A McCorvey automatiza o gerenciamento do trabalho de manufatura de construção e eleva as vozes dos especialistas com o Smartsheet Control Center e o WorkApps

Fundada em 1925, a McCorvey Companies se tornou uma das principais fabricantes de tubulação e encanamentos em toda a região sudeste dos EUA. O Smartsheet Control Center e o WorkApps são partes essenciais da estratégia da McCorvey para simplificar e otimizar suas próprias operações, fornecer uma experiência de usuário personalizada e escalar para o crescimento.

“A McCorvey é uma empresa inovadora, e estamos também tentando beneficiar a indústria como um todo”, afirma Chris Mondeau, gerente de pesquisa e desenvolvimento na McCorvey Companies. “Trabalharemos com outros segmentos, fornecedores ou clientes para experimentar e torná-la mais eficiente para todo mundo. Isso de fato melhora nossos relacionamentos com os outros e torna tudo mais eficiente e simplificado para cada um com quem trabalhamos”.

A McCorvey Companies projeta, constrói e instala tubulações e encanamentos para hospitais, hotéis e grandes centros de eventos. A grande organização abrange diversas empresas especializadas: McCorvey Sheet Metal, Way Engineering, Way Mechanical, Duct Direct, McCorvey Industrial Fabrication e Kirlin-Way Mechanical. O crescimento da McCorvey acelerou na década passada, alertando seus líderes a investir em tecnologia para ajudar a suavizar a evolução de uma empresa familiar para uma líder do setor. 

“[Antes do Smartsheet] Muitos de nossos departamentos tinham seus próprios fluxos de trabalhos separados”, afirma Mondeau. “Alguém devia ter uma ótima ferramenta ou um ótimo processo, mas não era usado por mais ninguém. Nós trabalhamos com especialistas no assunto para criar planilhas ou fluxos de trabalho. Dissemos, ‘vamos aproveitar o conhecimento técnico de vocês, mas removeremos todas as redundâncias manuais com o Smartsheet’. Hoje, nossos líderes de projeto trabalham conosco semanalmente para testar ideias e desenvolvê-las para escalar. Documentar o modo como a empresa funciona nos permite ser mais eficientes, capturar esse conhecimento e compartilhá-lo com as equipes”.

Antes do Smartsheet, alcançar essa consistência e visibilidade era desafiador. Muitos processos de negócios e criação eram baseados em papel. As ferramentas de tecnologia variavam de equipe para equipe, indo de e-mail e PDFs a planilhas e bancos de dados autônomos. Mondeau e seus colegas viram a necessidade de uma plataforma única que integrasse fontes de dados diferentes, apoiasse a automação do fluxo de trabalho e possibilitasse o acesso a informações de qualquer lugar enquanto eliminava os riscos inerentes dos processos baseados em papel.

O primeiro projeto que a McCorvey abordou com o Smartsheet foi o agendamento e a coordenação de projetos para a oficina de fabricação, que incluía digitalizar desenhos da produção para economizar horas do tempo de trabalho e milhares de dólares por ano. Quando as outras equipes viram o poder da plataforma, a implementação do Smartsheet na organização se expandiu rapidamente. A McCorvey Companies agora usa o Smartsheet para funções essenciais aos negócios, como estimativas, propostas de mudança e RFIs, contabilidade e faturamento, compras, agendamento de fabricação, operações de campo e muito mais – um único sistema de registro para toda a empresa.

“A consistência está se tornando o principal fator para nós enquanto crescemos assim tão rapidamente”, afirma Mondeau. “Estamos tentando pegar nossa mentalidade de negócio familiar e desenvolvê-la para crescer com qualquer outra empresa com a qual trabalhamos, adquirimos ou iniciamos para que possamos fornecer a mesma experiência consistente. Existe um grande movimento no setor de construção para iniciar processos padronizados, e há uma demanda crescente por visibilidade vinda de fornecedores, distribuidores e até mesmo de outros mercados para que as coisas sejam executadas de modo mais eficiente”.

Acesso em tempo real a dados que economiza tempo e dinheiro

O Smartsheet economiza tempo e dinheiro da McCorvey ao dar às pessoas acesso em tempo real às informações que elas precisam em qualquer lugar. Processos, como gerenciar atualizações para desenhos de produção, foram completamente transformados. Antes do Smartsheet, se um encarregado em um canteiro de obras tivesse um desenho desatualizado, ele chamaria um inspetor, que verificaria manualmente as versões, coordenaria a impressão de um conjunto de talvez dúzias de páginas de desenhos e providenciaria para que ele fosse entregue no local – o que poderia demorar horas.

Agora, o encarregado pode acessar os desenhos mais atualizados em um dispositivo móvel e usar os comentários dentro do Smartsheet para tirar dúvidas específicas com o inspetor. Um processo que costumava deixar equipes de trabalho ociosas durante a metade do dia ou mais pode ser resolvido em 10 ou 15 minutos. Eliminar a necessidade de imprimir e entregar grandes pacotes de desenhos economizou para a McCorvey mais de US$ 80.000 por ano.

O compartilhamento de informações em tempo real por meio do Smartsheet simplifica as solicitações de material também. Um encarregado do local pode consultar uma planilha ou um painel para ver quando determinados materiais estão agendados para entrega, pode verificar o gasto em relação ao orçamento e fazer alterações imediatas para evitar aumentos de custo. A McCorvey também usa o Smartsheet para cortar custos de aluguéis de equipamentos e ferramentas. As equipes incorporam o planejamento de ferramenta no plano do projeto para o trabalho de modo que elas possam fornecer apenas as ferramentas que são necessárias em vez de estocar uma grande reserva para emergências. Ao comprar e alugar menos ferramentas e evitar multas de atraso em aluguéis, a McCorvey economizou algo entre US$ 50.000 e US$ 100.000.

“Alguns de nossos encarregados olharão o aplicativo e dirão 'essa obra tem o martelo rolo, vamos ligar para eles'”, afirma Mondeau. “Isso permite que resolvam o problema com a comunicação direta, sem precisar entrar em contato com outras pessoas, porque eles têm acesso a essas informações.”

Esforço em escala e economia de tempo com o Control Center

O Smartsheet Control Center ajuda a McCorvey a padronizar o modo como as informações são coletadas e divulgadas entre a organização, possibilitando insights de cima para baixo e planejamentos eficiente. Com centenas de projetos ativos acontecendo a qualquer momento e trabalhos de supervisão que vão de algumas semanas a quase dois anos, a capacidade de escalar e automatizar mudanças é crucial.

“Costumávamos copiar pastas para usar como conjunto de modelos”, afirma Mondeau. “Mas conforme nossas planilhas ficaram mais avançadas, queríamos fazer desse processo um atendimento autônomo. A TI pode usar o Control Center para processar as mudanças que os proprietários de produto desejam, e não precisamos analisar e fazer uma atualização todas as vezes”.

Ao capturar uma porção de detalhes para cada projeto, a McCorvey criou um recurso de dados que pode ser usado para identificar questões maiores e resolver problemas. Por exemplo, uma análise do processo de solicitação de materiais descobriu que uma grande parte das solicitações era para entregas no mesmo dia ou no dia seguinte. Os gerentes conseguiram descobrir se esses prazos curtos eram resultado da falta de planejamento, de atrasos no recebimento de estimativas ou especificações ou de outros fatores que poderiam ser melhorados. Mondeau estima que o uso do Smartsheet criou um aumento de 60 a 70% na eficiência dos fluxos de trabalho e no acesso a informações, e só nas comunicações, um aumento de 400% na eficiência porque as equipes eliminaram dos processos colaborativos os atrasos e a confusão.

Áreas de trabalho personalizadas por função com o WorkApps

Um dos modos pelos quais Mondeau e seus colegas conseguiram simplificar a comunicação foi ao aproveitar o WorkApps do Smartsheet. Com o WorkApps, Mondeau e a equipe conseguiram criar facilmente aplicativos intuitivos móveis e da web que podem incorporar ativos do Smartsheet e recursos externos, como os painéis do Tableau ou o Google Docs sem escrever uma única linha de código. McCorvey está usando o WorkApps para criar áreas de trabalho definidas por função, desenvolvidas para simplificar o acesso apenas às informações que fabricantes, empreiteiros ou até mesmo clientes precisam para fazer seus trabalhos.

“Como o uso que fazemos do Smartsheet cresceu exponencialmente, tivemos feedback dos funcionários sobre o fato de ele ser um pouco difícil de navegar”, afirma Mondeau. “Com o WorkApps, queremos ver se conseguimos mudar a interface da experiência para uma abordagem mais simples baseada em aplicativo e introduzir elementos das operações de nossa empresa que estão atualmente fora do Smartsheet.”

Mondeau afirma que o construtor de aplicativos do WorkApps é “extremamente fácil de usar”, e sua flexibilidade para compartilhamento e apresentação de informações é tão boa quanto a do Dynamic View. Ele criou aplicativos para funções de trabalho, como planejamento de viagens e oficina de fabricação. Com permissões definidas pela função, o aplicativo de viagens permite às pessoas verem suas próximas viagens e os itinerários, enquanto os gerentes podem visualizar as agendas de seus subordinados diretos, mas não as informações pessoais, como endereço residencial ou número de ID. Os membros da equipe de oficina de fabricação podem ver especificações das peças nas quais estão trabalhando sem ter que passar por colunas com informações sobre envio ou outros detalhes usados pelas equipes de compras ou vendas.

A interface simples ajuda os novos contratados, os empreiteiros ou os parceiros a encontrar rapidamente o que precisam, não é necessária nenhuma experiência com o Smartsheet. E como a McCorvey pode incorporar sua própria marca e suas cores no WorkApps, os aplicativos são uma experiência feita sob medida de ponta a ponta.

“É uma interface limpa e agradável para que os usuários entrem e façam seus trabalhos sem ter que abrir guias em um novo navegador ou aplicativos diferentes”, afirma Mondeau. “É simples assim: essa é sua área de trabalho. Você não navegará por pastas de 100 projetos para encontrar as informações necessárias. Você tem somente as visualizações que são pertinentes à sua função”.

Descoberta e aprendizado com especialistas dentro da empresa

A McCorvey não apenas economizou tempo e dinheiro implementando o Smartsheet, ela deu voz às pessoas que têm anos de experiência na organização. O empenho para capturar e padronizar as melhores práticas levou os gerentes às pessoas que têm experiência e insight excelentes para oferecer.

“Desde que começamos o treinamento e a criação dessas ferramentas, identificamos funcionários que têm experiências que ninguém sabia”, afirma Mondeau. “Isso realmente nos permitiu descobrir novos especialistas ou/e avaliar e implementar ideais mais recentes. Temos pessoas que estão trabalhando em construção há 50 anos que dizem, ‘eu gostaria de experimentar, ajude-me a colocar minhas palavras no papel, em uma planilha ou em um banco de dados e desenvolver isso’. Ele gerou essa inovação e revelou pessoas que são realmente apaixonadas pelo que estão fazendo e querem se dedicar à empresa”.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.