A Iron Mountain conta com o gerenciamento de projetos e portfólios moderno do Smartsheet para centralizar projetos de TI, tomar decisões melhores e economizar mais de US$ 4 milhões por ano

A Iron Mountain fornece serviços de gerenciamento de documentos, armazenamento e dados para clientes em todo o mundo desde 1951. A empresa atende a mais de 220.000 clientes em 58 países, armazenando registros de dados em mais de 1.000 depósitos em todo o mundo.

A Iron Mountain usa o gerenciamento de projetos e portfólios (PPM) moderno do Smartsheet para gerenciar todos os projetos de TI, automatizar os processos de aquisição e fornecer insights precisos, oportunos e acionáveis sobre o portfólio para sua liderança por meio de painéis com visualizações do status de cada projeto.

“Usamos o Smartsheet todos os dias para apoiar nossas metas estratégicas, em projetos, programas e portfólios”, afirma Brian Richardson, gerente de ferramentas e recursos de PMO da Iron Mountain. “O Smartsheet nos ajuda a fornecer diferentes tipos de métricas à nossa liderança para permitir uma melhor governança e tomada de decisões.”

Antes de começar a usar o Smartsheet, a equipe de TI da Iron Mountain não tinha uma solução de PPM centralizada e dependia de seis ferramentas diferentes para gerenciar projetos e se comunicar internamente e com os clientes. “Tínhamos diferentes ferramentas para gerenciamento de recursos, dados e painéis”, comenta Richardson. “As informações do projeto estavam bastante dispersas e era extremamente difícil reunir os dados em uma exibição abrangente.” Sem uma ferramenta de PPM, a empresa tinha dificuldades para dar visibilidade dos projetos à liderança. “Não tínhamos recursos de geração de relatórios consistentes, ou seja, nossas equipes executivas nem sempre tinham um bom entendimento do que estava acontecendo com os projetos de TI”, diz Richardson.

Adotando o PPM moderno do Smartsheet para centralizar o gerenciamento de projetos e automatizar os fluxos de trabalho

A Iron Mountain adotou o PPM moderno do Smartsheet para automatizar fluxos de trabalho de projetos e fornecer gerenciamento centralizado de todos os projetos de TI.

“O Smartsheet facilitou a criação de soluções de gerenciamento de projetos que facilitam a vida de nossos funcionários”, diz Richardson. “Consequentemente, não tivemos que investir em recursos técnicos dedicados para dar suporte e criar soluções de PPM.”

A equipe de TI usa o PPM moderno do Smartsheet para gerenciar projetos e alinhá-los às iniciativas estratégicas corporativas, como redução de custos, receita e experiência do cliente. Cada iniciativa contém vários projetos com etapas de ação e cronogramas detalhados, que o Smartsheet coleta, filtra por categorias e expõe em relatórios e painéis. Usando o Smartsheet Control Center, a Iron Mountain preenche os modelos de projeto com informações de cronograma, status atualizado e riscos/problemas. “O Control Center é o núcleo da nossa solução de PPM”, afirma Richardson. “Nós o usamos para reunir todos os dados do projeto em um resumo para diferentes relatórios e painéis.” A equipe de TI também consolida todos os painéis de projetos no Smartsheet WorkApps, que centraliza todos os dados no nível do portfólio, incluindo categorias estratégicas e marcos críticos. Os líderes de equipe da Iron Mountain também usam o Calendar App Smartsheet, que conecta dados e formulários do Smartsheet para exibir eventos. Além disso, a TI da Iron Mountain utiliza o Bridge, que se integra às ferramentas de aquisição da empresa, às ferramentas de gerenciamento ágil e ao software de suporte e emissão de tíquetes ServiceNow. 

A Iron Mountain também depende muito da automação do fluxo de trabalho no Smartsheet para atualizar as aprovações do projeto e notificar automaticamente os proprietários do projeto sobre marcos importantes. A Iron Mountain IT também inclui alertas automatizados com o Smartsheet Dynamic View para compartilhar dados de projetos editáveis, e a empresa integra o PPM moderno do Smartsheet com o software de rastreamento de projetos JIRA da organização.

A Iron Mountain também utiliza o Smartsheet para otimizar os processos de aquisição e implementação de clientes. Por exemplo, cada nova solicitação de aquisição é inserida e aprovada no Smartsheet, e as novas implementações são gerenciadas no software. Os clientes de implementação recebem informações de status atualizadas através dos painéis. A equipe de unidade da Iron Mountain agora pode oferecer suporte a atualizações off-line de informações críticas relacionadas à segurança e conformidade do depósito usando o Smartsheet Offline Forms por meio do aplicativo móvel.

A empresa também expandiu seu uso do Smartsheet para além do PPM, usando a ferramenta para gerenciar auditorias de segurança, validação de endereços, planejamento estratégico, gerenciamento de ativos, planilhas de horas e gerenciamento de recursos. Além disso, a Iron Mountain mudou para a racionalização de aplicativos e removeu ou evitou a necessidade de usar vários aplicativos, criando a funcionalidade desses aplicativos diretamente no Smartsheet.

Aumento da visibilidade do projeto e melhoria na tomada de decisões 

Usando o PPM moderno do Smartsheet para consolidar informações de projetos diferentes em uma única plataforma, a Iron Mountain pode dar às suas equipes de liderança melhor visibilidade do status de todos os projetos de TI. “O gerenciamento de projetos e portfólios moderno do Smartsheet coloca todas as informações de nossos projetos em um só lugar. Com isso, podemos apresentar painéis do Smartsheet aos nossos líderes para mostrar a eles uma visão abrangente de todos os projetos, vinculando-os diretamente às nossas metas estratégicas,” comenta Richardson. 

“Podemos mostrar quais projetos são verdes e estão dentro do cronograma e do orçamento, e quais são vermelhos e talvez precisem de mais atenção. Atualmente, quando os líderes tomam decisões de planejamento, eles podem ver o que precisam fazer e como podemos melhorar nossos tempos de resposta para melhorar o atendimento ao cliente.”

Economia anual de 200 horas e US$ 8.000 por usuário 

O PPM moderno do Smartsheet ajudou a Iron Mountain a eliminar os processos de atualização e gerenciamento de projetos anteriormente manuais, reduzindo significativamente o tempo gasto em tarefas administrativas.

Aumento da conscientização dos processos de negócios e dos marcos do projeto 

A Iron Mountain está contando com fluxos de trabalho automatizados no Smartsheet para proporcionar uma melhor percepção dos processos aos principais proprietários de projetos em toda a empresa. “A automação é fundamental para nossa solução de PPM, com os gerentes de projeto recebendo notificações e alertas de aprovação automaticamente”, comenta Richardson. 

“Temos vários grupos, incluindo líderes de TI e finanças, envolvidos em nossos processos de aquisição, por exemplo. Todo mundo precisa tomar providências ao longo do processo de aprovação, e usamos fluxos de trabalho automatizados para notificá-los de cada etapa, bem como para mostrar o andamento de cada projeto.”

Desde que a Iron Mountain adotou o Smartsheet há muitos anos, a organização criou quase 50 soluções internas para simplificar o gerenciamento de projetos. “Percebemos o valor dessa ferramenta muito rapidamente”, revela Richardson. “Estávamos em uma longa jornada que incluía muitas ferramentas de gerenciamento de projetos, mas finalmente encontramos a solução que funciona para nossos negócios.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.