A Delivery Hero usa o Smartsheet para aumentar a visibilidade e a eficiência organizacional

A Delivery Hero sempre tem vários projetos inovadores, empolgantes e desafiadores em andamento. A empresa tem tradicionalmente usado uma variedade de diferentes soluções de gerenciamento de projetos (ou mesmo nenhuma solução) para lidar com isso, com efeitos variados. Isso estava criando problemas, incluindo processos manuais excessivos, a necessidade de ter que constantemente ir atrás de colegas para obter atualizações e visibilidade limitada sobre o status dos projetos. Enquanto isso, a geração de relatórios para as partes interessadas seniores era um processo pesado, demorado e às vezes impreciso que variava de mês a mês.

Quando Tomasz Kowalski, gerente de projetos sênior, se juntou à equipe, ele queria uma plataforma abrangente para potencializar os recursos de gerenciamento de trabalho de sua equipe e melhorar a geração de relatórios para as partes interessadas. Devido à sua experiência anterior com o Smartsheet, ele foi sua opção de solução imediata.

"No meu ponto de vista, o Smartsheet pode contribuir significativamente para o crescimento de uma empresa”, comenta Tomasz Kowalski. “Como gerente de projetos experiente, eu usei diversas ferramentas durante minha carreira, e tenho certeza de que o Smartsheet é a plataforma com a combinação certa de recursos, integrações e possibilidades para realmente mudar e acelerar meu próprio trabalho e o sucesso da minha equipe e de empresas maiores.”

O Smartsheet já estava sendo usado em uma capacidade limitada em toda a empresa, mas Tomasz Kowalski estava animado para aumentar isso. Para acelerar a velocidade na qual a Delivery Hero podia conseguir o valor máximo do uso da plataforma, a equipe decidiu colaborar com a Agile Management Experts (AMX), uma parceira Platinum do Smartsheet com sede na Europa. “A AMX podia considerar nosso uso atual da plataforma, fornecer treinamento personalizado e fazer visitar pessoais para implementar estruturas que otimizariam nosso uso do Smartsheet”, afirma Tomasz Kowalski.

“Estamos satisfeitos por termos trabalhado com a Delivery Hero para realmente liberar o potencial do Smartsheet dentro da empresa, e estamos empolgados em trabalhar com a equipe futuramente para continuar realizando mais”, completa Sebastian Paasch, diretor administrativo na AMX.

Agora, os funcionários da Delivery Hero estão capacitados para trabalhar de maneira mais inteligente e eficiente, com uma plataforma de gerenciamento que facilita ativamente o trabalho dinâmico, gera crescimento e se integra de modo efetivo aos principais aplicativos já em uso, como o Slack. A economia de tempo tem sido conquistada em toda a empresa. Tomasz Kowalski calcula que, ao consolidar a tarefa do projeto e o relatório de status do PowerPoint e do Google Sheets no Smartsheet, sua equipe economizou em média quatro horas por semana, possibilitando o foco em tarefas de valor agregado e no crescimento da empresa.

Enquanto isso, Babak Mohtachemi, diretor sênior global de governança, risco e conformidade (GRC) da Delivery Hero relata que: “nosso novo painel de planejamento de roteiro e nível executivo, criado por meio do Smartsheet, gera uma economia de tempo semanal de 25%. O Smartsheet também capacita os funcionários a colaborar com gerentes de GRC de todo o mundo de modo mais eficiente, economizando 35% do meu tempo mensal em média, o que é um resultado fantástico”.

No entanto, casos de uso têm ido muito além de simplesmente gerenciar o trabalho eficazmente: por exemplo, o Smartsheet tem sido usado para melhorar e centralizar os processos de folha de pagamento, reunindo informações separadas de diferentes entidades para alimentar uma única fonte de análise. Ele tem sido usado de maneira inovadora para melhorar a cultura da equipe, das sociedades da empresa até a socialização, o que é cada vez mais importante para equipes remotas durante os eventos atuais. De maneira geral, o Smartsheet se transformou em uma ferramenta imensamente valiosa em toda a organização, possibilitando vários benefícios importantes. 

Melhor visibilidade, relatórios mais inteligentes:

Para uma grande organização como a Delivery Hero, a visibilidade difundida e a geração eficiente de relatórios são essenciais. No nível da equipe, o Smartsheet capacita os funcionários a acompanhar efetivamente o status das tarefas e dos projetos em andamento, não importando a complexidade, com lembretes programados e alertas codificados por cores quando possíveis problemas surgem. Isso economiza horas valiosas, torna o gerenciamento do trabalho mais fácil e menos estressante e ajuda a garantir que cada projeto seja executado conforme o planejado.

O Smartsheet também transformou a geração de relatórios. Antes, gerar um relatório para as partes interessadas seniores era um processo manual e demorado. Agora, os funcionários da Delivery Hero podem apresentar painéis semiautomáticos que são ao mesmo tempo simples e rápidos de criar, mas também dão às equipes a liberdade de editar com facilidade, garantindo que possam destacar as principais vitórias e conquistas importantes. Por exemplo, o diretor administrativo (CMO) agora tem a supervisão de um painel avançado e automático que compila as principais informações sobre projetos, marcos e conquistas — resumindo, uma melhoria significativa sobre como a geração de relatórios funcionava antes.

Uma solução abrangente:

O Smartsheet oferece uma solução multiuso com o poder de lidar com necessidades complexas, mas é flexível o suficiente para atender aos requisitos diversos da Delivery Hero. A plataforma comprovou seu valor em departamentos em toda a empresa, adaptando-se continuamente para atender às necessidades dos funcionários da Delivery Hero, não importando a função nem a ambição. A equipe de gerenciamento do escritório, por exemplo, integrou todas as suas tarefas de gerenciamento no Smartsheet e calculou que isso demorava pelo menos 25% a mais quando era feito no G Suite.

Juntamente com a facilidade de gerar uma impressionante economia de tempo, a plataforma se integra perfeitamente a aplicativos essenciais, como o Slack. Isso simplifica o trabalho e facilita a comunicação entre plataformas. Enquanto isso, o aplicativo móvel permite que os funcionários acompanhem tarefas a qualquer momento.

Transformação cultural e da equipe:

Com Tomasz Kowalski tomando a iniciativa, o Smartsheet se transformou em uma ferramenta integral na Delivery Hero. A vontade de saber mais sobre os recursos do Smartsheet é tão grande que Tomasz Kowalski agora organiza a cada trimestre um treinamento global primorosamente elaborado sobre o Smartsheet, garantindo que toda a equipe tenha acesso a recursos que podem ajudá-la a trabalhar dinamicamente, obter visibilidade e maximizar o desempenho diário. Tomasz Kowalski desenvolveu um extenso currículo que pode ser entregue remotamente, compartilhando sua experiência com toda a empresa para se certificar de que todos os funcionários da Delivery Hero possam otimizar o uso que fazem da plataforma. Quanto mais funcionários usarem o Smartsheet entre departamentos, mais valor será alcançado — e Tomasz Kowalski está entusiasmado para ajudar muito mais colegas a liberar o potencial do Smartsheet.

Em outros lugares, o Smartsheet tem sido usado como uma poderosa ferramenta para alimentar a cultura da empresa. Por exemplo, o Proud Heroes, grupo LGBTQ+ da Delivery Hero, confia no Smartsheet para planejar reuniões, acompanhar orçamentos, compartilhar informações e conectar colegas entre si em uma comunidade acolhedora. Em outro fantástico exemplo de como o Smartsheet ajuda a alimentar a cultura da empresa, ele foi usado para planejamento e hospedagem de um quiz ambientado em um pub para divertimento da equipe durante a pandemia de COVID-19, com modelos disponíveis para que outras equipes em toda a empresa replicassem a diversão.

Basicamente, o Smartsheet exerceu um papel fundamental ao ajudar a Delivery Hero a otimizar seus negócios, melhorar o gerenciamento do trabalho, aumentar a visibilidade e criar um valor real em toda a organização. Com cada vez mais colegas em toda a organização adotando a plataforma, a Delivery Hero está animada para continuar avançando com projetos maiores e melhor executados.

Modelo vencedor do concurso:

Kowalski foi premiado como vencedor no Concurso de modelos ENGAGE’22 do Smartsheet, que premia soluções que aprimoraram o local de trabalho de forma simples e eficaz. Sua solução PopQuiz é um jogo de perguntas para equipes criado inteiramente no Smartsheet. Na era do trabalho remoto, essa solução PopQuiz ajuda a elevar o ânimo da equipe e a integrar a mecânica dos jogos no trabalho. “Foi um sucesso tão grande no nosso departamento que acabou sendo replicado nos outros departamentos e usado para entreter e integrar funcionários”, afirma Tomasz Kowalski.  Kowalski converteu sua solução PopQuiz em um modelo, já disponível para usuários baixarem da Galeria de modelos do Smartsheet.

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