McLaren Racing acelera as operações de marketing com o Smartsheet e o Brandfolder

No mundo acelerado das corridas de Fórmula 1, cada milissegundo conta. Com um calendário apertado com 22 corridas e oito eventos importantes em 2022, a McLaren Racing está constantemente procurando maneiras de aumentar a eficiência, tanto na pista quanto fora dela.

Acelerando com a automação

Para aumentar a eficiência do fluxo de trabalho, a McLaren se uniu à Smartsheet. O primeiro passo foi criar um mapa estratégico das principais atividades de marketing em que a McLaren desejava focar. Com milhões de fãs em todo o mundo, a equipe da McLaren precisava de coordenação e comunicação eficazes.

“Para conduzir ao sucesso, o processo é vital”, afirma Stuart Robinson, especialista sênior de marca da McLaren Racing. “Ele fornece uma linha de base padrão para a forma como trabalhamos em outras equipes. Trabalhando em estreita colaboração com a organização de corridas, em particular serviços e marcas, precisamos garantir um processo rigoroso para assegurar que nada seja perdido.” Ter ferramentas como o Smartsheet ajuda a manter a relevância desses processos vitais.

Caso em questão: coordenação de reservas de carros de exposição. “Os carros de exposição são fundamentais para apresentar a marca McLaren e são enviados para todo o mundo, seja para a ativação de um parceiro ou para um evento da MTC. A demanda por eles é constante”, explica Jessica Tomkins, analista técnica da McLaren Racing. “Portanto, simplificar o processo é muito importante para nós.”

Antes de usar o Smartsheet, o processo de reserva de carros de exposição era muito manual. A logística de preparação e movimentação de carros de exposição é complexa, sendo a marca, o pessoal, a segurança e a expedição apenas algumas das considerações. Era importante ver como isso poderia ser simplificado para garantir que todas as informações necessárias fossem disponibilizadas antecipadamente para reduzir o tempo de processamento e avançar com as reservas confirmadas. Hoje, a McLaren conta com formulários do Smartsheet. Os parceiros preenchem uma solicitação de reserva de carro de exposição com todas as informações necessárias e a equipe de marketing é notificada imediatamente. A equipe também recebe alertas automatizados quando um evento está chegando, o que significa que funcionários e partes interessadas externas agora podem se atualizar sobre o status de cada item.

“Levar o processo de reserva de carros de exposição para o Smartsheet foi imensamente transformador para a equipe”, compartilha Tomkins. “Antes, era um processo trabalhoso. O Smartsheet nos permitiu agilizar o processo, para que todos tenham visibilidade. Isso é importante para nós, como uma equipe enxuta, porque precisamos trabalhar rápido.”

Capturando a emoção do dia de corrida

Os fãs da McLaren, parceiros e a mídia dependem da equipe de conteúdo digital da McLaren para receber imagens dos pilotos, do pessoal da equipe, da montagem da garagem e da ação na pista o mais próximo possível do tempo real para poder aproveitar os momentos que acontecem ao longo de um fim de semana de corrida. Por causa disso, ao longo de um fim de semana de corrida, a equipe McLaren envia, cataloga e distribui imagens constantemente. Embora os ativos sejam digitais, eles eram gerenciados manualmente. A equipe de marca da McLaren analisava as imagens antes de carregá-las em pastas de ativos enquanto as classificava para diferentes partes interessadas. Às vezes, as fotos demoravam vários dias para chegar aos parceiros da McLaren, quando a emoção do dia de corrida havia acabado. 

Esse processo multifacetado foi simplificado quando a McLaren adotou o Brandfolder do Smartsheet. Usando inteligência artificial (IA) e aprendizagem de máquina, as imagens carregadas agora são classificadas automaticamente com base no reconhecimento do logotipo. Os ativos são classificados e catalogados assim que são armazenados, o que torna as imagens da corrida disponíveis em minutos, em vez de dias. A equipe de marketing, os parceiros e a mídia podem facilmente encontrar e publicar fotos de alta qualidade do dia da corrida em seus canais digitais, permitindo que eles interajam rapidamente com os nove milhões de seguidores da McLaren no Instagram.  

“A integração do Brandfolder transformou significativamente nossos recursos de gerenciamento de ativos”, compartilha Jessica Tomkins, analista técnica da McLaren Racing. “Podemos economizar o tempo de nossa equipe para nos concentrarmos em qualidade em vez de quantidade, melhorando a experiência dos fãs.”

O software de gerenciamento de ativos digitais oferece acesso mais fácil a solicitações de captura de conteúdo específicas de parceiros. Cada parceiro recebe uma coleção dedicada, que inclui uma biblioteca com curadoria automática de imagens relevantes para suas campanhas de marketing. Isso evita que a equipe da McLaren crie várias pastas e use várias plataformas de transferência para compartilhar conteúdo com os parceiros.  A McLaren agora também pode ver quais são as fotos mais populares da biblioteca, o que ajuda a equipe de conteúdo a saber onde concentrar seus esforços durante sessões de fotos ou finais de semana de corrida, economizando tempo e gastos com marketing. “O Smartsheet nos permitiu otimizar nossos processos de fluxo de trabalho em torno de conteúdo e distribuição, permitindo-nos fornecer aos nossos parceiros uma usabilidade aprimorada, resultando em economia de tempo em todo o nosso ecossistema”, explica Tomkins.

Com o Brandfolder, a McLaren também melhorou o gerenciamento de suas imagens de arquivo. A equipe migrou mais de 90 TB de imagens antigas de discos rígidos físicos para o Brandfolder, como imagens de Ayrton Senna, Mika Hakkinen e da antiga fábrica do Centro de Tecnologia McLaren, o que tornou os arquivos facilmente pesquisáveis e detectáveis. A mudança acabou dando uma segunda vida a esses ativos.
 

Caminho rápido para o futuro

A metodologia de trabalho ágil da McLaren é adequada para maximizar tudo o que o Smartsheet tem a oferecer, permitindo que a empresa otimize o uso de ferramentas e se torne mais eficiente. 

Ao passar para o Smartsheet, pudemos ver o impacto imediatamente.  Quer você esteja no departamento de comunicação ou trabalhando na equipe de eventos, todos têm um documento central, trazendo alta visibilidade para toda a equipe, aumentando a eficiência em nossos processos”, observa Tomkins.

Ter uma ferramenta unificada também permite que a equipe realize eventos e campanhas de marketing mais tranquilas. O lançamento de equipe é um exemplo disso. Para a temporada de 2022, a McLaren lançou pela primeira vez quatro novos carros em cada uma de suas séries de corrida (Fórmula 1 da McLaren, IndyCar, Extreme E e a equipe McLaren Shadow eSports) simultaneamente. “Os lançamentos de carros envolvem todas as áreas da equipe, exigindo vários fluxos de trabalho e forte coordenação”, explica Tomkins. “Construir nossa solução de lançamento de carros no Smartsheet trouxe visibilidade para cada um desses fluxos de trabalho por meio de uma planilha dinâmica. Também nos permitiu, pela primeira vez, rastrear e gerenciar centralmente as 800 solicitações de ativos. Isso agilizou muitos dos nossos processos.”

No futuro, a empresa trabalhará para otimizar ainda mais o Smartsheet no marketing. “Planejamos expandir a área de trabalho do Smartsheet para abranger todas as áreas de gerenciamento de campanhas em nossas principais iniciativas de marketing em 2023”, diz Matt Tanner, chefe de campanhas de marketing da McLaren Racing.

"Quando alcançamos o sucesso, alcançamos o sucesso juntos", afirma Robinson. "Todos na McLaren têm um papel a desempenhar quando se tem sucesso nas pistas, quer seja no estúdio, entregando a melhor decoração do grid, quer seja participando de grandes atividades nas parcerias."

Para manter esse ritmo, a McLaren deseja trazer mais de seus processos para o ecossistema Smartsheet e fazer uso extensivo de formulários e automação de fluxo de trabalho. Algumas áreas em que a empresa se concentrará serão a gestão de eventos e hospitalidade, bem como o gerenciamento de ativos e logística. Equipada com as ferramentas certas, a McLaren está preparada para futuras solicitações de parceiros e requisitos de recursos.