A Overtime centraliza o gerenciamento de arquivos de vídeo e escala para o crescimento com Smartsheet e Brandfolder

A Overtime está criando uma rede e uma marca para a próxima geração de fãs de esporte. Com mais de 40 séries originais publicadas no YouTube, Snapchat e IGTV, a Overtime está criando experiências inclusivas e envolventes para fãs de esportes que desejam não apenas assistir aos jogos, mas terem uma conexão com os atletas. O Smartsheet e seus produtos premium, como WorkApps, Brandfolder, Dynamic View e Resource Management by Smartsheet, ajudam a Overtime a gerenciar de modo mais rápido e fácil grandes quantidades de conteúdo de vídeo e planejamento de trabalho em uma plataforma que está pronta para crescer com a rede.

“Estamos nos direcionando ao nosso público como parte da nossa família”, afirma Tanya Cuadra, gerente de produção sênior na Overtime. “Estamos realmente focando no que eles querem. Nós falamos com eles. Temos uma página VIP da Overtime na qual você pode se registrar e interagir com as pessoas que trabalham aqui e com diferentes atletas. Estamos levando isso um pouco mais além. Não somos apenas um conteúdo que passa enquanto você clica no controle da TV, somos realmente parte da sua vida”.

A função de Cuadra é supervisionar a logística para a equipe de vídeo, desde viagens a seguros, a compras e entrega de equipamentos. Os incêndios que ela apaga em um dia normal incluem preencher listas de funcionários para programas específicos, reportar sobre o desempenho de episódios de séries ou maratonas e capturar os comunicados de mídia importantes que são necessários antes que um vídeo possa ir ao ar. À medida que a Overtime adiciona pessoal e aprova novas séries, Cuadra tem exponencialmente mais detalhes para gerenciar sem diminuir o ritmo de trabalho.

“À medida que crescemos, queremos fazer desse crescimento uma transição fácil”, afirma Cuadra. “Temos feito isso nos últimos três anos e meio que estou aqui; estamos sempre correndo. Neste momento, gostaria de nos organizar para que, conforme continuamos com o crescimento que já vem ocorrendo, tenhamos processos sólidos para que todos possam se adaptar com muita facilidade”.

Uma das necessidades mais importantes da Overtime é um lugar único para gerenciar os arquivos de vídeo da série, com indicações claras de onde um corte está no processo de revisão e qual versão é a final e aprovada para publicação. A empresa usava anteriormente o Slope, que foi adquirido pela Smartsheet em 2019. Enquanto Cuadra decidia como lidar com essa transição, ela sabia que precisava de um sistema de gerenciamento de arquivos que pudesse ajudá-la a organizar o acompanhamento de grandes quantidades de informações, além de ser rápido para aprender e fácil de usar.

“Somos uma tonelada de mentes criativas se movendo muito rapidamente e precisávamos de um pouco mais de organização”, afirma Cuadra. “Precisávamos de algo que pudesse escalar conosco, onde pudéssemos ver todo o tempo do funcionário, com informações que se somam ao nosso orçamento e ter todos os nossos vídeos em um só lugar, em vez de ter que usar um pouco de cada.”

Cuadra e sua equipe estavam combinando várias ferramentas para organizar vídeo e logística, incluindo gerenciamento de arquivos no Slope e no Box, acompanhamento de informações no Google Docs e comunicação e atualizações por e-mail e mensagem de texto. A Overtime se orgulha de ser rápida (por exemplo, ter destaques do jogo cinco minutos após o apito final), mas era difícil atingir esse ritmo se não estivesse claro qual versão do arquivo puxar.

“Se formos a um jogo de basquete, teremos os destaques antes de todo mundo”, afirma Cuadra. “Não poder fazer upload de algo rapidamente, não conseguir encontrar o arquivo e garantir que é o certo prejudica o nosso negócio se não estamos lançando as coisas a tempo e somos mais lentos do que outras empresas por causa disso.”

A equipe de produção avaliou diversas plataformas de gerenciamento de projetos e arquivos. Muitas tinham recursos atraentes, como facilidade de uso ou uma estrutura robusta de upload e armazenamento. Mas apenas o Smartsheet combinou todos esses recursos com um programa de suporte ágil e profundo que colocou conselhos de especialistas e solução de problemas ao alcance de Cuadra a qualquer momento. E a versatilidade do Smartsheet significa que várias equipes da Overtime, incluindo finanças, RH, vendas e design, podem se beneficiar da plataforma, tornando-a econômica para uma startup.

Eliminando a confusão do gerenciamento de arquivos de mídia

Quando uma série recebe sinal verde, Cuadra configura uma área de trabalho de produção para ela no Smartsheet. Ela calcula orçamentos e sinaliza qualquer preocupação com custos, reúne formulários de liberação e outros documentos necessários e cria rastreadores para episódios, versões de arquivos de vídeo e ativos de mídia social. Os fluxos de trabalho automatizados direcionam as versões concluídas para a pasta da série correta e enviam atualizações para os painéis. O Brandfolder reduz o tempo e a confusão estabelecendo um único local para cada série e movendo automaticamente as versões dos arquivos para os locais corretos à medida que cada etapa do processo é concluída.

“Fazemos maratonas de todos os nossos programas, onde cada episódio é combinado em um”, afirma Cuadra. “Nesse caso, não queremos usar o corte final do YouTube porque tem o ‘próximo’ e o ‘anterior’ e todos os gráficos. Precisamos da versão bruta, sem gráficos e sem música, para que mais tarde, se quisermos reconstruir qualquer coisa, seja muito fácil. E conforme colocamos tags nos arquivos nas planilhas, essas colunas vão diretamente para o Brandfolder, então será mais fácil se quisermos puxar tudo para ‘Hello Newmans’ ou Julian Newman e ter tudo lá automaticamente”.

O Smartsheet captura todos os dados necessários para tomar decisões, desde visualizações e horas da equipe para cada episódio até análises de orçamento que mostram até que ponto uma série está gerando retorno em relação aos seus custos. Cuadra criou visualizações de painel que permitem que os executivos vejam o desempenho em toda a rede ou se aprofundem nos detalhes de programas específicos.

“Com os painéis, nosso CEO pode clicar e ver tudo, o que é incrível”, afirma Cuadra. “Sempre que nossos superiores se perguntam como está o desempenho de um programa tipo ‘Bunchie’, eles podem ver as análises das temporadas anteriores, como os orçamentos se comparam aos reais e quantas pessoas estão trabalhando nisso. Eles podem ver se vale a pena continuar produzindo um programa com o número de pessoas que está trabalhando nele e a quantidade de dinheiro que está gerando. Para eles, tudo isso é muito mais fácil de assimilar do que ter que estar em sete reuniões diferentes”.

Cuadra está implementando o Resource Management by Smartsheet para simplificar o processo de acompanhamento do tempo da equipe para a folha de pagamento e o planejamento de recursos. Ela costumava registrar o tempo de cada funcionário em uma planilha, com guias diferentes para cada semana e cálculo manual das horas gastas por programa. Frequentemente, seu colega de contabilidade apresentava números diferentes, forçando-os a voltar e resolver a discrepância. Agora, quando ela insere os dias de trabalho da equipe, os dados alimentam um calendário que mostra os números individuais da folha de pagamento, bem como os custos salariais por programa. Ela espera que os dados orientem as decisões sobre renovações de séries, atribuições de pessoal e contratação.

Colocando ordem em processos confusos

A primeira solução Smartsheet a ser implementada na Overtime foi um processo automatizado de locação e liberação de talentos. Antes do Smartsheet, Cuadra enviava pedidos de aprovação da filmagem do local e da aparição dos indivíduos em vídeo, mas não tinha um jeito centralizado de acompanhar quais pedidos haviam retornado e quais ainda estavam pendentes. Agora ela cria formulários de liberação padrão e uma planilha que rastreia todas as solicitações, então é fácil acompanhar as últimas permissões que impedem a colocação de uma série on-line.

“Eu realmente amo isso porque não estamos perdendo liberações”, afirma Cuadra. “Antes, eu perderia uma liberação, e nem teria sido eu quem pediu ao contato para assiná-la. Agora posso entrar e perguntar facilmente o que está acontecendo com uma liberação específica. Eu não diria que isso economiza tempo; agora, o que importa é que tudo está organizado onde antes era simplesmente uma verdadeira bagunça”.

Um dos benefícios mais importantes para a Overtime é o nível de suporte que o Smartsheet oferece. Cuadra afirma que onde outros provedores atribuem um único contato para a conta, o Smartsheet oferece uma equipe que vai ensiná-la a criar soluções específicas, verificar solicitações para ter certeza de que ela está obtendo o nível certo de funcionalidade para um produto e contatá-la proativamente quando recursos novos ou atualizados estiverem sendo lançados.

Uma equipe de suporte que permite um crescimento rápido

Cuadra está no processo de criação de WorkApps para oferecer áreas de trabalho personalizadas para cada funcionário. Os aplicativos incluem um painel personalizado, a “bíblia” de produção, listas de tarefas e links para tudo que os funcionários precisam com referência aos programas em que estão trabalhando. As visualizações personalizadas significam que os funcionários não precisam pesquisar em arquivos ou documentação fora de suas áreas de responsabilidade, economizando tempo e reduzindo o risco de sobrecarga ou extravio de informações.

“Ainda estou descobrindo como fazer com que funcione melhor para nossa equipe”, afirma Cuadra. “Mas tem sido divertido poder clicar em ‘Hello Newmans’ e ver todas os detalhes do programa em um só lugar, e então enviar para a equipe e dizer ‘é isso que vamos lançar em algumas semanas’. Eles já me mandaram mensagens de texto dizendo que estão muito animados”.

As soluções adicionais que Cuadra está planejando incluem o acompanhamento de dados da produção, como o tempo médio de edição de cada editor. Ela também está interessada em usar o recurso de upload de convidado no Brandfolder para facilitar o compartilhamento de vídeos dos produtores de vídeos de iPhone com os editores do programa. E como a amenização da pandemia de COVID-19 permite que os funcionários viajem mais, o aplicativo móvel Smartsheet fornecerá o status do projeto e os arquivos para aprovação quando não for conveniente conectar um laptop.

“O que é ótimo sobre o Smartsheet é que o processo de implementação está nos ajudando a criar modelos que podemos construir conforme crescemos”, afirma Cuadra. “À medida que obtemos mais canais, já temos um modelo de como nossos canais originais funcionavam e podemos crescer a partir daí. E temos uma ótima comunicação com o Smartsheet; então, se precisarmos de algo que nos ajude a passar para o próximo nível, podemos entrar em contato com eles. Nós realmente sentimos que temos o suporte do Smartsheet, mas também sabemos que conforme crescemos, seremos capazes de lidar com isso por conta própria”.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.