A Achievan, parceira da Smartsheet, permite que o Mosaic Transit Group agilize a construção ao mesmo tempo que protege a saúde e a segurança do trabalhador

O Mosaic Transit Group, uma parceria de empreendimento conjunto da ACS Infrastructure Canada Inc., Aecon Group Inc. e CRH Canada Group Inc., precisava agilizar a colaboração e a comunicação das equipes de construção civil que estão construindo uma ferrovia de veículos leves sobre trilhos de 11 quilômetros (6,8 milhas) em Toronto, Ontario. Diante da disseminação da pandemia do COVID-19, a empresa precisou repensar sua dependência do papel e da comunicação face a face e, ao mesmo tempo, manter o mais alto nível de qualidade do trabalho e de conformidade regulatória. O Mosaic Transit Group colaborou com a Achievan, Parceira Platina da Smartsheet, para implementar o Smartsheet a fim de possibilitar a comunicação em tempo real nos trilhos e nos canteiros de obras remotos, melhorando a geração de relatórios e a visibilidade.

“Logo reconhecemos que o Smartsheet nos forneceria a flexibilidade para personalizar nosso projeto, nossa estrutura organizacional, nossos cargos, independentemente do fluxo de trabalho que tivéssemos”, conta Ross Bain, gerente de planejamento de operações do Mosaic Transit Group. “Se pensamos em um problema, podemos resolver grande parte dele com o Smartsheet só de entender como as diferentes ferramentas se combinam.”

A comunicação clara é um desafio quando as equipes de trabalho estão espalhadas em um corredor de ferrovias de veículos leves sobre trilhos. Para o projeto Finch West LRT, um projeto da Metrolinx no Noroeste de Toronto, o Mosaic Transit Group queria um único local de informações sobre o status do projeto, requisitos de segurança e regulatórios, questões de orçamento e outros desenvolvimentos. Embora a construção fosse considerada essencial, as medidas de quarentena implementadas para prevenir a contaminação por COVID-19 exigiram que mais pessoal administrativo, profissional e técnico fosse para o home office, aumentando potenciais barreiras à comunicação.

O Mosaic Transit Group e a Achievan colaboraram para implementar o Smartsheet em uma grande variedade de departamentos. A Achievan reconheceu que os desafios que o Mosaic Transit Group estava enfrentando incluíam vários canais de comunicação, sobrecarga de e-mails, sobrecarga administrativa, atraso em aprovações e visibilidade limitada a vários fluxos de trabalho. A parceira trabalhou com o Mosaic Transit Group visando a melhorar o gerenciamento do trabalho em todos os departamentos com soluções como oportunidades de segurança e KPIs, revisões de projeto, agendamento antecipado, comissionamento, inspeção e qualidade e avaliações ambientais, além de digitalizar formulários em papel e incorporar assinaturas eletrônicas.

“Como resultado do nosso trabalho, agora a equipe do Mosaic coleta dados em tempo real de canteiros de obra ao longo de 11 quilômetros e os usa para a triagem, atribuição e adoção de ações e decisões apropriadas”, relata Amin Panjwani, sócio-administrador da Achievan. “O projeto padronizou o monitoramento e o relatório em toda a organização, incluindo painéis que fornecem insights práticos e transparência.”

“A Achievan provou ser uma parceira valiosa na implementação do Smartsheet”, elogia Bain. “Ofereceu suporte para nós por uma combinação de workshops, sessões de treinamento, assistência remota e desenvolvimento fora do local. Nós os desafiamos com solicitações não convencionais, para as quais encontraram soluções criativas e se superaram na resolução dos nossos pontos problemáticos. Não poderia pensar em ninguém mais para nos ajudar com nossa implementação.”

A flexibilidade da plataforma tem ajudado diferentes equipes a construir soluções que atendam a suas necessidades únicas de forma rápida e fácil.

“Para mim, o recurso mais atraente do Smartsheet é a capacidade de personalizar”, conta Bain. “Ele permite configurar quantas camadas, estruturas, fluxos de trabalho ou orçamentos precisarmos. Uma vez que entende como o sistema funciona, você começa, literalmente, de uma planilha vazia e, muito rapidamente, cria algo que pode ser usado em toda a organização.”

Acelerando reuniões com informações em tempo real

Um dos requisitos mais importantes de um grande projeto de construção civil é a conformidade regulatória. O Smartsheet captura detalhes de projetos em tempo real por meio de painéis em tempo real, portanto, as equipes de saúde e segurança podem confirmar os requisitos das listas de verificação e resolver potenciais problemas de segurança imediatamente.

“Ele nos ajuda a ter todas as informações em uma única área, porque são muitas reuniões”, conta Stephen Agla, gerente de saúde e segurança do Mosaic Transit Group. “A gerência sênior das três empresas respectivas querem ver informações instantâneas, o que está acontecendo no canteiro de obras. Com os painéis, temos essa visibilidade. Podemos monitorar o alinhamento com nossos processos de auditoria e verificar se há lacunas. Em vez de ir até cada canteiro de obras e olhar os quadros de segurança, uma prática arcaica, podemos ver todas as informações sentados em um local.”

Simplificando verificações diárias para proteger a saúde do trabalhador

Para proteger a saúde dos trabalhadores durante a pandemia da COVID-19, o Mosaic Transit Group implementou um sistema de triagem on-line que envia um formulário a funcionários no canteiro e em home office todas as manhãs. As respostas alimentam diretamente uma planilha onde os gerentes e a equipe de segurança podem ver o status de segurança de cada trabalhador presencial e remoto.

“Precisamos entender quem está onde. A pessoa está só trabalhando de casa ou está em isolamento porque ela ou alguém que ela conhece esteve em contato com um caso confirmado de COVID-19?”, relata Bain. “É importante, para nós, saber quem está apto para o trabalho e quem não está e o que podemos fazer para ajudar a pessoa.”

Usando o aplicativo móvel para deixar o trabalhador em campo mais seguro e eficiente

À medida que a obra avança na linha ferroviária, os trabalhadores precisam de uma forma de receber os dados e recursos de que precisam sem acessar laptops ou um escritório central. Os gerentes de saúde e segurança que trabalharam em home office durante a pandemia devem fazer visitas periódicas aos canteiros de obras. Informações atuais permitem que passem o mínimo tempo em contato com os colegas. O aplicativo móvel fornece todos os dados necessários.

“Quando vou aos lugares, enquanto ainda estou no meu veículo, abro o aplicativo móvel para ver quantas pessoas estão naquela área” , diz Agla. “Também o utilizo para preencher meus relatórios de oportunidades de segurança e coisas do tipo. Acho que esse é o maior benefício e todos podem fazer isso em campo.”

O Smartsheet também agiliza o treinamento em segurança e processos de novos funcionários. As planilhas monitoram quem concluiu os treinamentos e as certificações necessárias para as funções individuais e agilizam o agendamento de espaço limitado de salas de aula da empresa.

Economizando tempo e esforço para o trabalho mais importante

Agla afirma que o Smartsheet ajudou a melhorar notificações de quase acidentes e a agregação de dados de vários canteiros de obras para identificar problemas que pedem repetição de treinamento, novos processos ou outras soluções estratégicas. Complementos como o aplicativo Pivot simplificam a captura de dados dos registros de milhares de inspeções, permitindo a análise e o planejamento estratégico. Além disso, a documentação abrangente garante que o Mosaic Transit Group esteja totalmente preparado para inspeções e auditorias regulatórias.

“O Smartsheet liberou meu tempo para que eu possa me concentrar nas minhas prioridades, reduzindo o tempo exigido em funções administrativas de saúde e segurança”, relata Agla. “A saúde e a segurança dos nossos funcionários é a maior prioridade, e esses documentos em segundo plano são adicionados à diligência minuciosa da nossa equipe de supervisão, às equipes executivas e às empresas parceiras.”

À medida que o projeto progride, o Smartsheet pode diminuir a carga de trabalho das equipes de construção civil que preferirem se concentrar no concreto e no vergalhão, não em gráficos e relatórios. Agla afirma que isso pode gerar melhorias de processos e eficiências logo após a conclusão da obra do VLT.

“O setor de construção civil não confia em nada de primeira, sempre é preciso provar que funciona”, conta Agla. “Com este projeto, as grandes empreiteiras de construção em geral estão sendo expostas ao Smartsheet neste exato momento. Felizmente, as pessoas podem levar isso aos próprios grupos e ver que talvez não precisem fazer os executivos se deslocarem toda semana, porque podem ver informações instantâneas na própria mesa de trabalho.”