A Quiddity permite que os clientes economizem milhares de horas por ano, fornecendo serviços comerciais eficientes através do Smartsheet

Jasmin Romic sabia que era hora de lançar um novo negócio quando percebeu que o departamento financeiro de 2 a 3 pessoas em sua empresa familiar de construção estava realizando o mesmo volume de trabalho que a equipe de 10 pessoas na empresa de tamanho semelhante de um amigo. Ela e sua irmã fundaram a Quiddity inicialmente com a missão de trazer às pequenas e médias empresas (PMEs) o mesmo suporte profissional e eficiência que as corporações desfrutam para maximizar o valor potencial de uma organização de qualquer tamanho. 
    
"Uma pessoa pode abrir um negócio com pouquíssimas barreiras e com pouquíssimo treinamento, mas tem a obrigação legal de se informar sobre suas obrigações ou então fazer uma contratação para um cargo chave e se beneficiar apenas com a soma de sua experiência individual", diz Romic. "E há casos em que se cria pouco impacto ou valor apesar de se trabalhar arduamente. Acredito que todas as empresas precisam de suporte profissional com experiência mais ampla, em todos os departamentos, aproveitando pessoas que entendam do seu ramo. Estamos entregando a estrutura que possibilita aos nossos clientes o controle financeiro de seus negócios, aproveitando a tecnologia e as soluções e buscando meios de apoiar as empresas a criar operações escaláveis."

A Quiddity usa o Smartsheet para automatizar processos de negócios, simplificar o trabalho diário, reduzir riscos e padronizar e documentar as tarefas de todos na empresa. A plataforma é crucial para a missão da empresa de alavancar soluções de tecnologia e software para ajudar as PMEs a criar operações escaláveis e organizações maiores a otimizar o processo para o próximo estágio de crescimento. O Smartsheet moldou a interação com os clientes e a operação dos negócios, permitindo desempenho eficiente e melhoria contínua. 

"Uma empresa pesquisa e desenvolve PI nas áreas de sua oferta de produtos, mas à medida que um negócio cresce e se expande, o departamento financeiro precisa crescer junto, e os departamentos financeiros que administramos vêm com PI agregado", diz Romic. "Agora que as pessoas estão trabalhando muito mais em casa, ter uma equipe financeira dentro do escritório não é mais necessário. Mas ainda é muito importante encontrar esse conhecimento e uma solução para a qual você possa delegar uma função com a tranquilidade de que o trabalho será entregue com um alto padrão de qualidade para atender às necessidades da organização em crescimento."

Padronização para permitir escala e inovação 

Romic compartilhou três das maiores histórias de sucesso do Smartsheet da Quiddity no ENGAGE APAC. A primeira é um documento de escopo mestre interno que automatiza o ciclo de vida do cliente com fluxos de trabalho e dependências que garantem que todos os detalhes sejam abordados. As informações fluem das vendas por meio de integração, operações e entrega e gerenciamento de qualidade; há até mesmo uma maneira padronizada de gerenciar a integração e saída de clientes e funcionários.

O documento de escopo principal usa o Dynamic View para compartilhar informações aplicáveis com os clientes em um formato fácil de usar. Romic diz que uma das funções mais importantes do documento é permitir um desempenho consistente e uma transferência eficiente de informações, mesmo quando os membros da equipe fazem a transição para outras funções. 

"O impacto disso em nossa organização é absolutamente fenomenal em vista do nível de visibilidade e controle em comparação ao custo administrativo de execução", diz Romic. "Juntamos o que estamos fazendo no Smartsheet, as listas de tarefas automatizadas e centralizadas, os lembretes e os recursos de controle que o Smartsheet incorporou, além do nosso sistema de tíquetes, para gerar uma visibilidade completa sobre o que está acontecendo na organização. As listas de tarefas das pessoas são todas automatizadas, mas isso não diminui a possibilidade de usar a criatividade para alterar ou melhorar as tarefas que compõem sua função. Na verdade, isso disponibiliza ainda mais tempo para os funcionários serem criativos, porque eles não ficam sobrecarregados com a carga administrativa de reuniões para alocar trabalho. Como empresa, conseguimos manter os fluxos de trabalho para cada função, já que os melhores funcionários podem nos deixar um dia. O mais benéfico é a capacidade de ver instantaneamente o custo de cada tarefa e poder avaliar se o benefício supera o custo. Essa solução visa remover o trabalho de preenchimento, simplificar as transições de função, otimizar o impacto de cada função e ser estratégico sobre a maneira como reduzimos os custos de administração à medida que a empresa cresce."

Resolução de desafios financeiros antes que eles se tornem dívidas incobráveis 

A Quiddity usa o Smartsheet como base para uma solução de gerenciamento de devedores para um cliente que lidava com centenas de milhares de dólares por ano em dívidas incobráveis. Os sistemas de software tradicionais do cliente limitavam a supervisão e o gerenciamento dos problemas da conta do cliente, dificultando a tomada de medidas e a solução de problemas antes que eles chegassem ao estágio de cobrança e inadimplência. A equipe da Quiddity reconheceu que um sistema claro de alertas e comunicações poderia tornar o gerenciamento de contas proativo em vez de reativo. Para trabalhar em conjunto com o cliente de forma eficiente, eles precisavam de uma solução que pudesse centralizar a comunicação em uma plataforma, e o Smartsheet tinha a agilidade e os recursos de fácil utilização que se encaixavam no projeto.

"Não é eficiente enviar e-mails de escalonamento para um gerente ocupado quando uma conta de cliente está atrasada e em risco; é um desafio para qualquer pessoa priorizar um alto volume de comunicação em uma caixa de entrada abarrotada", diz Romic. "Não havia visibilidade para rastrear todas as comunicações enviadas ou atribuições para respondê-las. Usando o Smartsheet, podemos escalar uma conta em atraso atribuindo a linha de conta do cliente que inclui o histórico à pessoa certa, e todos podem ver qual é o próximo passo. Se sua lista estiver em branco, então você concluiu as pendências; se sua lista contém algo, então ela é executável."

A Quiddity criou uma solução Smartsheet que permite que gerentes de vários departamentos visualizem e atuem com antecedência em relação aos dados do devedor. Ela melhora a colaboração interna e promove uma abordagem sistematizada e estratégica para cobranças e comunicação com os clientes para prevenir potenciais problemas de crédito. As atualizações de dados em tempo real na solução Smartsheet ajudam a responder aos clientes rapidamente e ver o andamento das cobranças.

"Conseguimos desenvolver a solução à medida que avançávamos, adicionando melhorias potenciais conforme elas se apresentavam e os processos evoluíam devido à natureza flexível do Smartsheet", diz Romic. "Compare isso com a contratação de desenvolvedores para criar uma solução. Quanto tempo levaria o desenvolvimento e a manutenção? Precisamos da capacidade de nos adaptar às oportunidades que identificamos ao lançar uma solução. Trata-se de aproveitar continuamente as informações disponíveis para melhorar nossa operação, nossa eficiência, nossa agilidade; tudo é mensurável."

Romic diz que a solução de gerenciamento de devedores motivou a equipe de cobrança e transformou os resultados da cobrança do cliente. Hoje, apenas uma pequena porcentagem das dívidas está acumulando de mês para mês e as dívidas incobráveis estão sendo reduzidas em mais de 80% em relação aos anos anteriores.

Integração de plataformas para impulsionar os negócios de uma startup 

Com o Smartsheet, a Quiddity desenvolveu uma solução completa de operações para uma startup cujo modelo de negócios envolve o arrendamento de ativos de curto prazo em vários estados. O cliente não tinha orçamento para software personalizado, então a Quiddity trabalhou com ele para criar uma solução Smartsheet que conecta as equipes de finanças e operações para agilizar o pagamento de contratados, faturamento, aluguel e rastreamento de receita, agendamento de contratados e agendamento de ativos. 

A solução integra o Pipedrive CRM do cliente com o Smartsheet por meio do conector do aplicativo Zapier, alimentando dados no Smartsheet, que automatiza os fluxos de trabalho passo a passo para facilitar o processo de locação e instalação de ativos. 

Os compromissos de instalação e a disponibilidade do contratado são gerenciados por meio do recurso de calendário do Smartsheet. Os empreiteiros recebem informações do trabalho em seus dispositivos móveis, com fotos dos ativos, validação de endereço do Google, listas de verificação de qualidade condicional e assinaturas eletrônicas gerenciadas por meio do Appsheet e integradas ao Smartsheet. A Quiddity conseguiu criar a solução rapidamente e sem atrasos e custos adicionais de contratação de um desenvolvedor de aplicativos para fazer isso por eles. A solução atende às necessidades de todos os departamentos, incluindo o financeiro.

"Em poucos minutos, é possível criar um formulário na web e compartilhá-lo com um cliente ou usuário final e começar a coletar informações de forma eficiente; isso tem um impacto positivo na reputação porque você opera de forma inovadora e os benefícios para uma organização são duradouros", diz Romic. 

"Quando você consegue aproveitar uma tecnologia como essa e tem o know-how para utilizá-la para resolver problemas cotidianos, melhorar a eficiência dos negócios de seu cliente e torná-la tão simples, fácil e perfeita para eles que eles se tornam dependentes dela, você quase se torna sinônimo de solução."

Processos robustos executados sem a vigilância de um líder

Com o Smartsheet, a Quiddity pode avançar os negócios com menos desperdício de tempo, esforços desnecessários ou comunicações fragmentadas. Os processos automatizados podem ser replicados e adaptados às novas necessidades de entrega consistente de serviços. 

Romic diz que o valor real da solução é que ela permite que a equipe de liderança se concentre em objetivos mais estratégicos e permaneça entusiasmada com a direção da empresa. Para a maioria dos líderes, poder delegar com confiança e sensação de segurança é vital para o crescimento de uma organização.

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.