A DIRECTV usa o Smartsheet para apoiar a transformação estratégica ao simplificar e centralizar o gerenciamento de projetos corporativos

Milhões de pessoas usam a DIRECTV todo dia para assistir à programação de esporte e entretenimento na televisão, em dispositivos de streaming e em aplicativos móveis. O serviço de TV paga oferece centenas de canais premium por assinatura e conteúdo televisivo sob demanda por satélite ou por uma conexão com a internet.

Sob a direção do escritório de transformação, a DIRECTV visa alcançar a transformação estratégica com projetos e iniciativas que estejam alinhados com as prioridades estratégicas da organização.

“O gerenciamento da base de clientes é uma das nossas maiores prioridades. Temos milhões de clientes, então estamos sempre procurando formas de melhorar o serviço e oferecer mais conteúdo”, disse Amber Grossman, diretora de gerenciamento técnico de projetos da DIRECTV. “Outra grande prioridade é conquistar novos clientes por meio de novas campanhas de marketing e outras iniciativas.”

São quase 200 projetos que se alinham diretamente às prioridades estratégicas da empresa, e o escritório de transformação usa o Smartsheet para acompanhar todo o ciclo de vida de cada projeto. Os projetos desse portfólio continuam se expandindo, evoluindo e sendo concluídos.

“O Smartsheet é uma ferramenta muito robusta que nos ajuda a gerenciar um portfólio de projetos estratégicos desde o início até a implementação”, diz Grossman.

Antes, os projetos eram gerenciados com várias planilhas e outras ferramentas.

“Muitas ferramentas de software nos ajudam no gerenciamento de tarefas, mas é muito mais desafiador acompanhar KPIs e dados financeiros de forma eficaz e vincular esses dados a cada projeto.”

Acompanhamento completo de projetos importantes no Smartsheet

Gerenciar projetos desse porte e impacto é um processo complexo, considerando a natureza multifuncional de programas e iniciativas significativos. O Smartsheet torna isso mais simples ao automatizar tarefas manuais e garantir a eficiência em todas as etapas do processo.

As novas ideias e os problemas identificados pelos proprietários de empresas chegam à equipe de transformação, que define a declaração do problema, a causa raiz e o objetivo antes de enviar o projeto à equipe de viabilidade, que inclui especialistas de partes interessadas das áreas de TI, engenharia e finanças, entre outras.

Após a aprovação, os projetos passam por um processo de governança e depois vão para a equipe de Grossman, que se encarrega de acompanhá-los. “Todo projeto está alinhado a uma das prioridades estratégicas da empresa”, diz ela. “Por exemplo, de todos os projetos que estamos acompanhando atualmente no Smartsheet, 15% estão associados à prioridade de gerenciamento da base de clientes.”

Após a aprovação formal do projeto, ele passa a ser acompanhado, e o escritório de transformação insere os respectivos dados em uma planilha de “projetos em andamento” no Smartsheet, em que os projetos são agrupados. Cada usuário tem seu próprio “painel” na página inicial do Smartsheet, em que pode acessar suas iniciativas específicas. Os gerentes de projeto também podem ter uma visão rápida do status de um projeto, incluindo informações de contato do proprietário, prazos e dados financeiros atualizados.

A DIRECTV usa a automação do fluxo de trabalho no Smartsheet para acionar aprovações de projetos e alertar diferentes equipes quando as informações são atualizadas ou quando um prazo termina. “O Smartsheet garante que todos os projetos passem por todas as etapas”, diz Grossman. A equipe de transformação também usa o Data Shuttle by Smartsheet para transferir os dados do projeto do sistema de banco de dados da empresa para o Smartsheet. “Às vezes, precisamos enviar IDs exclusivos de entrada de projeto para outras equipes, mas só precisamos compartilhar dados de projetos aprovados, por exemplo”, diz Grossman. Grossman também usa o Smartsheet para copiar e colar automaticamente informações sobre os KPIs entre as planilhas.

Uma visão centralizada de quase 200 projetos

A DIRECTV usa o Smartsheet para ter uma visão rápida e centralizada do status de quase 200 projetos, melhorando a visibilidade para líderes e executivos. O Smartsheet também ajuda gerentes de projeto a se atualizarem sobre iniciativas maiores, mostrando como o trabalho deles está alinhado com as prioridades estratégicas.

“É comum recebermos perguntas, às vezes todo dia, sobre o status de um projeto", diz Grossman. “Com o Smartsheet, posso criar rapidamente relatórios ad hoc e resumir um projeto em um painel para que os executivos possam entender os dados e tomar decisões.” A equipe de transformação também pode atualizar facilmente os projetos quando há mudanças nos marcos ou adição de novas informações. 

“É muito fácil se atualizar sobre um projeto no Smartsheet. A equipe não precisa acessar vários documentos ou planilhas, porque todas as informações necessárias estão em um só lugar no painel do usuário.”

Acesso rápido a insights financeiros

Com o Smartsheet, a DIRECTV gasta menos tempo coletando dados financeiros para diferentes projetos.

“O Smartsheet é capaz de automatizar fórmulas e cálculos. Antes, eu gastava muito tempo filtrando e exportando dados de KPI para criar relatórios e exibir comparações mensais ou anuais entre metas e números reais. Agora, basta recortar, colar e exportar os dados, o que economiza muito tempo”, diz Grossman.

Com a automatização de processos que antes eram manuais, os líderes da DIRECTV têm acesso mais rápido a dados financeiros e de desempenho, ajudando a otimizar a tomada de decisões para as equipes de liderança da empresa.

A DIRECTV também usa o Smartsheet para garantir que os projetos avancem e que estejam alinhados com as prioridades estratégicas da empresa.

“O Smartsheet nos ajuda a identificar pessoas com desempenho acima do esperado, investigar o porquê e, sempre que possível, duplicar o sucesso em outras áreas. Por outro lado, se o projeto não está no caminho certo, podemos usar o Smartsheet para entender as deficiências e descobrir como resolver o problema. Podemos facilmente extrair informações para saber quais projetos estão no caminho certo e quais precisam de um pouco mais de atenção”, diz Grossman. 

“Ao manter o trabalho dentro do cronograma, podemos atingir melhor nossas metas financeiras. É vantajoso para nossos clientes, porque podemos investir em mais recursos e conteúdos. Os recursos do Smartsheet e o conhecimento das nossas equipes nos ajudam a apoiar os objetivos estratégicos da empresa e a causar um impacto positivo nos clientes.”

Para saber mais sobre essa história, confira nosso estudo de caso.