A Oerlikon alcança maior agilidade e completa a visibilidade do portfólio com o Smartsheet

Com sede na Suíça, o grupo de tecnologia global Oerlikon fornece tecnologia de revestimento líder mundial para indústrias avançadas como automotiva, médica, ferramentas, têxtil e aeroespacial. Suas soluções abrangem materiais, equipamentos e serviços de revestimento, e a engenharia de plantas integradas de polímeros. A empresa emprega mais de 11.000 pessoas para fornecer seus produtos e serviços em 37 países.

Em 2018, a Oerlikon começou a expandir rapidamente seu portfólio de clientes. Essa mudança criou a necessidade de uma melhor priorização e gerenciamento de projetos. Anteriormente, a tomada de decisão em projetos era baseada em “quem grita mais alto”. A Oerlikon queria mudar para um processo transparente e objetivo de avaliação de projetos com base em seu valor comercial. A empresa então fez melhorias incrementais para preencher essas lacunas, a primeira das quais foi um processo de gerenciamento de demanda introduzido no final de 2018. Em 2019, o primeiro Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO) da Oerlikon foi estabelecido.

A transição do gerenciamento de projetos se sobrepôs a muitas outras transformações importantes na empresa. “A implantação global do SAP absorveu toda a capacidade de TI e negócios para projetos, criando uma luta interna por recursos. A frustração nos negócios apareceu, porque as pessoas não conseguiam o suporte de TI que precisavam ou mereciam”, confessa Aeschlimann. Isso solidificou a necessidade de uma forma mais estruturada e transparente de priorizar e gerenciar projetos. 

Depois de estabelecer o PMO, a Oerlikon percebeu que precisava fazer mais. “O próximo passo da empresa foi a implementação de um sistema global de controle de tempo para serviços e projetos de TI, que analisava dados em tempo real para avaliar o tempo gasto em projetos e tarefas. Com isso, todos os projetos podem ser priorizados com base em KPIs, um aspecto importante da estratégia geral da Oerlikon”, diz Mandy Aeschlimann, chefe de gerenciamento global de SAP e gerente de programa de TI SAP da Oerlikon IT Solutions. A equipe optou por colaborar com a Agile Management Experts (AMX), uma Parceira Platinum do Smartsheet com sede na Europa.

O novo sistema de controle de tempo foi implantado usando Smart Grid, conectando todos os serviços e projetos globalmente. Para acelerar a mudança, a Oerlikon precisava de uma plataforma de agregação de dados que pudesse facilmente ser adaptada e personalizada por conta própria. “A flexibilidade do Smartsheet foi um ponto tão positivo que decidimos usá-lo. Agora podemos fazer modificações sem precisar recorrer a um consultor todas as vezes, e isso é importante para nós”, diz Aeschlimann.

Melhor tomada de decisão e priorização

Para garantir um melhor alinhamento com a estratégia da empresa, os projetos de TI e negócios foram categorizados em três pilares: crescimento orgânico, eficiência e pessoas, e crescimento inorgânico (fusões e aquisições). Isso esclareceu como os projetos podem ser priorizados com base nos dados.

“Usamos o Smartsheet para criar nossos novos processos de revisão, aprovação e priorização de projetos de uma maneira amigável e conveniente para as equipes”, diz Julia Gummert-Loellke, chefe de gerenciamento de projetos e portfólio de TI da Oerlikon IT Solutions. Os modelos padronizados são os mesmos para qualquer gerente de projeto, portanto, todas as solicitações podem ser unificadas e revisadas usando critérios semelhantes.

Os projetos passam por um processo de demanda igual para todos, não importa de onde venham. “Não abrimos exceções e a priorização não pode ser manipulada. Ele é baseado em KPIs que indicam a eficiência com que o projeto suporta a estratégia da Oerlikon”, diz Gummert-Loellke.   

Transparência máxima com painéis em tempo real   

“Gerenciamos nossos relatórios por meio de painéis em tempo real no Smartsheet. Isso significa que não precisamos sentar e preparar relatórios manualmente todos os meses para apresentá-los ao nosso Comitê Diretor de TI”, acrescenta Aeschlimann. Isso permite que as equipes se concentrem em tarefas de maior valor agregado.   

“Todas as informações sobre o status e o orçamento de um projeto são consolidadas do início ao fim no Smartsheet. Isso nos dá uma visão abrangente e máxima transparência em todas as iniciativas e projetos baseados em TI globalmente”, diz Aeschlimann. Como resultado, cada linha de negócios sabe onde estão seus projetos em relação ao portfólio geral, enquanto a equipe de liderança pode acompanhar o progresso e os gastos em tempo real para informar suas decisões. Todos os dados coletados também ajudam os controladores a fazer estimativas de orçamento precisas para o próximo ano. 

O sucesso do projeto é algo que todas as partes interessadas comemoram, incluindo os parceiros de tecnologia. “Estamos felizes por ter ajudado a Oerlikon a transformar a forma como seus projetos são gerenciados, aumentando a transparência, reformulando a colaboração para melhor e oferecendo a todas as partes interessadas uma única fonte de verdade para qualquer tipo de informação”, declara Vlera Hetemi, consultora sênior de soluções da AMX Germany GmbH. “A equipe AMX trabalhou lado a lado nos escritórios da Oerlikon em Pfäffikon, Suíça, várias vezes para debater, reunir-se com diferentes partes interessadas e construir as soluções junto com os defensores do Smartsheet do lado da Oerlikon.”

Modelos para expandir a usabilidade

Como usuários avançados do Smartsheet, Aeschlimann e Gummert-Loellke ajudaram outros usuários a obter o valor máximo da plataforma. “Usamos modelos para nossos projetos, para que possamos orientar facilmente um portfólio ou extrair relatórios. Quando construímos novas soluções, recebemos apoio de consultores. Qualquer pessoa que já tenha feito um projeto conosco estará muito familiarizada com o processo e poderá iniciar um projeto no Smartsheet por conta própria”, diz Aeschlimann.  

“Um painel de modelo leva cerca de meio dia para ser configurado, é muito intuitivo. Todos os elementos já estão no Smartsheet, você só precisa adicioná-los. Depois disso, os dados são preenchidos apenas uma vez e os projetos são lançados automaticamente. Esse processo acelera a integração de pessoas contratadas externamente”, acrescenta Gummert-Loellke. 

Com o Smartsheet, a Oerlikon não apenas simplificou o gerenciamento de projetos e portfólios e ganhou visibilidade completa em vários projetos, mas também introduziu uma abordagem colaborativa e ágil para o gerenciamento de projetos. “A metodologia precisa de um ambiente adaptável que favoreça o feedback e a participação, e com o Smartsheet acho que conseguiremos exatamente isso”, conclui Aeschlimann.

Para mais informações sobre esta história, veja nosso caso de estudo.