Smartsheet proporciona 30 por cento de ganhos de eficiência para University of Utah Health

Como o único sistema de saúde em nível acadêmico em sua região, a o Departamento de Saúde da Universidade de Utah concentra-se na saúde e no bem-estar dos residentes de seis estados. Os 14.000 professores e funcionários do sistema oferecem atendimento ao paciente, pesquisa médica e treinamento para futuros profissionais. Três funcionários da organização Culture and System Integrity — um grupo voltado a recursos humanos e gerenciamento de projetos — estão fazendo sua parte para aprimorar o treinamento e retenção de funcionários usando o Smartsheet para automatizar e agilizar processos e aumentar a colaboração, a eficiência e a eficácia.

“Nosso departamento realmente se concentra na cultura, melhorando a experiência do paciente durante sua permanência”, declara a gerente Shannon Lingwall. No passado, o departamento achava difícil manter-se coeso como uma única equipe enquanto usava uma plataforma que não permitia a colaboração, era baseada em planilhas, permitia que apenas um usuário de cada vez fizesse atualizações e dependia de e-mails demorados para que fosse possível preencher as lacunas. Isso mudou com o Smartsheet. “Nosso ganho de eficiência foi incrível”, diz Lingwall. “Nós contabilizamos um ganho real de 30% em eficiência de toda a equipe”.

“O Smartsheet nos tirou de um processo de rastreamento manual e nos colocou em um modo muito mais automatizado e tecnologicamente avançado do que antes”, diz Ischa Jensen, que lidera o gerenciamento de projetos. Com as funcionalidades de automação, geração de relatórios e painéis do Smartsheet para rastrear projetos e recursos, “pudemos produzir um impacto muito mais abrangente. A qualquer momento, posso ver exatamente em que ponto cada projeto está, quem está trabalhando nele, quando ele deve ser concluído e quando posso atribuir um novo projeto a esse recurso. O Smartsheet permite que nossos gerentes de projeto passem mais tempo trabalhando no projeto do que rastreando-o”.

“Adoro os recursos automatizados, é simplesmente perfeito”, diz Anita Willoughby, diretora do departamento com 330 funcionários. “Também adoramos os painéis. Uma dos recursos valiosos para mim é um painel que me mostre, de uma só vez, quais gerentes de projeto têm disponibilidade, quais estão sobrecarregados — e essa é uma ferramenta de que preciso há anos.

“Esses ganhos de eficiência realmente nos ajudaram alcançar o sucesso”, diz Willoughby. “Podemos reagir rapidamente, temos os dados, podemos rastreá-los e somos mais eficientes com o Smartsheet”.