A Universidade de St. Edward gerencia recursos acadêmicos de TI e oferece suporte ao aprendizado remoto com o Smartsheet

Como uma escola de artes liberais focada em sua missão, a Universidade de St. Edward em Austin, Texas, se orgulha em ensinar de modo holístico por meio de atenção pessoal e programas acadêmicos rigorosos. Para apoiar os estudantes, todas as universidades precisam garantir que os recursos de TI e os processos de gerenciamento de projetos sejam sofisticados e eficientes ao máximo. Durante a pandemia de COVID-19, o Smartsheet ajudou a St. Edward a manter o funcionamento de programas e serviços essenciais com menos funcionários, ajudando a liderança a tomar decisões estratégicas para apoiar a missão educacional da universidade.

Danny Lorenty, vice-presidente associado de gerenciamento de recursos de TI na Universidade de St. Edward, começou a usar o Smartsheet em 2015 em sua função anterior como gerente de projeto de TI, quando precisava de uma maneira melhor de gerenciar projetos grandes e complexos para melhorar o planejamento da equipe de TI, previsão e gerenciamento do ciclo de vida do inventário. Ele havia acabado de obter sua certificação como Project Management Professional (PMP®) e sabia que ferramentas fragmentadas, como e-mail e planilhas, não atingiriam seu objetivo de criar uma estrutura simples para compartilhar informações com as várias partes interessadas. O Smartsheet ofereceu uma oportunidade de padronizar processos de equipe inconsistentes e automatizar tarefas repetitivas. Em sua função subsequente, seu portfólio foi expandido para incluir o gerenciamento do orçamento de TI.

"O primeiro passo para gerenciar algo é saber o que você tem", diz Lorenty. "Começamos com um portfólio de todos os nossos serviços: contratos, datas de renovação e renovações. Em seguida, passei para os ativos, colaborando com cada departamento para registrar todos os servidores, desktops, computadores de laboratório e assim por diante, o que resultou em informações críticas para o nosso orçamento. Conseguíamos determinar quando as substituições seriam necessárias com base na data de compra original. Tínhamos uma bela previsão de cinco anos, totalmente criada no Smartsheet, e isso transformou de imediato a função de gerenciamento de recursos em um ativo estratégico para a universidade."

Captura e compartilhamento de dados consistentes para maior transparência

Hoje, a equipe de TI da St. Edward usa o Smartsheet para eliminar o esforço manual de rastreamento e renovações de contratos, inventário e gerenciamento de ativos, gerenciamento de projetos e previsão e planejamento de atualizações e substituições. Lorenty gerencia os diversos aspectos do orçamento de TI por meio de um sistema de planilhas (compiladas como WorkApps) para garantir que todos os dados vitais sejam atualizados em tempo real, tanto quanto possível. Os painéis fornecem visualizações atualizadas que permitem que a liderança tome decisões informadas em resposta à evolução das restrições financeiras.

"Nossa meta originalmente era criar transparência para a equipe de liderança e o CIO sobre o estado de nossas finanças, nosso portfólio de serviços e nossos ativos", diz Lorenty. "Agora, o objetivo é fornecer o nível certo de conscientização para nossa equipe de TI. Sem as informações corretas, há o risco de ver a entrada de grandes contratos e ter uma falsa sensação de que o dinheiro é abundante; por outro lado, as conversas frequentes sobre restrições orçamentárias podem dar a sensação de que as coisas estão terríveis e que os projetos devem ser cancelados. Portanto, na minha função é muito importante definir o tom com informações precisas e garantir que a história exata seja sempre contada. E o Smartsheet é a plataforma para essa história."

O Smartsheet também ajudou a equipe de TI a atender melhor os alunos que precisavam de notebooks ou pontos de acesso Wi-Fi para continuar seus estudos quando os programas da universidade se tornaram totalmente virtuais em resposta à pandemia de COVID-19. Lorenty criou uma planilha de programa de empréstimo de tecnologia que usa o Smartsheet Dynamic View para compartilhar informações seletivamente com aqueles que precisam, protegendo a privacidade do aluno. Quando a equipe de assuntos estudantis determina que um estudante precisa de recursos, o Dynamic View garante que apenas os dados necessários sejam acessíveis aos parceiros de tecnologia Verizon e Ricoh e para o parceiro de remessa FedEx para fornecer o equipamento certo aos estudantes.

Uma plataforma adaptável que atende a uma ampla variedade de necessidades

Lorenty diz que um dos melhores recursos do Smartsheet é sua flexibilidade; como é fácil de aprender e usar, leva apenas algumas semanas para ter uma ideia de solução e perceber seu impacto em toda a universidade. Ele não precisa avaliar e adquirir uma plataforma especializada nem alocar o orçamento para isso, e pode simplesmente testar e iterar com o Smartsheet até chegar exatamente ao que é necessário.

"Acho que o trabalho em si, a análise financeira e a previsão, podem ser feitos fora do Smartsheet", diz Lorenty. "Mas agradecemos ao Smartsheet por conseguirmos fazer isso ao mesmo tempo em que impactamos nossa cultura por meio da transparência. É a ideia de não somente fazer análises para as pessoas visualizarem, mas também transformá-las em uma história que pode ser contada. Se alguém tiver alguma dúvida sobre onde gastamos nosso dinheiro no ano passado, os comprovantes estão lá, o pedido de orçamento está lá, o projeto vinculado está lá. Está tudo lá. Ter uma plataforma que pode ser feita sob medida para isso não tem preço."

Lorenty também gosta do fato de que o Smartsheet continuamente adiciona recursos e funcionalidades à plataforma; como ele diz, "O ritmo no qual o Smartsheet continua lançando novas funcionalidades significa que você jamais esgotará as possibilidades do que pode fazer com ele." Essa inovação contínua mantém o Smartsheet atualizado com as necessidades da universidade. No passado, Lorenty já viu plataformas serem adotadas com alarde inicial, apenas para cair em desuso em menos de um ano. Na St. Edward, o Smartsheet continua forte.

Adoção contínua em toda a universidade

Além da equipe de TI, o Smartsheet é usado por departamentos universitários, incluindo finanças, contas a pagar, gerenciamento de riscos, instalações, eventos e recursos humanos. A organização de TI fundiu-se recentemente com a biblioteca da universidade, adicionando sua supervisão financeira ao portfólio de Lorenty, e implementou o Smartsheet para o gerenciamento de coleções.

Um dos benefícios mais importantes do Smartsheet é reduzir o tempo e o esforço necessários para gerenciar funções administrativas essenciais, como renovações de contratos e aquisições. A St. Edward não é exceção aos desafios enfrentados no ensino superior nos últimos anos e teve que adaptar seu orçamento para lidar com esses desafios, principalmente aqueles originados pela pandemia. O Smartsheet ajuda Lorenty a fazer mais sem ter que competir por orçamentos de pessoal cada vez mais escassos.

"Sem exageros, acho que só conseguimos realizar muitas das novas funções de negócios em TI por causa do Smartsheet", diz Lorenty. "Para a biblioteca, são mais de 200 contratos a serem renovados a cada ano. Seria um trabalho de tempo integral; eu precisaria de um especialista em renovações para poder executar isso. Mas como incorporamos o processo de renovação no Smartsheet, posso contratar um estudante para manter o funcionamento. Outro exemplo é o roteiro para TI. Se cada um dos chefes de departamento não fizesse seu roteiro para o ano e depois o estendesse para toda a divisão, eu precisaria de um gerente de portfólio em tempo integral. Aquisições em TI, renovações e orçamento seriam trabalhos de tempo integral. E não preciso trabalhar 100 horas por semana."

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.