O que é gerenciamento de portfólio de projetos?
O termo gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) refere-se à forma como uma equipe organiza e gerencia com eficiência grupos de projetos correlatos para alcançar metas estratégicas. Os gerentes priorizam portfólios usando critérios predeterminados e alocam recursos de acordo com o nível de prioridade.
O objetivo do gerenciamento do portfólio de projetos é aumentar a eficiência, implementando um processo repetível e orientado por critérios para escolher e priorizar os próximos projetos. O principal objetivo é avaliar com sucesso a probabilidade de sucesso de seus projetos, enquanto contabiliza riscos e os organiza no cronograma de forma que maximize a utilidade dos recursos de uma organização. Uma estratégia bem-sucedida evoluirá com a organização à medida que as necessidades mudarem.
Você pode adaptar as estratégias de gerenciamento de portfólio de projetos a qualquer departamento interno e dimensioná-lo para qualquer tamanho ou volume de projetos. Os tipos comuns de gerenciamento de portfólio de projetos incluem o gerenciamento de portfólio de projetos corporativos, que se refere a iniciativas em larga escala responsáveis pela avaliação de todos os projetos em todos os departamentos, e o gerenciamento de portfólio de projetos de TI, que inclui projetos executados dentro do departamento de TI. Para obter mais informações, confira nosso guia para o processo de gerenciamento do portfólio de projetos.
Comparação entre gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de portfólio de programas
O gerenciamento de portfólio de projetos refere-se ao gerenciamento em larga escala de projetos dentro de uma empresa, que podem não estar relacionados. O gerenciamento de portfólio de programas é a supervisão de grupos de projetos relacionados e que compartilham metas estratégicas.
Alan Zucker, profissional de gerenciamento de projetos há mais de 25 anos, dá um exemplo da diferença entre os dois: “Por exemplo, uma empresa automobilística gerencia um portfólio de projetos que inclui todos os veículos, caminhões e SUVs de sua linha de produtos. Pode haver um portfólio separado dedicado ao gerenciamento de SUVs que inclua o gerenciamento do conjunto de produtos existentes, bem como o desenvolvimento de novos modelos. O esforço para desenvolver um novo modelo de SUV seria um programa [composto] por vários projetos inter-relacionados que precisam ser coordenados. Haveria projetos individuais para projetar o motor, o interior, o exterior e muito mais que fazem parte do novo programa de modelos de SUV.”
Comparação entre gerenciamento de portfólio de projetos e gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos refere-se à facilitação e supervisão de um projeto e equipe específicos por um gerente de projetos. O gerenciamento de portfólio de projetos prioriza os muitos projetos dentro de uma empresa e gerencia o tempo e os recursos necessários para conclui-los.
O Project Management Institute (PMI) define o gerenciamento de projetos como “a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para projetar atividades para atender aos requisitos do projeto”.
Joe Pusz é fundador e CEO da The PMO Squad, uma empresa de consultoria de gerenciamento de projetos. Ele esclarece a diferença entre os dois termos. “O gerenciamento de portfólio de projetos está fazendo o projeto ou programa certo no momento certo. O gerenciamento de portfólio de projetos é uma função estratégica, ao passo que o gerenciamento de projetos é a entrega do trabalho conforme priorizado na tomada de decisões do seu portfólio.” Em última análise, o gerenciamento de portfólio de projetos é a estrutura estratégica que impulsiona a tomada de decisões ao realizar projetos ou programas.
Quais são os objetivos do gerenciamento de portfólio de projetos?
O gerenciamento de portfólio de projetos tem muitos benefícios. Os principais objetivos do gerenciamento de portfólio de projetos são: estabelecer estratégias de priorização consistentes e eficazes e gerenciamento eficiente de recursos e facilitar a tomada de decisões executivas.
- Priorização eficaz: o gerenciamento bem-sucedido do portfólio de projetos depende da priorização eficaz dos projetos. Os projetos devem ser priorizados por critérios predeterminados e monitorados ao longo do tempo.
- Uso eficiente de recursos: gerenciar seu portfólio de projetos significa garantir que você aloque recursos, como tempo, dinheiro e mão de obra, da forma mais eficiente possível.
- Facilite a tomada de decisões executivas: quando gerenciado corretamente, um portfólio de projetos é bem-organizado e fácil de consultar. Quando os executivos têm fácil acesso a informações claras, fica mais fácil tomar decisões informadas.
- Visibilidade e comunicação: um portfólio de projetos bem executado deixa visíveis os status do projeto e reduz a necessidade de comunicação excessiva. Os membros da equipe devem ser capazes de responder muitas de suas próprias perguntas consultando painéis e relatórios do projeto.
- Incentive a adesão do executivo: um histórico de gerenciamento bem-sucedido do portfólio de projetos aumenta a confiança dos executivos nos gerentes e em suas equipes. Eles são mais propensos a apoiar projetos liderados por essas equipes no futuro.
- Conclusão do projeto: o objetivo final do gerenciamento do portfólio de projetos é concluir mais projetos dentro do prazo e do orçamento.
Qual é a função de um gerente de portfólio de projetos?
Um gerente de portfólio de projetos supervisiona gerentes de projetos individuais e garante que os projetos estejam alinhados com as metas da empresa. Um gerente de portfólio de projetos bem-sucedido garante que os produtos sejam entregues dentro do prazo e tenham coerência entre os departamentos e que os recursos sejam alocados adequadamente.
Um gerente de portfólio de projetos também pode atuar como conexão entre gerentes de projetos individuais e executivos. Eles têm uma visão única de como projetos e departamentos interagem e ajudam a determinar o direcionamento final de uma empresa priorizando projetos devidamente.
Por que precisamos do gerenciamento de portfólio de projetos?
À medida que uma empresa cresce e assume mais projetos, o gerenciamento de portfólio se torna cada vez mais importante. O gerenciamento de portfólio de projetos fornece uma visão geral de todos os projetos potenciais e contínuos, o que permite que executivos e gerentes tomem decisões mais informadas sobre seus negócios.
“O gerenciamento de portfólio de projetos ajudou nossos gerentes a gerenciar efetivamente o tempo, habilidades, recursos e orçamentos. Facilitou muito a realização de muitas tarefas, especialmente em situações em que nossos gerentes têm que administrar várias tarefas. A implementação do gerenciamento de portfólio de projetos garantiu que nossa empresa operasse com risco mínimo, proporcionando aos gerentes uma visibilidade centralizada das informações do projeto para todos os projetos”, afirma Sam Shepler, fundador e CEO da Testimonial Hero.
O principal benefício do gerenciamento do portfólio de projetos é que ele concede visibilidade em todos os aspectos do processo de gerenciamento do seu portfólio de projetos, incluindo orçamento, recursos, riscos, status e as próprias decisões. O software de gerenciamento de portfólio de projetos pode padronizar processos e eliminar discrepâncias documentando todas as comunicações, decisões e avaliações que ocorrem no ciclo de vida do gerenciamento de portfólio de projetos. Além disso, muitas ferramentas, como relatórios, análise de dados, painéis etc., permitem que funcionalidades de alto nível concedam visibilidade à sua tomada de decisões. Para obter mais informações, leia nosso guia de vantagens e desvantagens do gerenciamento de portfólio de projetos.
Componentes do gerenciamento de portfólio de projetos
Existem quatro principais componentes do gerenciamento de portfólio de projetos. Você deve desenvolver uma estratégia, definir uma estrutura empresarial para sua organização, determinar critérios e priorizar seu portfólio de projetos e manter e fazer alterações conforme necessário.
Confira aqui um pouco mais de informações sobre cada componente:
- Estratégia: desenvolva sua abordagem para o gerenciamento de priorização de projetos. Determine o que é mais importante para sua empresa e descreva as metas de gerenciamento do seu portfólio.
- Estruturas empresariais: observe as maneiras pelas quais vários projetos e departamentos interagem uns com os outros e crie uma estrutura que permita essas interações. Existem muitas abordagens para o gerenciamento de projetos e portfólios. Leia nosso guia de estruturas de gerenciamento de projetos para saber mais sobre o que é certo para sua organização.
- Priorização de portfólio: a priorização do projeto é essencial para um gerenciamento de portfólio bem-sucedido. Com a contribuição de todas as principais partes interessadas, escolha seus critérios de priorização com base na relevância para as metas da empresa.
- Manutenção do portfólio: entenda que muitos fatores podem mudar ao longo do tempo e se ajustar de acordo.
Exemplos de gerenciamento de portfólio de projetos
O gerenciamento de portfólio de projetos pode parecer diferente de acordo com o setor, o porte da empresa e as necessidades da equipe. Descrevemos abaixo alguns exemplos de diferentes abordagens para o gerenciamento de portfólio de projetos:
- Portfólios de pequenas empresas: pequenas e grandes empresas têm necessidades diferentes. Uma pequena empresa pode ter apenas alguns projetos em andamento ou potenciais a qualquer momento, bem como equipes menores e um orçamento menor. Essas empresas podem priorizar projetos em seu portfólio de forma mais agressiva para aumentar a satisfação de seus clientes ou de suas equipes de liderança a fim de aumentar o negócio.
- Portfólios de TI: os portfólios de TI são priorizados fortemente em torno das demandas existentes na equipe de TI. As equipes de TI tendem a ser relativamente pequenas e altamente especializadas, e os projetos de TI tendem a ser mais caros, por isso, é especialmente importante manter esses funcionários com bom suporte e não os sobrecarregar com tarefas, para que possam fazer seu melhor trabalho.
- Portfólios de empresas internacionais: empresas internacionais provavelmente têm equipes localizadas em muitos dos mercados em que fazem negócios. O gerenciamento de portfólio se torna mais difícil porque as necessidades dessas equipes e mercados podem ter diferenças profundas. Nesse caso, é especialmente importante priorizar portfólios em direção a iniciativas que apoiem as metas da empresa como um todo, e não apenas as metas de um mercado específico.
- Empresas remotas: as empresas totalmente remotas devem considerar o uso de software de gerenciamento de portfólio de projetos para facilitar a comunicação e a visibilidade do projeto. Painéis centralizados, notificações e relatórios de fluxo de trabalho automáticos e mensagens em tempo real são ferramentas inestimáveis a serem usadas ao gerenciar portfólios e equipes à distância.
- Portfólios de negócios de manufatura: as empresas que fabricam produtos para clientes devem considerar o uso de ferramentas que permitem que seus clientes recebam atualizações e visualizem os relatórios do projeto em tempo real. Você pode economizar muito tempo automatizando notificações ou dando aos clientes o próprio acesso a relatórios de status, em vez de enviar e-mails de atualização manualmente e responder perguntas para dezenas de pessoas diferentes.
Práticas recomendadas para gerenciamento de portfólio de projetos
Pode ser difícil saber como implementar o gerenciamento do portfólio de projetos em sua organização. Desde a escolha dos critérios de priorização até o encontro das ferramentas de software certas, compilamos abaixo uma lista de conselhos de especialistas:
- Crie uma equipe (ou um departamento) de gerenciamento de portfólio:
criar uma equipe experiente para ser responsável pelo gerenciamento de portfólio de projetos é uma das melhores maneiras de garantir seu sucesso. “É muito poder nas mãos daqueles que gerenciam o portfólio de projetos, mas, se forem adequados para a tarefa, significará um impulso considerável para o negócio. Ter alguns gerentes bem experientes encarregados pelo gerenciamento do portfólio de projetos pode ajudar a combater grandes problemas, já que os colegas de equipe podem equilibrar vieses individuais na tomada de decisões”, sugere James Diel, fundador e CEO da Textel. - Escolha critérios de priorização alinhados com as metas da empresa:
- uma das partes mais importantes do gerenciamento de portfólio de projetos é priorizar vários projetos. É essencial que você priorize projetos usando critérios que incentivam o progresso em direção às metas da empresa. “Nossos projetos são cuidadosamente selecionados para aproximar nossa empresa de nossos objetivos estratégicos. Se algum projeto não nos ajudar a cumprir nossas metas, seria um desperdício de recursos da empresa e de esforços no local de trabalho. Como gerente de projetos, avalio e priorizo projetos tendo em mente nossa estratégia geral de negócios”, diz Brad Tousenard, fundador e CEO da SpinupWP.
- Seja flexível: entenda que as necessidades dos negócios mudam por uma série de fatores. Incentive a flexibilidade em suas equipes e você terá mais facilidade em se adaptar a elas. “Para qualquer empresa se destacar e se distinguir em um mercado dinâmico e saturado, tem que ter a capacidade de se adaptar rapidamente. A rápida adaptabilidade para fornecer soluções para um problema requer uma liderança excepcional e um gerenciamento eficaz”, aconselha Shepler.
- Use ferramentas disponíveis: existem diversos recursos de modelo gratuitos e ferramentas de software para ajudar a facilitar o gerenciamento do portfólio de projetos. Escolha os que se encaixam melhor às suas necessidades e não tenha medo de usá-los regularmente. “Os recursos são finitos em todas as organizações, pois os projetos competem entre si para obter financiamento. Com ferramentas adequadas de gerenciamento de portfólio, você pode consultar a disponibilidade de recursos em toda a empresa antes de escolher os projetos e escolher o melhor ajuste para otimizar sua alocação. Usando o gerenciamento de portfólio de projetos, você também pode revisar e reavaliar periodicamente esses projetos para garantir que seu orçamento ainda esteja alinhado com as metas da empresa e dos projetos”, diz Diel.
- Entenda a cultura existente: tenha em mente a cultura da empresa ao fazer qualquer alteração em larga escala. Uma empresa com histórico de abordagem liberal dos prazos pode não reagir bem a uma mudança do dia para a noite para prazos rígidos e vice-versa. “Ao implementar um programa de PPM, é importante entender o contexto organizacional e cultural. Muitos novos programas fracassam porque estabelecem práticas fora de contexto. Programas bem-sucedidos estabelecem metas de negócios claras e, em seguida, processos e práticas que começam a mobilizar a organização para a nova direção”, aconselha Zucker.
Modelos de gerenciamento de portfólio de projetos
Modelos de gerenciamento de portfólio de projetos são ferramentas que ajudam a apoiar processos específicos do ciclo de vida do PPM, fornecendo tabelas de orçamento, cronogramas e painéis para ajudar a visualizar os dados. Muitas ferramentas de software em grande escala combinam esses recursos em uma solução unificada.
Se você encontrar lacunas específicas no software que está usando atualmente para gerenciamento de portfólio, pode usar modelos para, por exemplo, relatar facilmente o status do seu portfólio, acompanhar seu orçamento contínuo ou criar um painel para visualizar todo o seu portfólio. Você também pode escolher entre uma maior variedade de modelos gratuitos de gerenciamento de portfólio de projetos.
Kit de facilitação de gerenciamento de portfólio de projetos
O gerenciamento de portfólio de projetos é um processo complicado. Reunimos este kit de gerenciamento de portfólio de projetos para ajudá-lo a começar. Este kit contém modelos personalizáveis para ajudá-lo a planejar e executar reuniões, priorizar projetos e criar relatórios e painéis de portfólios.
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Modelo de pauta de reunião
Use este modelo de pauta de reunião para planejar facilmente suas reuniões de gerenciamento de portfólio de projetos. Crie um cronograma para discutir prioridades do projeto, projetos em andamento, orçamentos ou outras preocupações de gerenciamento de portfólio. Fornecemos um cronograma de exemplo, mas você pode editar facilmente o modelo para refletir suas necessidades específicas.
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Microsoft Excel | Microsoft Word
Modelo de atas de reunião
Use este modelo de ata de reunião para registrar feedbacks e anotações das suas reuniões de gerenciamento de portfólio de projetos. Nesse modelo, você também encontrará espaço para listar os participantes e objetivos da reunião.
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Microsoft Excel
Modelo de priorização de projetos
Use este modelo para criar uma lista personalizada de projetos, classificados por prioridade, usando os critérios definidos. Escolha seus critérios mais essenciais e classifique as opções do seu projeto em uma escala de um a cinco. Este modelo gerará então uma lista de projetos classificados mais importantes para sua organização.
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Microsoft Excel
Modelo de relatório de status de portfólio de projetos
Simplifique os relatórios com este modelo de relatório de status do portfólio de projeto. Crie e exiba uma linha do tempo de 12 meses de status do projeto, com detalhes e resumos para cada um. Gere um resumo do orçamento e use o guia de código de cores para ver quais itens estão nos eixos.
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Microsoft Excel
Modelo de painel de portfólio de projetos
Crie um guia visual de status de projetos com este modelo de painel do portfólio de projetos. Usando gráficos de fácil leitura, exponha cronogramas de entrega, alocação de recursos e status financeiros de todos os projetos dentro do seu portfólio. Você também pode resumir o status do projeto em um formato de planilha menos visual.
Baixar modelo de painel de portfólio de projetos – Microsoft Excel
Recursos importantes em ferramentas de PPM
Uma ferramenta de portfólio de projetos é um sistema de gerenciamento centralizado para supervisionar o processo de gerenciamento do portfólio de projetos. Para alcançar as muitas metas de gerenciamento de portfólio, existem várias ferramentas de software que automatizam processos e organizam dados.
“Antes de entrar no vasto oceano dos softwares de gerenciamento de projetos no mercado atual, é importante dar um passo atrás e avaliar exatamente o que sua empresa precisa do software de gerenciamento de portfólio de projetos”, diz Shepler. “Um excelente software de PPM é composto por certos recursos que garantem o nível ideal de atenção e análise necessários para executar projetos sem percalços. Isso inclui fluxos de trabalho flexíveis, lembretes e notificações automatizados e programados, gráficos de Gantt e a capacidade de colaborar e [gerar] relatórios. O melhor software de gerenciamento de portfólio de projetos é aquele que fornece modelos de portfólios e objetos em apenas alguns cliques sem comprometer outros recursos ou facilidade de uso.”
Zucker explica a recente popularidade das ferramentas de software. “A plataforma de software permite que [você] acompanhe o ciclo de vida de todos os projetos, desde o início até a aprovação de financiamento, a execução e a realização de benefícios”, diz ele. “Se você não usa uma plataforma de software, essas informações não seriam monitoradas, ou seriam monitoradas em planilhas incompatíveis e desatualizadas.”
“O software pode garantir que os dados sejam coletados com consistência para todos os projetos”, continua Zucker. “O fluxo de trabalho pode ser ativado para reduzir o esforço manual do monitoramento das aprovações. Relatórios padrão podem ser gerados a partir da solução, o que elimina a necessidade de as pessoas desperdiçarem horas criando relatórios manualmente. O software também promove ferramentas e práticas padronizadas.”
Pusz enfatiza que as ferramentas de PPM mantêm os membros da equipe focados nos dados. “Quando configuradas e integradas adequadamente aos processos organizacionais, as ferramentas ajudam a eliminar a tomada de decisões com base na emoção”, diz ele. “As ferramentas se concentram no ROI pretendido e em outros fatores configurados, como utilização de recursos, conjuntos de habilidades e orçamentos.”
Como escolher o software de gerenciamento de projetos certo
Existem muitas considerações a serem feitas ao escolher o software certo de gerenciamento de portfólio de projetos para sua empresa. Considere o ajuste organizacional, o custo e os desafios da implementação, bem como os recursos que o software tem a oferecer.
Na teoria, a estrutura básica para escolher uma ferramenta é simples, mas muitas vezes complexa na prática. Para encontrar o software certo de gerenciamento de portfólio de projetos para sua empresa, você deve considerar dois fatores importantes: ajuste organizacional e custo.
Embora cada ferramenta divulgue recursos exclusivos que você pode adaptar à sua organização, você não deve escolher o software baseado apenas nas funcionalidades. Como Zucker e Pusz apontam, um programa de software pomposo não resolverá todos os seus problemas de processo da noite para o dia. E, em alguns casos, pode criar ainda mais problemas. Em relação a esta primeira etapa, o ajuste organizacional, determine as necessidades específicas da sua empresa e se e como uma ferramenta de software pode atender a essas necessidades. Imagine o ajuste como um termo amplo que inclui o tamanho, os recursos, os sistemas de suporte e outros fatores culturais.
“O primeiro passo ao escolher uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos é entender suas necessidades empresariais e organizacionais”, afirma Zucker. “A maioria das ferramentas tem seus próprios pontos fortes e fracos. A pergunta-chave é: como a ferramenta funcionará em seu ambiente?”
Pusz concorda. Ele afirma que é necessário fazer a pergunta: “Como a ferramenta se encaixará na cultura da organização?”
Em relação ao custo, as despesas vão muito além do preço do novo software. Como Pusz e Zucker explicam, existem muitos custos ocultos e qualitativos que levam em conta o orçamento, os recursos e a saúde da sua organização.
Como Zucker afirma: “Não basta olhar para o custo inicial de compra ou licenciamento do software. Olhe para o custo total da propriedade.” Também é importante considerar o custo de aprender a usar um novo software e treinar sua equipe para usá-lo.
Pode haver desafios significativos na implementação do software de gerenciamento de portfólio de projetos. Como Pusz explica: “O software de gerenciamento de portfólio de projetos, como a maioria dos softwares, é tão bom quanto o tempo gasto para configurá-lo corretamente. As ferramentas de empresas maiores podem ser complicadas de configurar para considerar todos os critérios para avaliação de gerenciamento de portfólio de projetos. Além disso, podem ser caras e exigir treinamento e manutenção constantes para se manterem atualizadas com a estratégia organizacional”. Leia nosso guia para implementar o gerenciamento de portfólio de projetos para saber mais.
Esses desafios não devem impedi-lo de adotar um software de gerenciamento de portfólio de projetos, mas você deve estar ciente das limitações antes de começar a implementação e trabalhar ativamente para combatê-las. Afinal, como Zucker aponta: “Em geral, esses desafios não surgem porque as ferramentas têm limitações intrínsecas. Os desafios geralmente são causados pela forma como a empresa decide desenvolver ou configurar o software.”
As qualidades e funcionalidades das ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos a serem consideradas
Depois de identificar as necessidades e restrições específicas da sua organização, você pode analisar os produtos e avaliar suas funcionalidades. Não há recursos objetivamente necessários, mas algumas qualidades comuns de boas ferramentas de gerenciamento de portfólio de projetos incluem relatórios, painéis e usabilidade.
Confira aqui uma lista do que levar em conta ao selecionar uma ferramenta de PPM:
- Usabilidade/IU: escolha uma ferramenta com uma interface fácil de usar. Considere a curva de aprendizado envolvida ao treinar novos usuários.
- Recursos de colaboração e comunicação: os recursos de comunicação e colaboração devem ser incorporados à ferramenta. Você deve ser capaz de automatizar mensagens e visualizá-las em tempo real.
- Comparação entre software baseado em nuvem e software no local: considere o custo da implementação, tanto de tempo quanto de orçamento. Você também deve considerar a segurança e a manutenção, bem como o acesso ao suporte.
- Relatórios: uma ferramenta de gerenciamento de portfólio de projetos deve oferecer relatórios automáticos sobre várias métricas diferentes.
- Integrações: certifique-se de que as novas ferramentas se integrem aos softwares já em uso. Você também deve garantir que a ferramenta funcione perfeitamente em várias plataformas, inclusive em dispositivos móveis.
- Armazenamento de dados: considere suas necessidades de armazenamento e garanta que as novas ferramentas possam acomodá-las. Observe quais tipos de arquivos são compatíveis e quais não são.
- Painéis: um painel é uma visualização de dados geralmente usada para relatar métricas e status de alto nível. Uma boa ferramenta de software de gerenciamento de portfólio de projetos possuirá essa funcionalidade e pode aprimorar suas táticas de relatórios e análises.
Aumente a visibilidade dos processos de PPM com consistência onde é importante
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