O novo processo de ONG é um divisor de águas para a saúde global

Com foco em melhorar a vida de centenas de milhões de pessoas em todo o mundo, a Força-Tarefa para a Saúde Global é uma organização sem fins lucrativos com 14 programas dedicados ao controle, eliminação e erradicação de doenças debilitantes. Seu Centro de Apoio a Doenças Tropicais Negligenciadas realiza pesquisas sobre ferramentas e técnicas para eliminar cinco dessas doenças que afetam coletivamente mais de um bilhão de pessoas em todo o mundo.

“Nosso trabalho e pesquisa operacional respondem às lacunas e barreiras para a eliminação de doenças tropicais negligenciadas”, explica Marianna Stephens, diretora associada sênior para programas especiais. A Força-Tarefa apoia os ministérios da saúde na resolução de desafios na distribuição de medicamentos preventivos às comunidades. O objetivo final deste trabalho, realizado com parceiros da comunidade local, é ajudar os países a cumprir as metas de controle e eliminação de doenças estabelecidas pela Organização Mundial da Saúde.

Com um portfólio de quase 200 projetos de pesquisa em 55 países, diz Stephens, “há uma urgência em conduzir a pesquisa e ser capaz de chegar a conclusões para responder a essas lacunas e barreiras.”

Tempo desperdiçado em busca de informações críticas

Apesar desse senso de urgência, a equipe muitas vezes se encontrava sobrecarregada em trabalho administrativo, às vezes às custas de coisas mais importantes. “O mais emocionante do meu trabalho é quando vou às comunidades”, diz Stephens. “Eu saio do avião e sinto que é onde preciso estar. Nossa equipe quer estar no campo, nas comunidades. Mas há muito trabalho administrativo relacionado à pesquisa operacional, e muitas vezes nos encontramos sobrecarregados com essas tarefas.”

Por exemplo, rastrear as informações necessárias para apresentar a doadores e parceiros estava levando dias para vários membros da equipe. As informações do projeto eram rastreadas principalmente em uma planilha muito longa, com documentos de suporte armazenados em vários outros locais. “Você precisava navegar, navegar e navegar para encontrar o projeto que estava procurando”, diz Chelsea Toledo, diretora associada de comunicações e desenvolvimento.

“Tínhamos um monte de informações complexas, detalhes sobre todas as diferentes pesquisas que apoiamos, e tudo estava armazenado em lugares diferentes”, acrescenta Allison Snyder, especialista em suporte a projetos.

Em um caso, a equipe precisou descobrir onde estava usando uma ferramenta de diagnóstico específica, em quantos estudos e com quais doenças. “Recorri a esses documentos e não consegui encontrar a informação. Entrei em contato com dois de meus colegas, então éramos três pessoas tentando encontrar algo que parecia simples”, diz Stephens. “Isso nos tomou quase três dias.”

A percepção de Stephens do tempo que a equipe estava perdendo rastreando informações a levou a executar uma fase-piloto do Smartsheet. “Eu sabia que havia potencial para desenvolver um sistema que poderia nos tornar mais eficientes”, diz ela. “E não demorou muito para convencer meu chefe.” A equipe decidiu adotar o Smartsheet em todos os aspectos, estendendo-o para todo o programa.

“Fomos apresentados ao Smartsheet como uma possível ferramenta que nos ajudaria a gerenciar a complexidade de rastrear e criar relatórios sobre um número muito grande de projetos, em um número muito grande de países”, diz Patrick Lammie, PhD, cientista sênior da Força-Tarefa. “Sempre sou cético em relação a qualquer tipo de novo software, mas tivemos uma ótima experiência com o produto e devo dizer que, neste momento, realmente dependemos dele.”

Mais tempo gasto atendendo comunidades

Com o Smartsheet, a equipe conseguiu encontrar uma maneira melhor de gerenciar seus projetos e reduzir a sobrecarga administrativa. “O Smartsheet foi a oportunidade de reunirmos tudo em um sistema que fosse fácil de usar, onde fizesse sentido reunir tudo e onde pudéssemos projetar algo que se encaixasse em nosso cenário complexo”, diz Snyder.

A equipe usa o Smartsheet para rastrear seu portfólio de pesquisa do início ao fim. Os membros da equipe usam formulários para capturar informações e, em seguida, gerenciar projetos do começo ao fim: execução de contratos, agendamento de trabalho de campo, pedido de suprimentos e muito mais. Isso agilizou em muito a localização de informações precisas. “Ficou muito mais fácil executar um relatório e questionar: ‘O que foi concluído durante este trimestre?’ ‘Quais projetos renderam publicações?’ ‘E quais são essas publicações?’”, diz Toledo. “E essas publicações estão simplesmente anexadas à linha. Tudo resolvido. Ali está.”

“Não preciso acessar oito lugares diferentes para acessar oito coisas diferentes. Eu acesso um local”, acrescenta Snyder. “Posso compartilhar um link com os membros da minha equipe e eles podem ver informações em tempo real e, conforme faço alterações em minha mesa, eles podem vê-las.”

“Antes de termos o Smartsheet, houve um pedido de um de nossos doadores para descobrir o que estávamos fazendo com uma determinada ferramenta com a qual fazíamos pesquisa”, diz Snyder. “Três pessoas levaram três dias para obter a resposta. Agora, levo três minutos.”

E toda a equipe tem acesso às informações do programa, portanto, se um membro da equipe estiver viajando e não tiver acesso à internet, outro membro da equipe poderá encontrar as informações mais atualizadas. Em um caso, Stephens estava em Kerala, na Índia, iniciando um ensaio clínico. A equipe local não sabia se tinha as informações corretas do orçamento final, então Stephens consultou o Smartsheet e extraiu os detalhes. “Isso realmente me ajudou”, diz Stephens, “saber que as informações que eu estava obtendo eram as mais recentes, dos documentos mais recentes e finais.” Com o Smartsheet, o controle de versão não é mais um problema.

Um ambiente transparente para doadores

O Smartsheet também ajudou a equipe a melhorar a precisão e a pontualidade de seus relatórios anuais para seus três principais doadores: Fundação Bill & Melinda Gates, USAID e UK Aid.

No passado, a criação de relatórios anuais para cada um de seus doadores podia levar meses para ser concluída. Agora, diz Stephens, “podemos fazer um relatório anual combinado, em vez de fazer três relatórios de doadores. Podemos extrair todos os nossos dados, gerar os relatórios e apresentar os dados visualmente em painéis dentro de algumas semanas. Isso criou um ambiente muito transparente para nossos doadores.”

A equipe também usa painéis para gerar relatórios sobre os resultados de suas pesquisas aos parceiros e doadores, a fim de definir os próximos passos. Diz Stephens, “Somos capazes de extrair detalhes de estudos de uma folha e colocá-los em recursos visuais, seja um gráfico de pizza, um diagrama ou um mapa, para demonstrar de maneira visual no que estamos trabalhando.”

Essa visualização de dados torna mais fácil para a equipe compartilhar suas descobertas com pessoas e parceiros nas comunidades que atendem, gastando menos tempo em tarefas administrativas. “O Smartsheet nos permite usar uma plataforma para todo o nosso trabalho e realmente nos concentrar na pesquisa de campo”, diz Stephens.

“Com o uso do Smartsheet, estamos nos aproximando das metas globais de eliminação de doenças estabelecidas pela Organização Mundial da Saúde”, acrescenta Snyder. “Estou fazendo gerenciamento de projetos em 188 projetos que tocam a vida de milhões de pessoas em todo o mundo.”

Acrescenta Lammie: “Entrei neste ramo porque acredito que temos a obrigação de nos livrar de doenças onde temos a oportunidade de fazê-lo. Estar envolvido na ciência que nos permite progredir em direção a esses objetivos é muito gratificante. Ser capaz de preservar mais tempo [com o Smartsheet] para fazer a parte científica do meu trabalho é um verdadeiro presente.”

Para obter mais informações sobre esta história, consulte nosso estudo de caso.