliminação de e-mail, a equipe recorreu à plataforma de execução de trabalho Smartsheet. Ela também usa o Smartsheet Control Center para gerenciar projetos e transferências associadas às publicações executivas da Crain.

Comunicações mais claras através de fluxos de trabalho automatizados

A Crain usa o Smartsheet para padronizar fluxos de trabalho. “Usando planilhas, fórmulas e fluxos de trabalho automatizados, conseguimos levar o ciclo de vida das campanhas até a conclusão”, afirma Sean McDuffie, gerente de projetos e arquiteto de soluções de negócios. “É um processo muito tranquilo. Quando um grupo adiciona uma informação na planilha, a transferência é automática, eliminando a necessidade de e-mail.”

“Os fluxos de trabalho automatizados do Smartsheet permitem que a Crain otimize a comunicação e a tomada de decisões referente a um projeto ou a uma solicitação”, afirma Francois. “Isso nos permite concluir as tarefas recebidas de maneira ainda mais rápida.”

Aplicando a adoção em toda e empresa, a equipe está tentando mudar sua mentalidade de cultura de trabalho relacionada aos processos de gerenciamento no Smartsheet. Para tornar a transição mais rápida, McDuffie criou  fluxos de trabalho automatizados para gerenciar seu relacionamento com fornecedores por meio do Smartsheet. Ele tem um conjunto de colunas que gerencia as necessidades internas, um conjunto que abrange as necessidades do fornecedor e mais dois para quando essas necessidades se sobrepõem.

“Antes, as campanhas de e-mail do processo de comunicação enviadas em nome de marcas terceiras podiam demorar uma semana para serem implementadas”, afirma McDuffie. “Agora, as informações são capturadas em um formulário do Smartsheet, otimizando o processo de assimilação e reduzindo o tempo pela metade.”

A automação do Smartsheet — particularmente os lembretes — deixam-no livre para focar nas melhorias de processo. “Havia mais tempo ocioso quando sua solicitação ficava presa na caixa de entrada de alguém. Agora, o Smartsheet envia lembretes automáticos e oferece visibilidade para que possamos gerenciar retardatários e pegar falhas na comunicação antecipadamente.”

“Enquanto criamos essas soluções do Smartsheet”, afirma McDuffie, “essa automação pode ajudar a reduzir trabalho extra.” Além disso, a equipe utiliza @mentions (@menções) dentro dos comentários da planilha. “Esse recursos realmente permitem que as partes interessadas tenham como objetivo a comunicação entre si. Depois que começamos a usar as listas de distribuição para atribuição de tarefas, percebemos que poderíamos expandir em muito o alcance dos alertas automáticos.”

Um futuro brilhante para a Crain com o Smartsheet

Francois está construindo uma estratégia de programa global enquanto McDuffie cria a arquitetura de fluxo de trabalho para apoiar transições tranquilas entre departamentos que estão trabalhando no mesmo projeto. Atualmente, este fluxo de comunicação é um desafio.

“Temos um sistema de geração de tíquetes que realmente não se ajusta ao nosso fluxo de processo”, afirma Francois. “Ao reduzir nossa dependência na utilização desse sistema, podemos reduzir os custos. Os alertas e os lembretes automáticos em nosso fluxo de comunicação no Smartsheet resolverão isso.”

“Nossos clientes internos estão acostumados a dizer 'Eu tenho uma pergunta ou uma solicitação' e criam um tíquete” continua Francois. “É justamente o que estamos trabalhando para eliminar, pois isso cria imprecisão e não apresenta requisitos nem clareza. Queremos que o Smartsheet seja o substituto.”

O Smartsheet também ajudou a elevar a função de Francois dentro da Crain. “Eu mudei para questões mais relacionadas a processo como resultado do meu envolvimento com o Smartsheet em vez de focar apenas no gerenciamento de projeto”, afirma Francois. “O Smartsheet nos ajudou a pensar na Crain como um todo, em nossos processos e no modo como vamos trabalhar eficientemente.”

Para a Crain, a expansão dentro da organização é só uma questão de tempo. “O Smartsheet é exatamente isso”, afirma McDuffie. “Eu posso criar visualizações e processos para as pessoas, mas, o mais importante, eu posso ensinar a pessoa a criá-los sozinhas. Seu próprio fluxo de trabalho. Seus próprios alertas.”

Enquanto a empresa reimagina seus fluxos de trabalho, a equipe pode experimentar novas ideias ao mesmo tempo em que apresenta processos mais eficazes no Smartsheet. “O fato de realmente termos uma ferramenta tão fácil de usar nos ajuda a criar soluções rapidamente e a manter um padrão na Crain”, afirma McDuffie. “Além disso, tudo fica muito mais divertido.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.