A Sutter Roofing estabelece um negócio de sucesso com acesso em tempo real a dados precisos

A Sutter Roofing Company se tornou líder no comércio de telhas na região Sudeste assumindo trabalhos complexos que outras empresas evitam. A empresa de quase 120 anos construiu uma reputação com sua vasta experiência e força de trabalho líder no setor, seja ao instalar estruturas de proteção para manter o funcionamento e os requisitos mínimos de um processador de alimentos durante a substituição total de um telhado ou ao cumprir os padrões exigentes de clientes dos setores de manufatura e aeroespacial. O Smartsheet ajuda as pessoas na organização a gerenciar os dados necessários para entender o trabalho passado e os recursos e disponibilidade atuais.

"Para expandirmos, temos que obter dados precisos e precisamos ter confiança nesses dados", afirma John Kenney, diretor de operações da Sutter Roofing. "Não há nada pior do que exagerar no número de pessoas necessárias para fazer o trabalho."

A lucratividade da empresa depende da definição precisa do escopo e da precificação de cada novo trabalho. Subestimar as horas, os materiais e o tempo de trabalho necessários pode levar a custos com horas extras, falta de suprimentos e prazos perdidos, e tudo isso impacta o resultado final. Kenney e sua equipe usavam planilhas para acompanhar os dados da empresa, mas não conseguiam manter a precisão de que precisavam. Diferentes partes interessadas salvavam versões conflitantes de um documento, e era difícil dizer quem o tinha editado e quais versões eram as mais recentes para usar em estimativas e cronogramas.

O Smartsheet entrou na cena três anos atrás quando um novo funcionário descreveu como a plataforma o ajudou em um projeto de um programa de construção da sua faculdade. A primeira impressão de Kenney foi que era a plataforma mais fácil de aprender entre todas as soluções que ele avaliou. Logo ele começou a explorar todo o potencial da ferramenta para transformar praticamente todos os aspectos da Sutter Roofing.

Estimativa, planejamento e acompanhamento de obras

Com o Smartsheet, os líderes de projetos na Sutter Roofing podem capturar dados detalhados sobre obras em telhados concluídas nas últimas décadas: custos de materiais, duração, horas de trabalho exigidas, problemas inesperados etc. Essas informações ajudam os avaliadores da empresa a obter uma visão clara do que um projeto novo exigiria e de quando as equipes estarão disponíveis para que o trabalho possa começar.

"Mantemos os dados históricos de todos os projetos que fizemos ao longo dos últimos 20 anos", afirma Kenney. "Temos todas as garantias disponíveis. Sabemos a quantidade de horas de mão de obra gastas na obra, as faltas e os excessos de materiais e os equipamentos usados. Nossa equipe de operações consegue ver quanto tempo levou o projeto, em que mês do ano ele foi feito, o tipo de pessoal e quantos trabalhadores. Todos esses dados estão disponíveis para ela usar."

A equipe de operações usa o Smartsheet para planejar e agendar todas as etapas de uma obra e acompanhar seu status à medida que o trabalho avança. Os gerentes obtêm visibilidade em tempo real do status de qualquer projeto; se o trabalho estiver 30% concluído, mas 40% dos materiais e da mão de obra alocada tiverem sido usados, os líderes podem interferir para identificar os problemas, reiniciar os processos e expectativas e avançar com o trabalho na direção certa.

"Antes de termos essas informações, era possível chegar a 90% ou 95% do trabalho concluído e não ter tempo pera fazer nenhuma correção", afirma Kenney. "Agora identificamos os problemas nos estágios iniciais de todos os projetos e podemos tomar decisões para salvar um projeto que poderia ter dado errado."

É mais fácil capturar detalhes em tempo real, porque os usuários podem acessar formulários e dados em seus celulares. Com vários colaboradores ativos nas obras, o acesso por meio de aparelhos móveis garante que eles obtenham as informações mais recentes sobre uma obra antes de chegarem ao local.

O Smartsheet também simplifica o programa de treinamento interno da empresa, a Sutter University. Os funcionários podem ver descrições de cursos, inscrever-se em treinamentos e acompanhar a conclusão de cada sessão. A Sutter Roofing também acompanha certificações do setor por meio do Smartsheet, fornecendo uma visão clara de quais trabalhadores têm habilidades especiais e requisitos regulatórios para trabalhar em projetos. Isso facilita a organização do pessoal até para os trabalhos mais exigentes.

Vendas e trabalho administrativo

A Sutter Roofing usa o Smartsheet para simplificar o gerenciamento de seus processos de negócio, desde o acompanhamento do lead de vendas e marketing de alcance a revisões e aprovações de contratos. Sua fácil integração com softwares específicos do setor é uma das características favoritas de Kenney.

"O que eu gosto no Smartsheet é que ele não é um pacote de software em que você precisa colocar tudo", afirma Kenney. "Tenho um sistema de contabilidade que funciona para o telhado, um CRM e um pacote de RH. Mas todas essas informações vão para o Smartsheet, e é aí que a magia acontece."

As equipes de vendas podem acompanhar leads e clientes potenciais, vendas, celebrações de contratos, comissões e taxas de celebrações de contratos. Os contratos avançam pelo processo de aprovação com alertas e aprovações automáticas que solicitam automaticamente as assinaturas necessárias e informam o setor de contabilidade e de folha de pagamentos sobre os requisitos específicos de acompanhamento financeiro. Quando o trabalho é concluído, os detalhes do contrato, observações do trabalho, registros laborais e dados da contabilidade são todos movidos para uma planilha de fechamento para revisão final antes do arquivamento.

Geração de relatórios para executivos e clientes

Os painéis facilitam o compartilhamento de informações pelas equipes de estimativas, vendas e operações de informações de que os executivos e clientes precisam para tomar decisões.

"Acho que não há nenhum programa melhor no mercado para simplificar processos", afirma Kenney. Em um cargo de alto escalão em qualquer empresa, independentemente do setor, é necessário ter informações que podem ser processadas em grandes volumes, e elas devem ser precisas. O legal no Smartsheet é que, depois de inserir as informações, é possível ter os painéis com os KPIs e os padrões de referência da empresa todos predefinidos de um lado e os valores efetivos de outro. Você pode fazer projeções com números, gráficos ou qualquer outra ferramenta que seja conveniente e, em cinco minutos, você obtém a condição de integridade da sua empresa."

A Sutter Roofing coordenou portais do cliente com vários clientes importantes, com painéis que mostram o status e as métricas atuais do projeto e as estimativas de reparo e manutenção. 

"Nossos gerentes de propriedades maiores e proprietários de edifícios adoram o Smartsheet, porque todas as informações ficam disponíveis em seus celulares", afirma Kenney. "E depois que eles recebem todas as informações que necessitam, raramente você perde um cliente, porque eles não querem perder o poder de saber onde as informações estão."

Um dos melhores resultados da adoção do Smartsheet pela Sutter Roofing é a capacidade de acompanhar com mais precisão os materiais de almoxarifado e evitar compras duplicadas, levando a uma economia de mais de US$ 200 mil quando os suprimentos são disponibilizados para novos projetos. Kenney diz que o processo de preparo para a reunião de vendas também é simplificado; antes um assistente levava entre 4 e 5 horas com pesquisa de dados e reconciliação, agora ele leva apenas 45 minutos gerando um relatório no Smartsheet e avaliando os destaques e pontos de atenção nos dados. E ele está satisfeito de ver como as equipes estão animadas em discutir novas ideias relacionadas ao Smartsheet, fornecendo sozinhas sugestões inovadoras.

"Pode perguntar a todos os nossos funcionários se eles acham que os processos da empresa e os trabalhos deles ficaram mais fáceis ou mais difíceis desde o Smartsheet, e eu garanto que todos vão responder que tudo ficou mais fácil", afirma Kenney. "Porque eles não têm que gastar tempo procurando informações, elas estão disponíveis com um clique. Nossa empresa é totalmente responsável por isso. Nunca implementei nenhum programa na empresa nem em nenhum outro lugar na minha carreira que teve uma aceitação tão imensa."