As vantagens e as desvantagens do gerenciamento de portfólio de projetos

O gerenciamento de portfólio de projetos tem diversos benefícios. Talvez o principal seja que ele permite a criação de um sistema padronizado de melhores práticas para sua organização. A adoção do PPM também pode minimizar riscos, maximizar o lucro e garantir a alocação inteligente de recursos. 

Alan Zucker, profissional de gerenciamento de projetos com mais de 25 anos de experiência, resume o PPM: "O benefício pretendido do PPM é que a empresa possa gerenciar, controlar e administrar seus investimentos em projetos para maximizar seu retorno sobre o investimento (ROI) e garantir que todos os esforços estejam alinhados com a estratégia corporativa."

Além disso, o PPM pode ajudar sua empresa das seguintes maneiras:

• Minimizar riscos para maximizar o impacto nos negócios: o risco é inerente a todos os empreendimentos, mas o PPM pode ajudar a identificar e mitigar riscos antes que eles se tornem problemas. Uma abordagem padronizada para a tomada de decisões também pode ajudar as empresas a considerar riscos menos óbvios, comparando novos projetos potenciais a esforços semelhantes do passado.
  
  "Embora a palavra 'risco' tenha uma forte conotação negativa, às vezes é inevitável. Devido à probabilidade, tipo e impacto de vários riscos, você deve estudar opções por meio de um plano eficaz de gerenciamento de riscos de modo a manter os projetos no caminho certo", diz Daniel Carter, consultor de dívida na IVA Advice. Ele acrescenta: "Os riscos têm repercussões nas finanças e nos programas e reduzi-los ajuda a evitar que se subestime o enorme esforço necessário para iniciativas presentes e futuras."
• Melhorar a velocidade de conclusão do projeto: ao implementar uma abordagem padronizada para a tomada de decisões, você reduz o tempo necessário para priorizar e escolher projetos e, consequentemente, o tempo necessário para concluí-los.
  
  "Percebemos uma redução de cerca de 15% na duração média de nossos projetos desde que começamos a usar a estratégia de gerenciamento de projetos de portfólio e um Software de PPM colaborativo", diz  John Li, CTO em gerenciamento de projetos de portfólio na Fig Loans. "Quase todos os nossos projetos andam mais rápido, desde a escolha do projeto até o planejamento estratégico e a execução. Agora que temos informações que circulam dentro e fora de uma fonte integrada, a gerência e os principais atores podem vincular melhor nossa estratégia de projeto à execução. Em poucas palavras, com os principais atores tendo uma visão clara de tarefas e estratégia, concluímos mais projetos no prazo e dentro do orçamento."
• Permitir um maior alinhamento orçamentário: crie um esboço realista para os custos de todos os projetos potenciais e use essas projeções para ajudar a avaliar a prontidão do projeto. "O método PPM pode ajudar a identificar discrepâncias orçamentárias entre a atividade planejada e a real em tempo real, o que permite minimizar os riscos financeiros após o início de um projeto", diz Carter. "O Software de PPM pode alertá-lo sobre a superexposição de esforços não viáveis, destacando possíveis excessos de dinheiro, atrasos no agendamento e falhas tecnológicas. Isso evita que esses riscos se manifestem durante a entrega do projeto, deixando-o com iniciativas de maior valor e menor risco."
• Otimizar o gerenciamento de recursos: ao se engajar no gerenciamento de portfólio de projetos, você pode determinar todos os recursos necessários para projetos potenciais. Com essas informações, você pode decidir se assumirá o projeto, com base na sua largura de banda.

"A alocação eficiente de recursos permite que sua empresa aproveite ao máximo os seus recursos e habilidades disponíveis direcionando-os às tarefas mais importantes", diz Daniel Foley, especialista em SEO na CloudTech24. "Por exemplo, o perfil de recursos fornece um inventário de habilidades atualizado, o que ajuda a garantir que os períodos de pico de demanda não sejam afetados por uma insuficiência de habilidades. Ele avalia a capacidade e redistribui habilidades em várias tarefas em proporções cientificamente calculadas. A demanda do projeto pode ser prevista para essa capacidade de recursos, o que permite concentrar seus recursos em projetos valiosos sem sobrecarregá-los ou desocupá-los."

• Incentive a tomada de decisões colaborativas: o gerenciamento de portfólio de projetos pode ajudar a incentivar a colaboração entre especialistas em PPM, gerentes de projetos e gerentes de programas na hora de escolher projetos. Como o PPM enfatiza a tomada de decisão com base em dados, os membros da equipe não têm que confiar na preferência pessoal para fazer suas parcerias, o que pode  fortalecer relacionamentos e a confiança ao longo do trabalho conjunto deles.
• Demonstre o valor do projeto para as partes interessadas: os executivos ganharão visibilidade com relação aos motivos pelos quais as equipes priorizaram determinados projetos em detrimento de outros. "Se você apresentar um portfólio de projetos em vez de apenas projetos individuais, a comunicação pode melhorar, ajudando a diminuir a distância entre os gerentes desses projetos e os executivos que os financiam", diz Miles.
• Aumente a taxa de sucesso do projeto: ao usar o PPM, você poderá priorizar e sequenciar projetos que proporcionam o máximo sucesso tanto para o projeto individual quanto para sua organização como um todo. Por sua vez, isso pode gerar uma vantagem competitiva, já que você terá um sistema confiável de seleção de projetos que deixa pouco espaço para riscos, atrasos ou projetos fracassados.
  
  "O PPM tende a ganhar a atenção do gerenciamento em todas as etapas do andamento do projeto, o que nos ajuda a ter um desempenho melhor. O gerenciamento adequado do projeto reduz o risco de falhas no projeto devido à realização de várias tarefas simultâneas", diz Olga Voronkova, estrategista de marketing digital da KeyUA.

Joe Pusz, fundador e CEO do The PMO Squad, pondera sobre os benefícios do PPM: "O benefício de uma estratégia de PPM bem executada é entregar projetos que proporcionarão maior retorno sobre o investimento para a organização. Muitas vezes, um gerente inicia um projeto porque um líder quer uma melhoria localizada dentro de seu departamento, mesmo quando o projeto fornece valor mínimo para a organização como um todo. 

"Embora o ROI seja um benefício direto do PPM adequado, os benefícios indiretos incluem funcionários satisfeitos e equipes de alto desempenho. A utilização de recursos é diretamente impactada por más escolhas de PPM e frequentemente leva à baixa motivação e à falta de confiança na liderança. Quando você atribui os membros da equipe a projetos demais sem uma avaliação adequada de PPM, o empregado carrega o ônus de ter que trabalhar horas extras, entrega uma qualidade reduzida e, por fim, recebe uma avaliação ruim de desempenho", diz ele.

  Dito isso, Zucker explica que os benefícios do PPM não são binários nem automáticos. Não se pode simplesmente colher ou deixar de colher os benefícios; não se vê os resultados de imediato. Ao contrário, perceber a extensão dos benefícios do PPM depende do nível de disciplina da sua organização, bem como da dedicação e da adaptação contínua aos processos que você estabelece. 

 " Os benefícios de desenvolver e aperfeiçoar um processo de PPM representam um contínuo", diz Zucker. "Em um extremo se encontra o caos; o dinheiro é gasto em projetos sem nenhum controle, orientação ou responsabilidade. No outro extremo do espectro, haveria um processo eficiente e transparente. A empresa pode gerenciar efetivamente seus investimentos para garantir o alinhamento e maximizar seus investimentos. Haveria transparência no status de projetos e programas para que ações corretivas adequadas fossem tomadas se houvesse problemas."