Pricer otimiza o trabalho em equipe e aumenta a produtividade com o Smartsheet

Fundada na Suécia em 1991, a Pricer AB é líder global em soluções digitais de ponta para lojas, ajudando mais de 18.000 lojas em mais de 70 países a melhorar o desempenho das lojas e a experiência de compra. No final de 2019, a empresa embarcou em uma jornada transformadora para criar uma solução de gerenciamento de projetos e programas que modernizasse seus fluxos de trabalho, promovesse o alinhamento da equipe e reduzisse a dispersão de conteúdo.

Simplificando o fluxo de documentos

Antes da transformação, muitos departamentos da Pricer estavam atolados em planilhas extensas e enterrados em e-mails emaranhados. Além disso, a falta de uma solução de colaboração padronizada interrompeu os fluxos de comunicação e informação. Tudo isso levou à desaceleração do projeto e à cooperação fragmentada.

“Precisávamos de uma ferramenta para apoiar o gerenciamento de projetos e programas porque estávamos sendo esmagados pelo peso de e-mails e arquivos em diferentes locais”, diz Giacomo Crucinio, Chefe de Serviços Profissionais da Pricer. “Sempre quisemos ter um sistema de gestão documental porque, quando fazemos instalações, os clientes precisam verificar o que fizemos. Para cada parte do projeto, temos vários documentos, que antes eram controlados manualmente com caneta e papel.” Pricer recorreu ao Smartsheet e ao Platinum Partner AMX. 

“Todo mundo trabalhava com planilhas e, por isso, procurávamos uma maneira de reunir todas as planilhas e agrupar todas as informações em nível de país, nível de conta e nível executivo. Este terceiro nível nos daria uma visão de gestão do programa com uma lista de todos os projetos que destacam os que estão sendo executados ou atrasados”, explica Crucinio. “Então, foi isso que fizemos usando o Smartsheet como base para construir uma plataforma patenteada de gerenciamento de projetos chamada ProMETEOS.” 

“Nosso sistema começa com o Control Center e a configuração multicamada, que permite a distribuição de todos os dados e detalhes em uma visualização multicamadas”, continua Crucinio.

A plataforma oferece painéis dinâmicos com informações baseadas na função e nos privilégios de um usuário. Cada funcionário e terceirizado só pode acessar as informações necessárias para concluir seu trabalho, o que ajuda a garantir a segurança dos dados. Além disso, manter todos atualizados com os painéis gera uma economia significativa de tempo.

“Nossas reuniões de projeto costumavam levar pelo menos uma hora. Hoje, duram 20 minutos porque podemos analisar juntos todas as informações disponíveis nos painéis”, diz Crucinio.

"O que conseguimos ao construir o ProMETEOS foi uma solução de gerenciamento de projetos vinculada ao processo, de modo que cada etapa envia mensagens quando uma tarefa deve ser executada e o sistema acompanha o status do projeto. Não há mais necessidade de manter o status mais recente em mente, pois ele será encontrado no Smartsheet a partir de agora", observa o Consultor de Soluções da AMX, Victor Broberg.

Trabalhando de forma mais inteligente com automação

A solução usa interfaces abertas de programação de aplicativos (APIs) para integração com sistemas de terceiros, como Salesforce e Microsoft Teams. Isso resulta em melhorias de produtividade, como explica Crucinio. “Queríamos revisar os dados da conta em nosso SalesForce, especialmente em relação a detalhes que podem ter mudado ao longo dos anos. Tivemos a ideia de baixar dados para o SmartSheet e isso permitiu que nossa equipe de pedidos encontrasse e resolvesse inconsistências em um dia, em vez de um mês.”

A equipe de pedidos também se beneficia de fluxos de trabalho automatizados que padronizam tarefas e ajudam a eliminar erros, levando a um processamento de pedidos mais rápido e eficiente. “A plataforma foi integrada ao nosso sistema de gerenciamento de pedidos para buscar os dados do pedido. Quando os trabalhadores de campo entram na loja e fazem a contagem dos produtos, comparamos os produtos necessários na loja com os do pedido. Se ocorrerem discrepâncias, a equipe de pedidos é automaticamente notificada”, diz Crucinio.

A Pricer também aproveita o Smartsheet para desenvolver projetos menores adaptados a equipes específicas. Um exemplo é uma ferramenta de RH recém-lançada, a Pricer People. Ela gerencia todas as interações com funcionários novos, existentes e transferidos.

“Usando fluxos de trabalho automatizados, podemos trocar informações rapidamente. Quando enviamos um contrato que precisa ser assinado e devolvido, economizamos tempo na verificação. Colocar tudo no Smartsheet reduz o tempo de processamento do contrato em 60%”, explica Crucinio.

O Smartsheet também potencializa as atividades de Serviços Profissionais. “Antes, todos os pedidos chegavam por e-mail ou telefone”, descreve Crucinio. “Usando o Smartsheet, construímos uma solução que coleta todas as solicitações por meio de um portal interno. Eliminamos todas as solicitações de atividades por e-mail e mantemos todos os detalhes em um só lugar.” A solução usa lógica condicional que mostra ou oculta campos específicos com base na seleção dos campos anteriores pela pessoa. Isso ajuda a garantir que a pessoa responda apenas às perguntas relevantes para o envio. Além disso, alguns valores podem ser pré-carregados do HTML básico. Tudo isso simplifica o preenchimento de formulários e economiza ainda mais tempo.

Juntando-se à busca para alcançar mais

A Pricer continua sua busca por metas de produtividade com o Smartsheet ao alinhar todos, trabalhar com eficiência e eliminar atritos de comunicação. A jornada é contínua, com novos projetos surgindo constantemente.

Atualmente, a empresa está trabalhando na integração do DocuSign para agilizar a aprovação de documentos com assinaturas digitais.

“A DocuSign oferece confiança e estrutura no fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos, permitindo que todas as partes interessadas tenham uma visão clara do processo e forte controle sobre os documentos”, menciona Crucinio.

“A melhor parte do Smartsheet é que você pode encontrar um terreno comum com qualquer pessoa que use fluxos de trabalho, fórmulas e formulários para criar soluções corporativas”, resume Crucinio. E a Pricer está usando esse potencial ao máximo para elevar a experiência de trabalho de seu pessoal.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.