A Special Olympics constrói uma comunidade em todo o mundo com maior visibilidade e colaboração por meio do Smartsheet

A visão da Special Olympics International é fornecer habilidades e oportunidades a crianças e adultos com deficiência intelectual, não somente através dos esportes com os quais muitas pessoas estão familiarizadas, mas também treinamento de liderança, iniciativas de saúde e um senso de comunidade. O Smartsheet ajuda a Special Olympics a integrar dados e comunicações de projetos em um local centralizado, ao mesmo tempo em que fornece visibilidade para os líderes e para toda a organização. 

"Estamos economizando tempo, dinheiro e mão de obra", diz Laura Jones, diretora de gerenciamento de projetos da Special Olympics International. "O Smartsheet é um investimento que nos ajuda a economizar mão de obra, conferindo a capacidade de ver como colaboramos. Podemos interromper processos duplicados e começar a colaborar melhor no mesmo processo."

Jones diz que a Special Olympics estrutura todo o seu trabalho como projetos, desde eventos públicos até programas colaborativos e operações internas. Seu papel é definir o processo e as ferramentas da organização de gerenciamento de projetos (PMO) para toda a organização, em linha com uma iniciativa estratégica iniciada há alguns anos.

"Quando ingressei na empresa, percebi que também precisávamos garantir transparência", diz Jones. "Não havia visibilidade. Uma região não tinha ideia do que a outra região estava fazendo, a menos que os funcionários estivessem conversando entre si; não havia um lugar centralizado para as pessoas olharem e dizerem: 'Ah, é nisso que esta equipe está trabalhando'."

A equipe de liderança já havia decidido usar o Smartsheet quando Jones foi contratada, e ela estava animada para construir uma base de programa com uma ferramenta que ela já conhecia. Trabalhando com a equipe de excelência organizacional e com o apoio da liderança, ela iniciou uma abordagem em fases, implementando a solução equipe por equipe para desenvolver familiaridade e confiança.

"Nossas equipes de TI e RH estavam entre as primeiras a aderir quando comecei a fazer os treinamentos por departamento em gerenciamento de projetos", diz Jones. "Garantimos que parte da equipe trabalhasse com gerenciamento de projetos e o Smartsheet, que eles fossem treinados, que entendessem como o Smartsheet funcionava. E ter o apoio dos nossos líderes ao longo do processo ajudou bastante a incentivar a adesão das demais equipes."

Uma plataforma que auxilia na comunicação

No primeiro ano de implementação, Jones e seus colegas criaram 20 projetos na solução Smartsheet. Hoje eles têm mais de 150, e o uso do Smartsheet está se acelerando à medida que os usuários veem como a visibilidade e a automação podem facilitar muito o trabalho.

Um dos principais usos do Smartsheet é o gerenciamento de eventos. Jones diz que a equipe que organiza os Jogos Mundiais usa o Smartsheet em todas as etapas, desde o processo de licitação até jogos de teste e eventos reais ao vivo. Embora a pandemia da COVID-19 tenha interrompido o programa de competição, o Smartsheet está fornecendo uma estrutura para planejamento e execução pronta para uso conforme a realização dos eventos está sendo retomada.

"Um de nossos ex-atletas que está na equipe de esportes e competição está organizando o Unified Beach Games no Caribe", diz Jones. "Ele já fez isso antes com grande sucesso Por que não? Os Beach Games têm tudo a ver com o Caribe. Estou animada, porque agora poderemos monitorar tudo no Smartsheet, fazendo com que ele documente todas as atividades. Ele já projetou e criou um cronograma do projeto; agora é só garantir que a COVID permaneça sob controle (para os Jogos do ano que vem) para que possamos ver esse processo continuar.

Durante a pandemia, a Special Olympics usou o Smartsheet para manter a comunicação com os atletas, ajudando a recuperar parte do senso de comunidade e identificação que foi perdido com a interrupção das competições presenciais. O Smartsheet ajuda as organizações locais e regionais a rastrear a comunicação, os programas de divulgação como exames de saúde e o fornecimento de recursos como óculos e dispositivos de mobilidade. A plataforma Smartsheet oferece um canal de comunicação que aproxima as equipes mesmo quando elas não podem se encontrar.

"Há um comitê organizador local que trabalha com nossas equipes para realizar os jogos nos EUA", diz Jones. "Eles começaram a utilizar o Smartsheet e pudemos compartilhar muitas informações para trabalharmos juntos, utilizando a funcionalidade de comunicação do Smartsheet para fazer observações. Ele pode notificar automaticamente as pessoas quando alguém as menciona em uma planilha. Esse tem sido um componente crucial."

A organização também usa o Smartsheet para gerenciar a empresa e os processos internos, desde ciclos de benefícios de RH até treinamento e rastreamento de recursos de TI. As licenças de software podem ser solicitadas por meio de um formulário do Smartsheet e rastreadas para renovação ou atualização. Alertas automatizados ajudam as equipes a cumprir prazos e manter-se atualizadas com as conversas.

Colaboração simples que economiza tempo e recursos

A Special Olympics está economizando tempo e dinheiro usando o Smartsheet para possibilitar uma colaboração clara entre equipes e dar às pessoas visibilidade sobre as atividades dos colegas. Antes do Smartsheet, equipes diferentes em todo o mundo trabalhavam no mesmo tipo de projeto sem notar que seus colegas haviam encontrado uma solução rápida para um problema ou uma maneira melhor de configurar uma iniciativa. Jones conhece um caso em que três equipes diferentes conseguiram compartilhar dicas e soluções para um projeto comum e economizar mais de 45 horas por mês, por equipe.

Os dados gerados em programas e iniciativas alimentam painéis que mantêm os líderes informados sobre o progresso em tempo real. Jones e seus colegas podem visualizar e compartilhar informações sem precisar compilar relatórios e reservar tempo para briefings.

"Nossos líderes adoram os painéis", diz Jones. "Eu me encontro com a CEO todos os meses e antes mesmo de entrarmos em contato, ela já conferiu os dados e os viu ganhar vida. Posso contar uma história, mas um executivo ocupado nem sempre pode se dar ao luxo de dedicar um tempo para ouvi-la, então é bom poder ver essa história, saber exatamente o que está acontecendo, sem a minha presença."

Automações e modelos também economizam tempo, acelerando a configuração de novos projetos e criando abordagens padronizadas que facilitam o acompanhamento do progresso e a medição do sucesso.

"Estou muito animado para implementar o Control Center", diz Jones. "Temos um processo de iniciação muito robusto com nossos projetos para que possamos capturar isso e ser transparentes em toda a organização. Isso é muito importante para nós, mas daria muito trabalho gerenciar todos os portfólios individualmente. O Control Center é uma simplificação fácil; as pessoas não precisam esperar que eu carregue um modelo para elas. Está tudo bem ali para elas acessarem e utilizarem."

Elevando o nível da adesão

Jones diz que o Smartsheet é um recurso poderoso para planejamento, programação e análise da organização. Ele permite que os usuários da SOI vejam o que está acontecendo com os projetos e quais problemas e oportunidades se apresentam.

Ela também está impressionada com a rapidez com que as pessoas adotaram a plataforma. Enquanto outras organizações podem preferir avançar de forma mais rápida e abrangente com sua implementação, a Special Olympics conseguiu realizar o lançamento em etapas para criar entusiasmo e adesão em toda a organização. À medida que o uso se disseminava, as pessoas que resistiram no início puderam ver o que o Smartsheet oferece. Agora, Jones está analisando a melhor estratégia para manter e desenvolver a plataforma.

"Fizemos a fase de treinamento básico com gerenciamento de projetos", diz Jones. "Em seguida, abordamos as ferramentas avançadas do Smartsheet e como aprimorar o trabalho do projeto. Agora o desafio é: como sustentar e garantir que qualquer pessoa que ingresse na organização use o gerenciamento de projetos e o Smartsheet? Fiquei muito empolgada em lançar nosso curso on-line sobre os processos da Special Olympics International e direcionar as pessoas para os vídeos do Centro de excelência do Smartsheet para aprender mais."

 Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.